Kaufmännische Backoffice-Assistentin/ Virtuelle Assistenz
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- 23.06.2026
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Kurzvorstellung
Geschäftsdaten
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
4/2026 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
Büroorganisation & Backoffice:
Digitale Verwaltungsabläufe aufbauen und Büroprozesse für KMU & Selbstständige optimieren.
Kommunikation & Kundenservice:
E-Mail-Bearbeitung, professionelle Korrespondenz, sowie Unterstützung in der Kunden- und Dienstleisterkommunikation.
Administrative Unterstützung:
Terminmanagement, Datenpflege & Unterstützung bei Rechnungs- und Belegprozessen.
HR & Recherche:
Administrative HR-Aufgaben, Bewerbungsprozesse, sowie Kontakt- und Lead-Recherche.
Kaufmännischer Angestellter
3/2023 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
Schnittstellenmanagement:
Koordination administrativer Prozesse in einem hochdynamischen Umfeld.
Finanzadministration:
Eigenverantwortliche Abwicklung des Abrechnungssystems (ICA-Parking).
Zentrale Organisation:
Terminmanagement, Dokumentenmanagement und professionelle Unterstützung der Direktion, sowie der Bereichs- und Abteilungsleitung.
Personalverwaltung & Support:
Administrative Betreuung und Schriftverkehr für Praktikanten und soziale Helfer; direkte Ansprechpartnerin bei Personalthemen.
Bewerbungsmanagement & HR-Qualität:
Korrespondenz mit Sozialträgern, Unterstützung im Bewerbungsprozess und Qualitätssicherung bei Arbeitszeugnissen.
Office-Infrastruktur: Effiziente Postbearbeitung (Postein- und -ausgang).
Kaufmännischer Angestellter
6/2019 – 2/2023
Tätigkeitsbeschreibung
Auftragsmanagement:
Vollständige Bearbeitung von Kundenaufträgen – von der ersten Erfassung bis zur finalen Rechnungsstellung.
Finanzwesen & Fakturierung:
Zuverlässige Erstellung von Quartals- und Kundendienstrechnungen.
Personaladministration:
Verantwortung für die betriebliche Zeiterfassung der Mitarbeiter.
Zentrale Organisation & Einkauf:
Professionelle Betreuung der Telefonzentrale, sowie eigenverantwortliche Warenbeschaffung.
Office-Infrastruktur:
Effiziente Postbearbeitung (Postein- und -ausgang).
Kaufmännischer Angestellter
3/2013 – 5/2021
Tätigkeitsbeschreibung
Lohnadministration:
Sorgfältige Vorbereitung, Kontrolle und zielgerichtete Weiterverarbeitung aller relevanten Lohndaten.
HR-Management & Meldewesen:
Rechtssichere Pflege und digitale Administration der Personalakten, sowie zuverlässige Abwicklung des betrieblichen Meldewesens (VBG).
Disposition-Support:
Qualifizierte und eigenständige Vertretung der Personaldisponentinnen und -disponenten im operativen Tagesgeschäft.
Zentrale Organisation & Einkauf:
Professionelle Betreuung der Telefonzentrale, sowie eigenverantwortliche Warenbeschaffung.
Office-Infrastruktur:
Effiziente Abwicklung der Postbearbeitung (Postein- und -ausgang).
(Hinweis: Der Zeitraum beinhaltet eine familienbedingte Auszeit für Mutterschutz & Elternzeit von 2014 bis 2021)
Kaufmännischer Angestellter
Ausbildung
W-Pack Kunststoffe GmbH & Co. KG
Über mich
Mit langjähriger Erfahrung im Verwaltungs- und Assistenzbereich unterstütze ich Selbstständige, kleine Unternehmen und Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
Zu meinen Leistungen gehören unter anderem die Büroorganisation, E-Mail- und Terminmanagement, Datenpflege, digitale Ablage, Dokumentenerstellung, Rechnungs- und Belegvorbereitung, Recherchen sowie allgemeine Backoffice-Tätigkeiten.
Durch meine beruflichen Stationen als Kliniksekretärin und meine Erfahrungen in der Industrie und Personalbranche, bringe ich ein breites Verständnis für unterschiedliche Arbeitsabläufe und Anforderungen mit.
Ich arbeite mich schnell in bestehende Prozesse ein, denke mit und lege großen Wert auf Zuverlässigkeit, Struktur, Diskretion und eine sorgfältige Arbeitsweise.
Technische Affinität, Eigeninitiative und eine pragmatische Herangehensweise helfen mir dabei, neue Herausforderungen schnell zu erfassen und Aufgaben sinnvoll zu priorisieren.
Mein Ziel ist es, meine Auftraggeber zu entlasten und ihnen Freiräume für ihr Kerngeschäft zu schaffen.
Die Zusammenarbeit erfolgt flexibel über Stundenpakete, transparent und monatlich kündbar.
Ich freue mich auf spannende Projekte und neue Kundenkontakte.
Weitere Kenntnisse
• E-Mail- und Terminmanagement
• Datenpflege und Stammdatenverwaltung
• Dokumentenerstellung und Geschäftskorrespondenz
• Digitale Ablage und Dokumentenmanagement
• Recherchearbeiten und Informationsaufbereitung
• Kundenkommunikation
• Personaladministration
• Rechnungs- und Belegvorbereitung
• Prozessorganisation und administrative Unterstützung
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise
• Schnelle Einarbeitung in neue Prozesse und Systeme
• Diskreter Umgang mit vertraulichen Daten
Persönliche Daten
- Deutsch (Muttersprache)
- Englisch (Grundkenntnisse)
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