Executive Assistant / Virtuelle Assistentin

Selbständige Executive Assistant mit Projektmanagement-Fokus: Ich entlaste Führungskräfte remote bei Kalender, Inbox, Reisen und Dokumenten und begleite Projekte end-to-end inkl. Koordination, Reporting und Nachhalten.

• Account Management18 J.
• Kundenberater
• Projektmanagement18 J.

Ich arbeite als selbständige Executive Assistant mit klarem Schwerpunkt Projektmanagement und begleite Projekte von der ersten Struktur bis zum Abschluss. Ich entlaste Führungskräfte im operativen Alltag und übernehme gleichzeitig die Projektsteuerung, wenn Themen sauber geplant, koordiniert und konsequent umgesetzt werden müssen.

Im Tagesgeschäft übernehme ich Kalender- und Inbox-Management, Reiseorganisation, Dokumente/Präsentationen, Korrespondenz sowie Backoffice-Aufgaben. In Projekten arbeite ich als Projektleitung/PMO: Ich setze Ziele, Scope und Meilensteine auf, strukturiere Aufgaben und Verantwortlichkeiten, koordiniere Stakeholder, steuere interne und externe Dienstleister und sorge für regelmäßiges Reporting. Ich halte Deadlines nach, erkenne Risiken früh, schaffe Transparenz über Status, Abhängigkeiten und nächste Schritte und bringe Entscheidungen dorthin, wo sie getroffen werden müssen.

Typische Projekt-Deliverables:
- Projektplan, Meilensteine, Aufgabenboard, Verantwortlichkeiten
- Status-Updates, Protokolle, Entscheidungs- und Aufgabenlisten
- Risiko-/Issue-Tracking, Abhängigkeiten, Termin- und Budgetüberblick
- Dienstleisterkoordination (Briefings, Timings, Feedbackschleifen, Abnahme)
- Dokumentation, Prozesse/SOPs, Übergabe und Abschluss

Background: Diplom Medienwirtin (FH) mit Schwerpunkt Konzeption/Projektmanagement, 15+ Jahre Account- und Projektmanagement. Arbeitsweise: strukturiert, diskret, verbindlich, proaktiv. Tools u. a.: Google Workspace, Microsoft 365, Notion.
Zusammenarbeit flexibel (Stundenpaket/Retainer oder projektbasiert), remote, bei Bedarf Rhein-Main.