Backoffice-Spezialistin | Dokumente, Daten, Einkauf, Excel & Büroprozesse - remote

Selbstständige Backoffice-Spezialistin mit 30 Jahren Erfahrung in Dokumenten, Daten, Einkauf und Büroprozessen. Ich übernehme remote klar abgegrenzte Aufgaben - strukturiert, termintreu und vertraulich. Verfügbar bis 10 Std./Woche: Mo-Fr ab 16:00 Uhr

• Backoffice
• Büroorganisation
• Datenpflege
• Dokumentenmanagement
• Dokumentenprüfung
• Kaufmännische Sachbearbeitung
• Kaufmännischer Angestellter
• Microsoft Excel
• PDF-Bearbeitung
• Teamleiter Datenerfassung / Dateneingabe

Seit 30 Jahren arbeite ich mit Dokumenten, Daten und kaufmännischen Büroprozessen. Als selbstständige Backoffice-Spezialistin unterstütze ich Unternehmen remote bei klar abgegrenzten Aufgaben, aufgelaufenen Rückständen und regelmäßig wiederkehrenden Abläufen.

Meine praktischen Schwerpunkte:

Kaufmännisches Backoffice

* Prüfung und Zuordnung von Rechnungen und Belegen
* Vorbereitung und Nachverfolgung von Bestellungen und Beschaffungsvorgängen
* Arbeit mit ERP-Systemen
* Material- und Warenwirtschaft
* Kontrolle und Zuordnung von Wareneingängen und Unterlagen
* Pflege und Prüfung kaufmännischer Daten

Dokumente und Informationen

* Verwaltung, Strukturierung und Ablage von Dokumenten
* Prüfung auf Vollständigkeit, formale Richtigkeit und Nachvollziehbarkeit
* Erstellung und Vereinheitlichung von Tabellen, Listen, Übersichten und Vorlagen
* Vergleich von Dokumenten und Inhalten
* Recherche und strukturierte Aufbereitung von Informationen
* Vorbereitung von Unterlagen für die weitere Bearbeitung und Freigabe

Daten und Excel

* Übertragung von Daten aus PDF-Dateien in Excel
* Datenerfassung, Datenpflege und Bereinigung
* Vereinheitlichung unterschiedlich aufgebauter Tabellen und Listen
* Prüfung von Daten auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Abweichungen
* Erstellung übersichtlicher Arbeitsgrundlagen und Auswertungen

Organisation und Prozessunterstützung

* Überwachung von Terminen, Aufgaben und offenen Punkten
* Nachverfolgung interner Abläufe und Rückmeldungen
* Bearbeitung wiederkehrender administrativer Aufgaben
* Aufarbeitung von Rückständen
* Erkennen von Lücken in Dokumenten- und Informationsabläufen
* zuverlässige Übergabe klar dokumentierter Ergebnisse

Ich übernehme sowohl einmalige Aufgaben und kleine abgegrenzte Arbeitspakete als auch regelmäßige Backoffice-Unterstützung. Vor Beginn kläre ich den erwarteten Umfang und das gewünschte Ergebnis. Anschließend arbeite ich strukturiert, nachvollziehbar und mit klaren Zwischenständen.

Der vertrauliche Umgang mit sensiblen Dokumenten und Unternehmensinformationen ist für mich selbstverständlich. Für Tätigkeiten in sicherheitssensiblen Umfeldern bin ich offen und zu einer erforderlichen Sicherheitsüberprüfung bereit.

Verfügbarkeit: bis zu 10 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag ab 16:00 Uhr sowie bei Bedarf samstags und sonntags. Die Zusammenarbeit erfolgt ausschließlich remote.

Einkauf, Bestellwesen, Beschaffungsprozesse, Rechnungsprüfung und -zuordnung, Belegprüfung, Materialwirtschaft, Warenwirtschaft, Wareneingangskontrolle, ERP-Systeme, Projektassistenz, PMO-Unterstützung, Dokumentenlenkung, Dokumentenverwaltung, Ablagestrukturen, Benennungsregeln, Vorlagenmanagement, Prozessbeschreibungen, Statusübersichten, Termin- und Fristenkontrolle, Aufgabenverfolgung, Nachverfolgung offener Punkte und Freigaben, Informationsmanagement, Recherche, Informationsaufbereitung, Backoffice-Organisation, wiederkehrende Büroaufgaben, Aufarbeitung von Rückständen, Microsoft Office (Excel, Word, Outlook), Bearbeitung von PDF-Dokumenten, Datenübertragung von PDF in Excel, Datenerfassung, Datenpflege, Datenbereinigung, Strukturierung und Vereinheitlichung von Tabellen und Listen, Dokumentenvergleich, Vollständigkeitsprüfung, Qualitätskontrolle von Daten, Erkennen von Lücken in Dokumenten- und Informationsabläufen, vertraulicher Umgang mit sensiblen Unterlagen, deutsch-polnische Kommunikation sowie selbstständiges und zuverlässiges Arbeiten im Remote-Umfeld.