Expertin für IT-Projektmanagement, PMO & Projektkoordination / Projektassistenz & Support

9/2021 – 12/2021

Unterstützung des Projekts bei der Identifizierung und umfassende Aufbereitung von fachlichen Firewall Bestandsregeln
Zuordnung der Applikationen zu den jeweiligen Umgebungen zur Sicherstellung einer strukturierten Verwaltung
Anreicherung zusätzlicher Informationen, um das neue Firewall-Managementsystem Skybox effektiv und vollständig zu befüllen
Durchführung von Recherchen in den Bestandsystemen der Helaba, unter anderem in AWS-Datenbanken, zur Validierung und Ergänzung der Firewall-Daten
Durchführung FW Regelprüfung
Regelmäßige Überprüfung und Validierung der bestehenden Firewall-Regeln im Rahmen der Qualitätssicherung
Aktive Teilnahme an Meetings mit dem Dienstleister FI-TS zur Abstimmung, Klärung und Weiterentwicklung der Projektvorgaben und -fortschritte

Firewalls, Microsoft Excel

9/2019 – 12/2019

Unterstützung des Project Office im Rahmen eines Großprojekts mit neun differenzierten Handlungsfeldern
Zentrale Schnittstelle für alle Projektbereiche, Sicherstellung einer reibungslosen Kommunikation und Koordination
Übernahme organisatorischer und administrativer Aufgaben zur Unterstützung des Projektmanagements und des Programms
Planung, Durchführung und Moderation der Programmgremien mit sämtlichen Projekt- und Teilprojektleitern
Koordination und Umsetzung der Programmkommunikation, um eine klare Informationsweitergabe sicherzustellen
Beratung bei der sachgerechten Steuerung und Steuerungsprozessen im Projekt
Organisation und Überwachung der einzelnen Teilprojekte zur Einhaltung von Zeitplänen und Qualitätskriterien
Erstellung und Bearbeitung von Statusberichten sowie von Präsentationen für Vorstandssitzungen
Überwachung, Dokumentation und Nachverfolgung aller Firewall-Anträge zur Sicherstellung eines konsistenten Antragsprozesses
Zentrale Ansprechpartnerin für alle Fragen rund um Firewall-Anträge, Statusabfragen und Prozesse im Zusammenhang mit der Firewall-Managementstrategie

PMO (IT)

2/2019 – 8/2019

Eskalationsmangement und Qualitätssicherung im Managed Service Request Management zur Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs
Übernahme und Bearbeitung sowohl bestehender als auch neuer Eskalationen im Bereich Datacenter- und Netzwerk-Requests – vom Eskalationsstart bis zum Abschluss, inklusive Maßnahmenverfolgung
Unterstützung als zentrale Schnittstelle in allen Belangen des Eskalationsprozesses, um eine effiziente Koordination sicherzustellen
Kontinuierliche Aktualisierung und Pflege der Eskalationsprozessdaten in allen Phasen zur Sicherstellung der Datenintegrität und Transparenz
Zentrale Ansprechpartnerin für alle Fragen rund um das Thema Eskalation, mit Fokus auf schnelle und präzise Problemlösung
Teilnahme an und Moderation von entsprechenden Calls mit Stakeholdern wie Key Account Managern, Business Partnern, Technical Consultants und Delivery Units
Situative Klärung von Verantwortlichkeiten und Erwartungen, um Missverständnisse zu vermeiden und einen effizienten Workflow zu gewährleisten
Proaktive Konfliktvermittlung zur Förderung einer kooperativen Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten
Moderation und Durchführung von Request-Dispatch-Calls mit den jeweiligen Facheinheiten, um eine zeitnahe Bearbeitung und Lösung der Requests sicherzustellen

Projektmanagement (IT)

9/2016 – 2/2019

Durchführung administrativer Tätigkeiten im Data Center- und Netzwerk-Umfeld in der EMEA-Region als Schnittstelle zwischen Kunden (BASF-Einheiten) und technischen Teams (BASF Business Services) zur Koordination aller IT-relevanten Anfragen und Aufträge
Erstellung und Pflege von Change-Workflows im Rahmen des Change Managements, inklusive SystemgAHD
Bearbeitung sämtlicher Anforderungen im Demand-Management-Tool XRM, inklusive Klärung von Minimum Requirements sowie fehlender oder fehlerhafter Angaben
Erstellung von Vorgängen in der Order-Datenbank (Order DB) zur transparenten Nachverfolgung
Durchführung von Recherchen in genutzten Tools wie SharePoint und Listen hinsichtlich Server, Service-Instanzen (SI), Service Level Agreements (SLA) und Beantragungen der SI
Ansprechpartner für Kunden, Key Account Manager und Business Partner in Bezug auf Infrastruktur-Anforderungen
Qualitätskontrolle eingehender Anforderungen zur Sicherstellung der vollständigen und genauen Datenbasis
Zuweisung der Anforderungen an die entsprechenden Service-Architekten zur Bearbeitung
Zusammenarbeit mit regionalen Request-Management-Teams in EMEA, APAC und SA, um eine effektive Bearbeitung sicherzustellen
Unterstützung bei der Identifikation und Umsetzung von Prozessverbesserungen im Request-Management-Workflow

PMO (IT)

2/2016 – 6/2016

Projekt BASTA - BASA Migration
TK-Anlagen Abschaltung sämtlicher Bahn Gesellschaften

