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Projektassistenz / Assistenz C-Level / Assistenz Investor Relations

zuletzt online vor 1 Tagen
  • auf Anfrage
  • 60486 Frankfurt am Main
  • Umkreis (bis 200 km)
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  • 08.01.2022

Kurzvorstellung

Zielgerichtetes Denken und Handeln im Sinne des Unternehmenserfolges ermöglichen es mir, konstruktiv und ergebnisorientiert mit Projektleitern/Analysten erfolgreich zusammenzuarbeiten. Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und Loyalität höchste Priorität

Ich biete

  • E-procurement
  • Investors-Relations
  • Lieferantenmanagement (allg.)
  • Office Management / Sekretariat
  • PMO
  • Projektassistenz
  • Projekteinkauf
  • Projektmanagement - Audits
  • Projektmanagement - Vertragsmanagement
  • Travel-Management

Projekt‐ & Berufserfahrung

Executive Assistant to CFO / PMO Assistenz
Kundenname anonymisiert, Frankfurt am Main
2/2020 – 7/2021 (1 Jahr, 6 Monate)
Konsumgüterindustrie
Tätigkeitszeitraum

2/2020 – 7/2021

Tätigkeitsbeschreibung

• Fachliche Unterstützung für folgende Arbeitsbereiche / Projekte:
o HR – Onboarding High Position
o Legal – Bearbeitung der Vertragsänderungen (Erstanlage, Stammdaten, Anpassungen) / Prüfung der vollständigen Genehmigungen vor Unterschriftfreigabe
o Finance
• Asset Counts
• Erarbeitung von Budgets in Zusammenarbeit der „Sales & Finance“ Abteilungen
o Controlling
• Risk Assessment
• Identifizierung von finanziellen, geschäftlichen Risiken und Entwicklung der Transaktionsopportunitäten
• Ausarbeitung der Analysen und Berichterstellung für die PepsiCo Audits

• Führung folgende Resorts:
o Implementierung des TPDD Verfahrens
 Verfassen, Analyse, Beurteilung & Ergebnispräsentation an HQ Israel & PepsiCo Audits

o Procurement - Facility Management für Frankfurt Office
• Durchführung des Mietvertragsmanagements
• Klärung finanzielle und rechtliche Aspekte
• Planung und Durchführung des Flächenmanagements für das Skyline Projekt (New HQ)
• Leitung von regelmäßigen Besprechungen (Jour Fixe) mit Management und Vertreter der Fachbereiche
o Travel Management
• Erstellung neue Policy und Implementierung des Reiserichtlinien nach PepsiCo Vorgaben
• Weiterentwicklung des Workflow- und Prozessmanagements
• Reisekostenanalyse zur Optimierung der Reisekosten und -verhalten
o Fleet Management
• Digitalisierung des Flottenmanagements (Apps)
• Ausarbeitung der Strategien für effizientere und nachhaltigere Prozesse im Fuhrparkmanagement

Eingesetzte Qualifikationen

Büroorganisation, Compliance management, CRM (Customer Relationship Management), E-procurement, Investor Relations, Office Management / Sekretariat, PMO, Projektassistenz, Projektmanagement - Audits, Prozessmanagement, Travel-Management

Executive Assistant to SVP Investor Relations
Kundenname anonymisiert, Frankfurt am Main
10/2018 – 1/2020 (1 Jahr, 4 Monate)
Logistikdienstleister
Tätigkeitszeitraum

10/2018 – 1/2020

Tätigkeitsbeschreibung

• Terminkoordinierung sowie Erledigung diverser Aufgaben mit sowohl internen (z.B. Assistenz des Top- Managements) als auch externen Ansprechpartnern (z.B. Banken, Beratern, Dienstleister und Investoren)
• Koordination und Organisation von internen Meetings, Analysten Calls und Investoren Meetings
• Verantwortung für die IR Eventplanung sowie die Vorbereitung und Durchführung von Analystentagen, Capital Market Day und Hauptversammlung
• Selbstständige Erledigung von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Erstellen von Präsentationen mit MS PowerPoint
• Durchführung von Recherchen sowie Datenanalysen zur Entscheidungsvorbereitung in Nasdaq
• Verwaltung internen, buchhalterische Prozesse (Reisekostenabrechnung, Rechnungsverwaltung)
• Mitwirkung an Kostenstellenmanagement (Statistik, Analyse, Reporting)
• Team- / Personalverwaltung: Urlaubsplanung, Onboarding, Vertretungen, Team
• Inhaltliche Mitwirkung bei Projekten und Sonderthemen, Koordination der Abläufe und Schwerpunkte
o Prüfen, Kontieren der Kreditorenabrechnungen
o Buchen von Bank-, Kassen- und Kreditkartenbelegen sowie Abwicklung des Zahlungsverkehrs
o Kontenabstimmung
o Pflege der Stammdaten
o Belegablage – elektronisch und papierhaft
o Erstellung und Prüfung des monatlichen Budgets
o Enge Zusammenarbeit mit anderen Fachabteilungen (Accounting, Tax, Steuerbüro)
• Projektteilnahme:
o Koordination, Erstellung und Weiterentwicklung der Berichterstattung zu ESG – Nachhaltigkeitsthemen in integrierten Berichten
o Aufbereitung von Informationen für Investoren, Analysten und ESG Rating Agenturen
• Persönliche Assistenz der Senior Vice President

