Virtual Assistentin und Sprachentrainerin

11/2015 – offen

Time und Email Management:
Kommunikation mit Kundenkontakte per Telefon und Email

Unterstützung bei Meetings Vor- und Nacharbeitung
Organisation/ Koordination von Reisen
Allgemeine Kundenbetreuung und Verwaltung

Schreibarbeiten:
Vorbereitung der Protokolle, Berichte und E-Mails
Audio -Transkription

Finanzen-Support:
Vorbereitene Buchhaltung
Erstellung von Rechnungen u. Angebote
Verfolgen verspätete Zahlungen
Kommunikation:
Allgemeine Kundenkommunikation

Recherche:
Allgemeine Recherchearbeiten , zusammenzustellen von Daten

Allgemeine Verwaltung
Allgemeine Dateneingabe
Aktualisierung von Webseiten und Webshops

Sprachendienstleistung:
Englisch Korrekturlesen
Englisch Online Trainer

Organisation (allg.), Schreibdienste, Dokumentenmanagement, Datenpflege / -erfassung, Kundenberatung, Fremdsprachenkorrespondent, Office Management / Sekretariat, Datenbankrecherche (allg.), Büroorganisation, Auftragsverwaltung

2/2012 – 5/2014

Überwachung und Verwaltung des Marketingbudgets
Schnittstelle zwischen den Referenz-Kliniken und Kunden
Verwaltung und Bearbeitung von Referenz-Klinik-Abkommen
Koordination und Moderation von Webinaren auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch und Portugiesisch
Aktualisierung von Web Event Materialien und Newsletter
Einreichung neuer Eventmaterialien zur Prüfung und Zulassung
Abrechnungsvorbereitung und –anweisung für Referenten und Event Sponsoren
Koordination von Newslettern und öffentlichen Mitteilungen
Verwaltung von Zertifikaten der Ärzte (ASRT, MDCB, CAMPEP)
Handhabung von Sponsorenverträgen und Koordination von Sponsorship-Events
Organisation von intern. medizinischen Veranstaltungen (AAPM, ESTRO, ABS)
Übersetzung des anfallenden Schriftverkehrs auf Deutsch/Englisch
Allgemeine Kundenkommunikation in Deutsch und Englisch

Angebotsmanagement, Datenpflege / -erfassung, Kundenberatung, Fremdsprachenkorrespondent, Office Management / Sekretariat, Büroorganisation

11/2005 – 9/2010

Terminplanung, - koordination und Terminüberwachung
Organisation und Planung von Geschäftsreisen, Meetings und internationale Konferenzen
Vor- und Nachbereitung von Meetings (Agenda Erstellung, Organisation und Überwachung von Follow-up Aktivitäten)
Kostenmonitoring und Reporting in Zusammenarbeit mit dem Controller
Unterstützung beim Budgetcontrolling (inkl. Budget/Travel Reports) sowie Verwaltung sämtlicher Kostenelemente
Buchhaltungsvorbereitung für den Steuerberater
Bearbeitung und Erstellen von Management Informations-Dokumenten (PowerPoint und Excel)
Allgemeine Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
Erstellen und Pflege von Ablagesystemen
Allgemeine Büroorganisation
Unterstützung des Teams bei der Konzeption klassischer und below the line Werbemaßnahmen

Dokumentenmanagement, Angebotsmanagement, Datenpflege / -erfassung, Fremdsprachenkorrespondent, Office Management / Sekretariat, Datenbankrecherche (allg.), Büroorganisation, Vertragsmanagement