Virtuelle Assistenz für Office, Buchhaltung & Struktur – 20 Jahre Erfahrung
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- 40€/Stunde
- 61352 Bad Homburg
- auf Anfrage
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- 01.01.2026
Kurzvorstellung
Erfahren, strukturiert & digital – mit 20 Jahren Erfahrung im Office- und Projektumfeld.
Auszug Referenzen (1)
"M. hat sich extrem schnell in unsere Prozesse eingearbeitet uns mit Ihrem breitgefächerten Wissen in vielen Bereichen unterstützt."
5/2023 – 6/2023
TätigkeitsbeschreibungPersonaldatenpflege, vorbereitende Buchhaltung, Reiseplanung, Office Management
Eingesetzte QualifikationenControlling, Personalcontrolling, Office Management
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
5/2023 – 6/2023
TätigkeitsbeschreibungPersonaldatenpflege, vorbereitende Buchhaltung, Reiseplanung, Office Management
Eingesetzte QualifikationenControlling, Personalcontrolling, Office Management
4/2022 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
Präsentationen, Rechnungsstellung, Berichterstellung, Newsletter,
Datenrecherche, Erstellung von Excellisten, Reiseorganisation
Datenbankrecherche - Wirtschaftsinformationen, Datenmanagement, DATEV, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint, MS Office (Anwenderkenntnisse)
10/2018 – 3/2022
Tätigkeitsbeschreibung
Office Management, Pflege der Webseite, Serienbriefe und E-Mails, Erstellung
von Excellisten, Finanzbuchhaltung, Rechnungsstellung und Berichtsversand
Finanzbuchhaltung, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint, MS Office (Anwenderkenntnisse), Terminverfolgung, WordPress
5/2018 – 9/2018
Tätigkeitsbeschreibung
Erstellung von Präsentationen, Wiedervorlage
und Kontrolle der laufenden Geschäftsvorgänge, Termin- und Reiseorganisation
MS Office (Anwenderkenntnisse), Terminverfolgung
9/2009 – 9/2014
Tätigkeitsbeschreibung
Mitlesen des E-Mail-Verkehrs und Ausdruck der Relevanten Themen für den
Syndikus, Schreiben der Sitzungsprotokolle Vorstand und Aufsichtsrat und
entsprechender Versand
MS Office (Anwenderkenntnisse)
7/2009 – 8/2016
Tätigkeitsbeschreibung
Durchführung des Zahlungsverkehrs, Nebenkostenabrechnungen für die
Mieteinheiten, vorbereitende Buchhaltung, Verwaltung des Vermögens mit
dem Vermögensinhaber
Microsoft Excel, MS Office (Anwenderkenntnisse)
8/2006 – 12/2006
TätigkeitsbeschreibungPrüfung von Schuldnerakten nach Bürgschaften, Mitschuldner und Zahlungsfähigkeit. Zeitnahe Aktualisierung und Pflege der Datenbank
Eingesetzte QualifikationenDatenmanagement
8/2003 – 6/2019
Tätigkeitsbeschreibung
Alleinige Verantwortung für das Schadensmanagement, Schnittstelle zwischen
Kunden und Versicherung
Schadenregulierung
8/2003 – 3/2006
Tätigkeitsbeschreibung
Eigenverantwortliches Führen des Sekretariats, Erstellung von Rechnungen und
Versand der Quartalsberichte, Neustrukturierung der Ablage
MS Office (Anwenderkenntnisse)
1/2002 – 6/2003
TätigkeitsbeschreibungPhonodiktat Englisch und Deutsch , Urlaubs- und Krankheitsvertretung
Eingesetzte QualifikationenMS Office (Anwenderkenntnisse), Schreibdienste
2/2000 – 10/2002
Tätigkeitsbeschreibung
Office Management, Terminüberwachung der in den Meetings genannten
Aufgaben, Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Projektleitung
