Freelance Project Coordinator / Jr. Projectmanager

2/2024 – 7/2024

Projektziel: Digitalisierung und Strukturierung des gesamten Bewerbungsprozesses zur Effizienzsteigerung und Verbesserung der Candidate Experience.

Projektbeschreibung: Im Rahmen dieses Projekts war ich für die Einführung und Implementierung des Bewerbermanagementsystems Recruitee verantwortlich. Ziel war es, einen zuvor stark manuellen Recruitingprozess zu vereinheitlichen, transparenter zu gestalten und sowohl für das HR-Team als auch für die Fachabteilungen deutlich effizienter zu machen.

Ich analysierte zunächst den bestehenden Bewerbungsprozess und entwickelte darauf aufbauend eine strukturierte Recruiting-Pipeline innerhalb von Recruitee. Anschließend erfolgte die Konfiguration des Systems inklusive Stellenanzeigen, Bewerber-Workflows, Bewertungskriterien und Kommunikationsvorlagen.

Ein besonderer Fokus lag auf der Verbesserung der Candidate Experience durch schnellere Rückmeldungen, klare Prozessschritte und eine professionelle Kommunikation. Parallel dazu wurden Hiring Manager in die Nutzung des Systems eingebunden und geschult, um eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen HR und Fachbereichen sicherzustellen.

Aufgaben & Verantwortlichkeiten:
- Analyse und Optimierung bestehender Recruitingprozesse
- Einführung und Konfiguration von Recruitee
- Aufbau strukturierter Recruiting-Pipelines
- Erstellung von Stellenanzeigen und Kommunikationsvorlagen
- Schulung von Hiring Managern und HR-Team
- Verbesserung der internen Transparenz und Entscheidungsprozesse

Ergebnisse:
- Deutlich reduzierte Time-to-Hire
- Höhere Transparenz im Bewerbungsprozess
- Verbesserte Candidate Experience
- Entlastung des HR-Teams durch automatisierte Abläufe
- Verbesserte Absprache mit Fachabteilungen

HR Business Partner, HR-Spezialist

1/2024 – 12/2025

Projektziel: Stärkung des Employer Brandings sowie Verbesserung der internen Kommunikation durch strukturierte digitale Kanäle.

Projektbeschreibung: Im Rahmen dieses Projekts verantwortete ich den Aufbau und die Einführung der unternehmenseigenen Social-Media-Kanäle sowie eines regelmäßigen Newsletters mit Fokus auf Employer Branding und interne Kommunikation. Ziel war es, das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber sichtbar zu positionieren und gleichzeitig Mitarbeitende transparent und regelmäßig über relevante Themen zu informieren.

Zu Beginn wurden Zielgruppen, Inhalte und Tonalität definiert. Darauf aufbauend entwickelte ich ein inhaltliches Grundkonzept für die Social-Media-Präsenz, das sowohl Einblicke in den Arbeitsalltag als auch offene Stellen, Teamthemen und Unternehmenswerte transportierte. Parallel dazu wurde ein interner Newsletter konzipiert, der als zentrales Kommunikationsmedium für interne Informationen, HR-Themen und organisatorische Updates diente.

Ein besonderer Fokus lag auf einer authentischen Darstellung der Unternehmenskultur sowie einer klaren, konsistenten Kommunikation nach innen und außen. Die Prozesse zur Content-Erstellung und Veröffentlichung wurden so aufgebaut, dass sie langfristig effizient und skalierbar nutzbar sind.

Aufgaben & Verantwortlichkeiten:
- Aufbau und Einführung unternehmenseigener Social-Media-Kanäle
- Entwicklung einer Employer-Branding-Content-Strategie
- Konzeption und Umsetzung eines regelmäßigen Newsletters
- Abstimmung von Inhalten mit HR, Management und Fachabteilungen
- Strukturierung von Prozessen für Content-Erstellung und Veröffentlichung

Ergebnisse:
- Stärkere Sichtbarkeit als Arbeitgebermarke
- Konsistente und transparente interne Kommunikation
- Höhere Mitarbeiterbindung durch regelmäßige Information
- Professioneller Außenauftritt im Recruiting-Kontext

HR Business Partner, HR-Spezialist

1/2024 – 4/2025

Projektziel: Zentralisierung und Optimierung der Geschäftsreisebuchungen zur Steigerung von Effizienz, Kostenkontrolle und Transparenz.

Projektbeschreibung: Im Rahmen dieses Projekts war ich für die Einführung der Geschäftsreiseplattform TravelPerk verantwortlich. Ziel war es, einen zuvor dezentralen und intransparenten Buchungsprozess zu vereinheitlichen, den administrativen Aufwand zu reduzieren und eine bessere Übersicht über Reisekosten und Reiserichtlinien zu schaffen.

Zu Beginn analysierte ich die bestehenden Buchungsabläufe sowie die internen Anforderungen an Geschäftsreisen. Darauf aufbauend wurde TravelPerk entsprechend der Unternehmensrichtlinien konfiguriert, inklusive Genehmigungsprozessen, Budgetgrenzen und Reiserichtlinien.

Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Einführung klarer Prozesse für Mitarbeitende und Führungskräfte sowie Schulungen der Nutzer. Dadurch konnte eine hohe Akzeptanz der Plattform erreicht und gleichzeitig die Compliance mit internen Reiserichtlinien deutlich verbessert werden.

Aufgaben & Verantwortlichkeiten:
- Analyse bestehender Geschäftsreise- und Buchungsprozesse
- Einführung und Konfiguration von TravelPerk
- Definition und Umsetzung von Reiserichtlinien und Genehmigungsprozessen
- Schulung von Mitarbeitenden und Führungskräften
- Zentrale Steuerung und Auswertung von Reisekosten

Ergebnisse:
- Reduzierter administrativer Aufwand im HR- und Office-Bereich
- Höhere Transparenz über Reisekosten und Buchungen
- Bessere Einhaltung von Reiserichtlinien
- Vereinfachter Buchungsprozess für Mitarbeitende

HR Business Partner, HR-Spezialist, Projektmanagement - Personalmanagement