Executive Assistant | PMO & Recruiting Support for DACH Companies
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- 55€/Stunde
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- 26.03.2026
Kurzvorstellung
Geschäftsdaten
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
8/2025 – 1/2026
TätigkeitsbeschreibungKalender-/Terminsteuerung für Management; Meetings End-to-End (Agenda, Unterlagen, Protokoll, Follow-ups). Recruiting Coordination: Sourcing über LinkedIn, Shortlisting, Interview-Slots und Kandidatenkommunikation zentral koordiniert. Procurement/Finance-Support: Werbeartikel-Recherche und Bestellung; Eingangsrechnungen standardisiert vorgeprüft (Menge/Preis/Leistung/PO), Klärfälle strukturiert nachverfolgt. Markt-/Wettbewerbsrecherchen und Content-Zuarbeit (Web/SoMe) für Kampagnen.
Eingesetzte QualifikationenPersönlicher Assistent, Projektassistenz (IT), Angebotsmanagement, Dokumentenmanagement, Geschäftsreise-Management, Recruiting
2/2024 – 1/2025
TätigkeitsbeschreibungAssistenz des Bereichsleiters; zuverlässige Unterstützung von fünf Gruppenleitungen (insg. ca. 65 MA). Erstellung, Zusammenstellung & Nachverfolgung von Angebotsunterlagen. Digitales Dokumentenmanagement & Datenbankpflege, Terminplanung & interne Kommunikation. Selbstständige Organisation administrativer Abläufe, Ablage & Korrespondenz.
Eingesetzte QualifikationenProjektadministrator, Assistent Projektleiter, Eventkoordinator, Personalverwaltung, Ablauf- / Terminmanagement, Projektmanagement - Angebotsmanagement, Dokumentenmanagement, Interne Kommunikation
10/2022 – 1/2024
TätigkeitsbeschreibungKoordination von Terminen & Reisekostenabrechnungen, Schnittstelle zu Fachbereichen. Gleitzeit & Zeiterfassung: Ansprechpartnerin; Korrekturen/Anträge koordiniert, Monatsübersichten erstellt, Freigaben nachgehalten. IT-Koordination (Onboarding/Changes): Zugänge, Hardware und Tickets mit IT abgestimmt; Checklisten genutzt, Starttermine gesichert. HR-Korrespondenz & Dokumente: Posteingang triagiert, Schreiben vorbereitet, vertrauliche Ablage/DMS gepflegt, Fristen eingehalten. Administrative Organisation & Büromanagement: Organisation interner Abläufe, Teamunterstützung, interne & externe Kommunikation.
Eingesetzte QualifikationenPersonalsachbearbeiter, Datenschutz, IT Service Management (ITSM), Arbeitszeit- / Gleitzeitsysteme, Büroassistent, Bürosekretär, Dokumentenmanagement, Office Management
3/2019 – 9/2022
TätigkeitsbeschreibungKalender & Planung: Chef-/Gremientermine, Fortbildungen, Raum-/Technikorganisation, Zeitfenster & Puffer gemanagt. Meetings end-to-end: Agenda, Unterlagen, Protokoll. Korrespondenz: Schreiben/E-Mails erstellt, Telefon gesteuert, Posteingang priorisiert, Fristen eingehalten. Abrechnung & Mahnwesen (administrativ): Fälle geordnet, Rückfragen geklärt, Mahnstufen angestoßen, Zahlungseingänge überwacht. Dokumentenmanagement/DMS: strukturierte Ablage medizinnaher Unterlagen, Datenschutz & Compliance. Schnittstellen: Koordination mit Stationen/Ambulanzen, Verwaltung/Controlling, Lehrkoordination für Medizinstudierende. Organisation & Beschaffung: Materialbestellungen und Liefertermine. Lehre/Rotationen: Termine und Unterlagen für Studierende/Weiterbildung organisiert.
Eingesetzte QualifikationenEventkoordinator, Medizinischer Fachangestellter, Kaufmännischer Angestellter im Gesundheitswesen, Projektkoordinator, Ablauf- / Terminmanagement, Arztsekretär, Dokumentenmanagement
4/2015 – 2/2019
TätigkeitsbeschreibungAnmeldung & Dokumentation: Patientendaten aufgenommen, Versicherungsnachweise geprüft, Einwilligungen erfasst. Ablaufsteuerung: Ersteinschätzung nach Praxisvorgaben, Warteschlangen/Prioritäten organisiert, Info an Ärzteteam. Assistenz nach Anweisung: Untersuchungen vorbereitet, ärztliche Maßnahmen unterstützt, Räume/Material bereitgestellt. Praxis-Admin & Abrechnung: Leistungen im System dokumentiert, Abrechnungen vorbereitet, Rückfragen geklärt.
Eingesetzte QualifikationenMedizinische Versorgung, Fachkraft für Pflegeassistenz, Medizinischer Fachangestellter, Fahrer, Auftragsabrechnung
Über mich
Ich koordiniere Kalender, Reisen und Meetings end-to-end (Agenda, Unterlagen, Protokolle, Follow-ups), unterstütze Recruiting-Workflows sowie Dokumenten- und Angebotsmanagement. Dabei halte ich Stakeholder und Vendoren im Loop, sorge für klare Prioritäten und strukturierte Prozesse.
Ich arbeite zuverlässig, diskret und mit hoher Detailgenauigkeit. Mein Ziel: Führungskräften Zeit verschaffen und Teams durch strukturierte Abläufe und klare Kommunikation entlasten.
Persönliche Daten
- Deutsch (Muttersprache)
- Türkisch (Muttersprache)
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- Europäische Union
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