MS Office (Anwenderkenntnisse), Organisation (allg.), Reporting, Terminverfolgung
1/1999 – 6/1999
Tätigkeitsbeschreibung
Verantwortung für die Büroeinheiten, Klassische Assistenzaufgaben wie die
Reise- und Terminkoordination, Korrespondenz
MS Office (Anwenderkenntnisse), Organisation (allg.), Terminverfolgung
11/1998 – 1/1999
TätigkeitsbeschreibungEuroprojekt: Erstellen von Netzplänen, Koordination zwischen den verschiedenen Stakeholdern, wann, was, wo umgestellt werden musste, sowie Dokumentation der einzelnen Phasen des Projektes
Eingesetzte QualifikationenMicrosoft Excel, MS Office (Anwenderkenntnisse), Microsoft Powerpoint
3/1998 – 10/1998
TätigkeitsbeschreibungXETRA-Projekt
Eingesetzte QualifikationenMS Office (Anwenderkenntnisse), Organisation (allg.), Schreiben von Dokumentation
6/1995 – 1/2001
Tätigkeitsbeschreibung
Erstellung von statistischen Auswertungen zu Umsatz, Rendite und
Produktverkauf, Finanzbuchhaltung, Unterstützung des Vertriebs, Reiseplanung
und Abrechnung der Reisekosten
Finanzbuchhaltung, MS Office (Anwenderkenntnisse)
5/1995 – 1/2001
Tätigkeitsbeschreibung
Verantwortung für das Schulungszentrum, Bestellwesen für den Vertrieb,
Rechnungskontrolle, Office Management
Dos, MS Office (Anwenderkenntnisse)
2/1995 – 5/1995
Tätigkeitsbeschreibung
1st-Level Support in deutscher und englischer Sprache, Problembewertung
sowie Weitergabe an zuständige Abteilungen (2nd-Level-Support),
Überwachung des Lösungsvorgangs
MS Office (Anwenderkenntnisse)
Ausbildung
Bad Homburg
Über mich
Ich übernehme klassische Assistenzaufgaben ebenso wie digitale Prozessunterstützung:
Ob Termin- und E-Mail-Management, vorbereitende Buchhaltung, Projektassistenz, Kundenkommunikation oder die Optimierung von Abläufen – ich arbeite eigenständig, mitdenkend und absolut zuverlässig.
Dank meines fundierten Verständnisses für betriebliche Strukturen und meiner schnellen Auffassungsgabe kann ich mich rasch in neue Systeme, Branchen und Tools einarbeiten. Dabei kombiniere ich Erfahrung mit technischer Offenheit: Tools wie Lexoffice, Notion, Canva, ChatGPT, MS Office oder Adobe Acrobat gehören zu meinem täglichen Handwerkszeug.
Was mich auszeichnet:
• 20+ Jahre Assistenz- & Projekterfahrung (davon viele im gehobenen Umfeld)
• hohe Selbstorganisation, Diskretion und Verbindlichkeit
• proaktive Kommunikation & lösungsorientiertes Arbeiten
• vielseitige Branchenkenntnisse: Finanzdienstleistung, Beratung, Logistik, Recht, IT u. v. m.
• moderne Remote-Work-Kultur & schnelle Tool-Einarbeitung
• Flexibilität, wenn’s drauf ankommt – auch in stressigen Phasen
Klingt nach genau der Unterstützung, die Sie brauchen? Dann lassen Sie uns ins Gespräch kommen – unkompliziert, strukturiert und auf Augenhöhe.
Weitere Kenntnisse
• Rechnungsstellung & vorbereitende Buchhaltung (Lexoffice, sevDesk)
• Projektunterstützung & Aufgabenmanagement (Notion, Trello, ClickUp)
• Recherche, Datenpflege & Transkriptionen
• Kundenservice (telefonisch & schriftlich – auf Deutsch & Englisch)
• Content-Erstellung (Texte, Newsletter-Vorlagen, einfache Grafiken mit Canva)
• Dokumentenmanagement & Ablageorganisation
• Veranstaltungs- & Reiseplanung
Persönliche Daten
- Deutsch (Muttersprache)
- Englisch (Gut)
- Europäische Union
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