Interim Office Manager
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- 2295 Zwerndorf
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- 05.06.2026
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Kurzvorstellung
Geschäftsdaten
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
nicht angegeben
1/2026 – offen
TätigkeitsbeschreibungBetreuung des Empfangsbereichs als erster Ansprechpartner von Kunden und Lieferanten, Organisation von Besprechungen und Meetings inkl. Protokollführung, administrative Tätigkeiten und Assistenzaufgaben, Telefon- und IT-Administrator als Schnittstelle zum IT Support, Erstellung und Pflege von Listen und Datenbanken, Unterstützung im HR-Bereich - Personalverwaltung, Bestellungen von Büromaterial und diverser Büroausstattung, Postbearbeitung und eigenständige Erledigung der Korrespondenz.
Eingesetzte QualifikationenKundendienst, Leiter Technischer Support, Personalwesen
nicht angegeben
12/2023 – 5/2025
TätigkeitsbeschreibungFront Desk (Posteingang und Postausgang) Gästebewirtung, Korrespondenz mit Kunden (Mail und telefonisch), Eingangsrechnungen erfassen, Projektabrechnungen, Schnittstelle zur Buchhaltung, Dienstreisen koordinieren, Bestellungen durchführen, Import und Export (Dokumente wie Delivery Note, Proforma Invoice, Commercial Invoice, Zollrechnung) vorbereiten, Korrespondenzen mit Kunden und Spediteuren/Logistikern sowie Koordinierungen, Reisekosten: Aufbereitung und Kontrolle, Hostess by Exhibition.
Eingesetzte QualifikationenBuchhaltung, Import-/Export-Logistik
nicht angegeben
4/2023 – 8/2023
TätigkeitsbeschreibungAllgemeine administrative und organisatorische Agenden, Terminvereinbarungen sowie Fristenverwaltung, Korrespondenz (Post, E-Mail, FinanzOnline), Stammdatenpflege und digitales Dokumentenmanagement in RZL/KIS, Kommunikation mit Behörden (z.B. Finanzamt, Sozialversicherung), Empfang und Betreuung der KlientInnen.
Eingesetzte QualifikationenMitarbeiter Ablauf- und Zeitplanung, Dokumentenmanagement, Kundendienst
nicht angegeben
8/2022 – 4/2023
TätigkeitsbeschreibungAdministrative Unterstützung des Akquise Teams, Mitarbeit beim Behördenmanagement, elektronische Datenverwaltung bzw. -Ablage, diverse Korrespondenzätigkeiten, Unterstützung der Buchhaltung.
Eingesetzte QualifikationenDatenmanagement
nicht angegeben
6/2021 – 5/2022
TätigkeitsbeschreibungOffice Management (Front und Backoffice): Datenpflege in verschiedene Systeme, Eingangsrechnungen kontieren und buchen, Ausgangsrechnungen abwickeln bis hin zum Mahnwesen, Bestellungen durchführen, Gästebewirtung, Facility Management, Fuhrparkmanagement.
Eingesetzte QualifikationenDatenmanagement, Buchhaltung, Fuhrpark-Management
nicht angegeben
8/2019 – 5/2021
TätigkeitsbeschreibungAuswertung von wirtschaftlichen Unterlagen zur Bonitätsauskunft, Vorbereitung der Unterlagen von IFRS, Auftragskoordination, interner und externer Kontakt mit Kunden (inkl. Produktberatung), Steuerberater und Kundenbetreuer.
Eingesetzte QualifikationenKundendienst
nicht angegeben
2/2016 – 7/2019
TätigkeitsbeschreibungGästebetreuung, Archivbetreuung, Unterstützung der Buchhaltung (Bestellungen und Rechnungsempfang sowie Kontrolle), Marketing, Vor- und Nachbereitung der Meetingräume inkl. Protokollführung, technische Dokumentation, Vertragsverwaltung im SAP, Stammdatenpflege im CRM, Korrespondenzen per Mail, Telefon und direkten Kundenkontakt, Reisebuchungen, Bonitätsprüfung, Auskunft.
Eingesetzte QualifikationenKundendienst, Marketing, Schreiben von Dokumentation, Vertragsmanagement, Pflege
nicht angegeben
12/2013 – 6/2015
TätigkeitsbeschreibungEmpfangstätigkeiten, Vorbereiten der Reisespesen, Postbearbeitung, Bestellungen wie Kaffee, Büromaterialbeschaffung sowie Lebensmittel und spezielle Bestellungen, Dokumentenverwaltung, Gästeempfang und Bewirtung, Meetingräume vor- und nachbereiten.
Eingesetzte QualifikationenMitarbeiter Archiv, Gastgeber
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