Interims Office Managerin
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- 10.06.2026
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Kurzvorstellung
Geschäftsdaten
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
nicht angegeben
5/2026 – offen
TätigkeitsbeschreibungSchwerpunkt liegt im Interim Management sowie in der operativen Unterstützung von Unternehmen in unterschiedlichen administrativen Bereichen. Übernahme von kurzfristigen Einsätzen zur Überbrückung personeller Engpässe sowie langfristiger Unterstützung im Tagesgeschäft.
Eingesetzte QualifikationenOffice Management, Personalwesen, Projektmanagement
nicht angegeben
1/2026 – 4/2026
TätigkeitsbeschreibungBetreuung des Empfangsbereichs als erster Ansprechpartner von Kunden und Lieferanten, Organisation von Besprechungen und Meetings inkl. Protokollführung, administrative Tätigkeiten und Assistenzaufgaben, Telefon- und IT-Administrator als Schnittstelle zum IT Support, Erstellung und Pflege von Listen und Datenbanken, Unterstützung im HR-Bereich - Personalverwaltung, Bestellungen von Büromaterial und diverser Büroausstattung, Postbearbeitung und eigenständige Erledigung der Korrespondenz.
Eingesetzte QualifikationenLeiter Technischer Support, Personalwesen
nicht angegeben
12/2023 – 5/2025
TätigkeitsbeschreibungFront Desk (Posteingang und Postausgang), Gästebewirtung, Korrespondenz mit Kunden (Mail und telefonisch), Eingangsrechnungen erfassen, Projektabrechnungen, Schnittstelle zur Buchhaltung, Dienstreisen koordinieren, Bestellungen durchführen, Import und Export (Dokumente wie Delivery Note, Proforma Invoice, Commercial Invoice, Zollrechnung) vorbereiten, Korrespondenzen mit Kunden und Spediteuren/Logistikern sowie Koordinierungen, Reisekosten: Aufbereitung und Kontrolle, Hostess by Exhibition.
Eingesetzte QualifikationenMitarbeiter Forderungsmanagement, Import-/Export-Logistik
nicht angegeben
4/2023 – 8/2023
TätigkeitsbeschreibungAllgemeine administrative und organisatorische Agenden, Terminvereinbarungen sowie Fristenverwaltung, Korrespondenz (Post, E-Mail, FinanzOnline), Stammdatenpflege und digitales Dokumentenmanagement in RZL/KIS, Kommunikation mit Behörden (z.B. Finanzamt, Sozialversicherung), Empfang und Betreuung der KlientInnen.
Eingesetzte QualifikationenMitarbeiter Ablauf- und Zeitplanung, Dokumentenmanagement, Kundendienst
nicht angegeben
8/2022 – 4/2023
TätigkeitsbeschreibungAdministrative Unterstützung des Akquise Teams, Mitarbeit beim Behördenmanagement, elektronische Datenverwaltung bzw. -Ablage, diverse Korrespondenzaufgaben, Unterstützung der Buchhaltung.
Eingesetzte QualifikationenDatenmanagement
nicht angegeben
6/2021 – 5/2022
TätigkeitsbeschreibungOffice Management (Front und Backoffice): Datenpflege in verschiedene Systeme, Eingangsrechnungen kontieren und buchen, Ausgangsrechnungen abwickeln bis hin zum Mahnwesen, Bestellungen durchführen, Gästebewirtung, Facility Management, Fuhrparkmanagement.
Eingesetzte QualifikationenOffice Management, Datenmanagement, Mitarbeiter Forderungsmanagement, Auftragssachbearbeiter, Fuhrpark-Management
nicht angegeben
8/2019 – 5/2021
TätigkeitsbeschreibungAuswertung von wirtschaftlichen Unterlagen zur Bonitätsauskunft, Vorbereitung der Unterlagen von IFRS, Auftragskoordination, interner und externer Kontakt mit Kunden (inkl. Produktberatung), Steuerberater und Kundenbetreuer.
Eingesetzte QualifikationenInternational Financial Reporting Standards, Kundendienst
nicht angegeben
2/2016 – 7/2019
TätigkeitsbeschreibungVerschiedene Unternehmensbranchen in jeweils befristeten Verhältnissen (Allrounder im Front- und Backoffice): Gästebetreuung, Archivbetreuung, Unterstützung der Buchhaltung (Bestellungen und Rechnungsempfang sowie Kontrolle), Marketing, Vor- und Nachbereitung der Meetingräume inkl. Protokollführung, technische Dokumentation, Vertragsverwaltung im SAP, Stammdatenpflege im CRM, Korrespondenzen per Mail, Telefon und direkten Kundenkontakt, Reisebuchungen, Bonitätsprüfung, Auskunft.
Eingesetzte QualifikationenKundendienst, Marketing, Technische Dokumentation, Vertragsmanagement, Pflege
nicht angegeben
12/2013 – 6/2015
TätigkeitsbeschreibungEmpfangstätigkeiten: Vorbereiten der Reisespesen, Postbearbeitung, Bestellungen wie Kaffee, Büromaterialbeschaffung sowie Lebensmittel und spezielle Bestellungen, Dokumentenverwaltung, Gästeempfang und Bewirtung, Meetingräume vor- und nachbereiten.
Eingesetzte QualifikationenAuftragssachbearbeiter, Mitarbeiter Archiv, Gastgeber
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