Eingesetzte Qualifikationen

Ablauf- / Terminmanagement, Einkauf (allg.), Event Marketing / Event management, Investors-Relations, Office Management / Sekretariat, Projekt-Dokumentation, Projektassistenz, Projektmanagement - Audits, Travel-Management

PA to CEO/President & Head of Corporate Business Travel
Kundenname anonymisiert, Frankfurt am Main
1/2014 – 9/2018 (4 Jahre, 9 Monate)
IT & Entwicklung
Tätigkeitszeitraum

1/2014 – 9/2018

Tätigkeitsbeschreibung

• Unterstützung bei der Übernahme allgemeiner Assistenz- und Sekretariatsaufgaben (Terminplanung, Büro- und Konferenzorganisation)
• Selbständige Korrespondenz (deutsch/englisch), Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen, Reports und Berichte
• Persönliche Verantwortung für das Reisemanagement der Vorstände (CEO & President)
• Bearbeitung außergewöhnlichen und komplexen Anfragen mit Banken und Steuerberater
• Ermittlung von Maßnahmen entsprechend der globalen Strategie und globalen Ziele sowie Verwaltung des Firmen-Kreditkartenprogramms
• Teilnahme an halb - und jährlichen Budgetplanungen und Executive Meetings; eigenverantwortliche
Vor- und Nachbereitung von Vorstands- und Geschäftsführersitzungen, inklusive der Abstimmung und Zusammenfassung wesentlicher inhaltlicher Punkte
• Überwachung der laufenden Kosten sowie die Kosteneffizienz, Sicherstellung aller Möglichkeiten der Kostenreduzierungen und Kostenvermeidung
• Kooperative Zusammenarbeit mit Finance & Controlling Abteilung: Reisekosten- und Spesenabrechnung
• Koordination eines optimalen Informationsflusses zwischen CEO, internen Abteilungen und externen Geschäftspartnern
• Hohe Fähigkeit und Erfahrung zur Problemanalyse, Pricing und Revenue Management, Real Time Management, Performance Measurement, Service Planning
• Bearbeitung und Betreuung der Firmenprogramme für ausländische Mitarbeiter im Bereich Relocation;
• Zusammenarbeit mit internationale Veranstaltungs- und Eventagenturen; Ausbau und Entwicklung der Key Accounts.

Eingesetzte Qualifikationen

Einkaufsverhandlungen, Event Marketing / Event management, Office Management / Sekretariat, Plankostenrechnung, Projektassistenz, Travel-Management, Umzugsmanagement, Unternehmensstrategie, Zielkostenmanagement

Ausbildung

geprüfte internationale Management Assistentin
(Ausbildung)
Jahr: 2021
Ort: Frankfurt am Main
Management Business Travel Management
(Bachelor of Arts International Tourism)
Jahr: 2012
Ort: Frankfurt am Main

Qualifikationen

- Strategisches Projektmanagement
- PMO Project Services
- Koordination von Projekten und Ressourcen
- Effektivität- und Effizienzsteigerung im Projektmanagement
- Projekt Training

Über mich

- Belastbarkeit, Flexibilität, Zuverlässigkeit und Offenheit
- selbständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Organisations- und Koordinationsstärke

Persönliche Daten

Sprache
  • Deutsch (Muttersprache)
  • Englisch (Fließend)
  • Französisch (Gut)
  • Rumänisch (Fließend)
Reisebereitschaft
Umkreis (bis 200 km)
Arbeitserlaubnis
  • Europäische Union
Profilaufrufe
199
Alter
48
Berufserfahrung
10 Jahre (seit 01/2012)
Projektleitung
6 Jahre

Kontaktdaten

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