Process Automation Developer

3/2026 – 5/2026

Der Kunde – eine Recruitmentfirma – erhielt eingehende Bewerbungen auf offene Jobangebote über zwei Kanäle: Meta Instant Forms und Heyflow. Kandidaten übermittelten ihre Lebensläufe als PDF per WhatsApp oder E-Mail. Die eingehenden Unterlagen wurden manuell gesichtet, auf Eignung für die jeweiligen Stellen geprüft und anschließend manuell ins CRM übertragen. Nachfassaktionen erfolgten ebenfalls manuell. Dieser Prozess war zeitaufwendig, fehleranfällig und skalierte nicht mit dem Bewerbungsvolumen.


Meine Aufgabe

Analyse der bestehenden Eingangskanäle und Qualifizierungsprozesse
Konzeption eines automatisierten Recruitment-Workflows über beide Kanäle
Aufbau der Automatisierung zur automatischen Erfassung eingehender Bewerbungen aus Meta Instant Forms und Heyflow
Implementierung einer KI-gestützten PDF-Analyse, die eingehende Lebensläufe automatisch auswertet und mit den Anforderungen der jeweiligen Jobangebote abgleicht
Automatische Erfassung von Lebensläufen aus WhatsApp und E-Mail zur weiteren Verarbeitung
Automatische Übergabe qualifizierter Kandidaten ins Recruit CRM inkl. korrekter Feldzuordnung
Aufbau automatisierter Follow-up-Sequenzen zur gezielten Kandidatenansprache und Lead Nurturing
Testing, Qualitätssicherung und vollständige Dokumentation


Ergebnis

Rund 80–85 % der Eingangsqualifizierung, des CRM-Managements und der Nachfasskommunikation laufen seither vollautomatisch. Eingehende Bewerbungen und Lebensläufe werden kanalübergreifend erfasst, KI-gestützt gegen die Jobanforderungen geprüft, strukturiert ins Recruit CRM übertragen und anschließend automatisch mit relevanten Follow-ups bespielt – ohne manuellen Aufwand. Die Recruitmentfirma kann sich auf die wirklich passenden Kandidaten konzentrieren.

Eingesetzte Tools und Plattformen:

n8n
Recruit CRM
Meta Instant Forms
Heyflow
WhatsApp
Slack

Softwareentwickler

3/2026 – 4/2026

Ausgangssituation

Der Kunde – ein Versicherungsmakler – erhielt Neukunden-Anfragen über zwei verschiedene Kanäle: ein Webseitenformular sowie ein Terminbuchungsportal. Die eingehenden Leads wurden manuell gesichtet, ins CRM übertragen und anschließend manuell als Aufgaben im Projektmanagement-Tool angelegt. Dieser Prozess war fehleranfällig, zeitaufwendig und führte regelmäßig zu Verzögerungen in der Bearbeitung.
Meine Aufgabe

Analyse der bestehenden Eingangskanäle und Prozesse
Konzeption eines einheitlichen, automatisierten Lead-Workflows
Aufbau der Automatisierung über beide Eingangskanäle (Webformular & Buchungsportal)
Automatische Übergabe aller Lead-Daten ins CRM inkl. korrekter Feldzuordnung und Kontaktanlage
Automatische Erstellung von Aufgaben und Unteraufgaben im Projektmanagement-Tool mit den richtigen Fälligkeitsdaten, Prioritäten und Verantwortlichkeiten
Qualitätssicherung, Testing und vollständige Dokumentation des Workflows

Ergebnis

Eingehende Leads werden seither vollautomatisch erfasst, ins CRM übertragen und als strukturierte Aufgaben mit Unteraufgaben und Fälligkeitsdaten im Projektmanagement angelegt – ohne manuellen Aufwand. Die Reaktionszeit auf neue Anfragen wurde deutlich verkürzt und Fehler durch manuelle Dateneingabe eliminiert.


Eingesetzte Tools udn Plattformen:
- Make.com
- Meistertask
- Ameise CRM
- Etermin

CRM (Customer Relationship Management), JavaScript, Make (Software), Softwareentwickler

12/2025 – 1/2026

Der Kunde betreibt mehrere E-Mail-Kampagnen parallel und hatte keinen zentralen Überblick über die wichtigsten KPIs. Bounce Rates, Spam-Beschwerden und rechtliche Risiken wie Abmahnungen wurden manuell und dezentral überwacht – ein fehleranfälliger Prozess mit hohem Reaktionsrisiko.
Meine Aufgabe

Analyse der bestehenden Kampagnenstruktur und Überwachungsprozesse
Konzeption und Aufbau eines zentralen Monitoring-Systems für alle relevanten KPIs
Anbindung an Slack und Looker Studio zur übersichtlichen Datenzusammenführung
Implementierung automatischer Schutzfunktionen, die Kampagnen bei kritischen Schwellenwerten eigenständig pausieren oder stoppen
Testing, Qualitätssicherung und vollständige Dokumentation

Ergebnis
Alle Kampagnen und deren KPIs laufen seither zentral zusammen und werden automatisch überwacht. Bei kritischen Werten greift das System eigenständig ein – ohne manuellen Eingriff. Der Kunde hat jederzeit vollständigen Überblick und ist rechtlich besser abgesichert.
Eingesetzte Tools und Plattformen:

n8n
Slack
Looker Studio

Email Marketing, Softwareentwickler