Mitwirkung beim Abbau von circa 13.600 Anschlüssen im Rahmen eines groß angelegten Rollouts zur Optimierung der Infrastruktur
Identifikation, Prüfung, Klärung und Bearbeitung von BASA-Anschlüssen, um eine reibungslose Migration sicherzustellen
Proaktive Kommunikation mit Kunden im Bereich der Anschlussklärungen sowie Koordination der 'Aufgleisung' des Kundenprozesses für die Migration auf VoIP-Technologie
Verwaltung des Beschwerdemanagements zur Sicherstellung einer hohen Kundenzufriedenheit und zeitnahen Problemlösung
Zentrale Ansprechpartnerin für Kunden bezüglich aller Belange rund um BASA-Anschlüsse, inklusive Beratung und Unterstützung
Erstellung, Analyse und Auswertung von Datenanalysen zur Optimierung der Anschlussverwaltung und Überwachung des Rollout-Fortschritts

PMO (IT), Projektmanagement

7/2015 – 1/2016

Projekt: Mobilfunkmigration - Transition Infrastruktur

Project Office Managerin im Projekt Mobilfunkmigration
Mitwirkung bei einem groß angelegten Anbieterwechsel im Bereich Telekommunikation für sämtliche Mobilfunkanschlüsse des DB Konzerns, um eine reibungslose Transition sicherzustellen
Unterstützung und Beratung der Projektleitung bei der Planung, Koordination und Umsetzung des Infrastruktur-Transitionsprojekts
Organisation und Steuerung der effizienten Zusammenarbeit innerhalb des Teams, um Projektziele termingerecht zu erreichen
Zentrale Ansprechpartnerin für Fachabteilungen und Kunden, um einen transparenten Informationsfluss zu gewährleisten
Dispatcher-Tätigkeit zur Koordination von Projektaktivitäten und Ressourcen im laufenden Projektprozess
Aktive Überwachung des Projektfortschritts, frühzeitige Erkennung und Behebung potenzieller Engpässe
Erstellung und Analyse von Datenberichten zur Fortschrittskontrolle und Entscheidungsunterstützung
Erstellung von umfassenden Reportings in Excel für Konzerngesellschaften, um eine transparente Berichterstattung auf höchster Ebene sicherzustellen

It-Beratung, Office Management, PMO (IT), Projektleitung / Teamleitung, Projektleitung / Teamleitung (IT)

4/2013 – 5/2014

Eigenständige Betreuung des Sekretariats der CEOs sowie Unterstützung des Teams in administrativen und organisatorischen Belangen
Unterstützung der Projektleiter und Projektmanager im Tagesgeschäft, inklusive Vorbereitung und Nachverfolgung von Projektaktivitäten
Terminplanung und Koordination von Meetings, Besprechungen und wichtigen Terminen zur Sicherstellung effizienter Ablaufprozesse
Zentrale Anlaufstelle und Informationsdrehscheibe für alle Mitglieder des Projektmanagement-Teams, Förderung einer reibungslosen Kommunikation und Zusammenarbeit

Office Management, Personalwesen (allg.), PMO (IT), Projektmanagement

10/2008 – 3/2013

Project Office Managerin (06/2009 - 03/2013)

Unterstützende Tätigkeit für die Projektleitung und Systemprojektleitung bei Projektplanung, -controlling und -koordination zur Sicherstellung eines reibungslosen Projektablaufs
Übernahme der Budgetverantwortung für ein Volumen von 10 Mio. Euro pro Jahr, inklusive Budgetplanung und -überwachung
Planung und Monitoring der budgetspezifischen Ressourcen, einschließlich interner und externer Kapazitäten sowie T&M-Angebote und Gewerke
Initiierung und Koordination von Bestellungen, um termingerechte Beschaffung sicherzustellen
Prüfung und Abnahme von Leistungsnachweisen, Eingangsrechnungen sowie Steuerung der entsprechenden Buchungen im Finanzsystem
Klärung von Budgetfragen in Zusammenarbeit mit Fachprojektleitern, Beschaffungsmanagement und der Buchhaltung (Accounting)
Erstellung bilanzieller Beurteilungen zur Finanzanalyse und Projektsteuerung
Vorbereitung und Durchführung von Projektabschlussmaßnahmen, inklusive Evaluierung und Dokumentation der Projektergebnisse

Project Office Assistenz (02/2009 – 05/2009)

Steuerung und Nachverfolgung von Projektplanungen, Meilensteinen, IT-Tasks, Berichten und Terminen, um Projektziele termingerecht zu erreichen
Steuerung und Abstimmung der Teilprojekte sowie inhaltlicher Themen, um eine kohärente Projektentwicklung sicherzustellen
Proaktive Unterstützung der Projektleitung sowie der Fachabteilungen bei der Umsetzung von Projektmaßnahmen und Entscheidungen
Leitung und Organisation der zentralen Anlaufstelle für alle Projektbeteiligten (Projektsekretariat)
Betreuung des Projektteams mit ca. 160 Mitarbeitenden, inklusive Koordination und Motivation
Bearbeitung und Erstellung umfangreicher Auswertungen sowie Berichte mittels Excel, um fundierte Entscheidungen und Statusübersichten zu gewährleisten

Back Office Assistenz (10/2008 – 01/2009)

Eigenständige Leitung und Organisation des Back Office Managements zur Unterstützung reibungsloser Projektabläufe
Tracking und Pflege der Open-Task-Listen
Pflege und Neustrukturierung der Projekt- und Dokumentendatenbank, um eine effiziente Datenverwaltung zu gewährleisten
Aktualisierung und Pflege der Führungsinformationen, einschließlich Berichte zu Entscheidungen, Tendenzen, Problemen und Risiken zur Unterstützung des Management-Reporting
Vorbereitung und Erstellung von Werksangebotsanfragen

Beschaffungsmanagement, Controlling, Microsoft SharePoint Server, Öffentlichkeitsarbeit, Office Management, PMO (IT), Projektleitung / Teamleitung (IT), Rechnungswesen (allg.)