Offfice Managerin - Assistentin - Projektassistentin- PMO

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Bayern
08.05.2020

Kurzvorstellung

Xanthippe, Dienstleistungen im Büro, hält Ihnen den Rücken frei. Ich übernehme alle administrativen und organisatorischen Aufgaben, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Auszug Referenzen (3)

"Kompetent. Zuverlässig. Stressresistent. Sympathisch."
Office Managerin
Kundenname anonymisiert
Tätigkeitszeitraum

7/2016 – 7/2018

Tätigkeitsbeschreibung

- Vorbreitende Buchhaltung mittels Datev-online
- Enge Zusammenarbeit mit Steuerbüro / Buchhaltung
- Personalbetreuung
- Vertragserstellung
- Urlaubsanträge in bestehendes System übertragen
- Bewerbermanagement
- Betreuung der Praktikanten und Trainees
- Angebotseinholung und Auswahl neuer Telefonanlage, Provider (Glasfaser),
Technisches Equipment
- Facilitymanagement
- Auswahl und Einkauf des täglichen Bürobedarfs
- Betreuung aller Lieferanten
- Pflege der Datenbank (A.I.S. FileMaker)

Eingesetzte Qualifikationen

Beschaffungsorganisation, Personalsuche / -auswahl


"Frau K. hat den Auftraggeber professionell und engagiert unterstützt und sämtliche Aufgaben hervorragend durchgeführt.
Eine weitere Zusammenarbeit besteht fort."
Office Management - Assistentin der Geschäftsführung
Helga Reiter, Helga Reiter Büroservice
Tätigkeitszeitraum

1/2014 – 3/2014

Tätigkeitsbeschreibung

Unterstützung bei der Ausgliederung eines bestehenden Online-Modeshops als eigenständiges Unternehmen (quasi Start-Up).

- Komplettes Bewerbermanagement für 8 neue Mitarbeiter
- Personalanagement (Layout d. Verträge, Versendung neuer Verträge, anlegen der Personalmappen,
steter Kontakt mit Personalabteilung u.v.a.)
- Vorbereitende Buchhaltung
- Betreuung der Architekten und Handwerker
- Terminvereinbarungen
- Einholung von Angeboten
- Beschaffungsmanagement
- Versicherungsabschlüsse
- KFZ-Leasing, Avale.
- Koordination aller bestehenden Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA´s)
- Vorbereitung der Unterschriftsmappen für die GF
- Postverteilung- u. versand.

Tätigkeit 3 Tage / Wöchentlich

Eingesetzte Qualifikationen

Projektassistenz


"Pharma Intelligence Service ist ein pharmazeutisches Dienstleistungsunternehmen, welches Schulungsprojekte der pharmazeutischen Industrie für Apotheken konzipiert, organisiert und abwickelt. Folgende Tätigkeiten gehörten hier schwerpunktmäßig zu Frau Knüttels Aufgabengebiet:

• Projektsteuerung
• Korrespondenz mit Kunden, Geschäftspartnern und freien Mitarbeitern (Schriftverkehr, Telefonate etc.)
• Organisation von Kundenveranstaltungen
• Honorarabrechnungen
• Vorbereitende Buchhaltung
• Datenmanagement
• Besorgungen bei Bedarf

Wir haben Frau K. als äußerst sympathische und sehr zuverlässige, gewissenhafte und selbstständig arbeitende Mitarbeiterin schätzen gelernt. Sie verfügt über eine sehr gute Auffassungsgabe und hat sich in alle Aufgabengebieten extrem schnell und eigenständig eingearbeitet. Die ihr übertragenen Aufgaben erledigte Frau K. stets zu unserer vollsten Zufriedenheit.
Ihr persönliches Verhalten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden war ausnahmslos vorbildlich.

Leider konnten wir Frau K. auf Grund der Projektlage nicht weiter beschäftigen, werden sie aber bei entsprechender Auftragslage sofort wieder anfragen."
Projektassistenz
Maja Frye, Pharma Intelligence Services
Tätigkeitszeitraum

5/2012 – 3/2013

Tätigkeitsbeschreibung

Projektassistenz in einer Pharma-Agentur

- Einsatzplanung der Pharmareferentinnen
– Honorarabrechnungen
- Planung der Kick-Offs mit Pharma-Kunden sowie Vorbereitung der
Referentenschulungen
- Vorbereitende Buchhaltung
- Besorgungen

Eingesetzte Qualifikationen

Projektassistenz (IT)

Ich biete

Management, Unternehmen, Strategie
  • Projektassistenz
  • Personalsuche / -auswahl
  • Office Management / Sekretariat
IT, Entwicklung
  • Projektassistenz (IT)
Einkauf, Handel, Logistik
  • Beschaffungsorganisation
Marketing, Vertrieb, Kommunikation
  • Akquise / Kontakt
Finanzen, Versicherung, Recht
  • Buchhaltung

Projekt‐ & Berufserfahrung

Office Managerin
Kundenname anonymisiert, München
7/2016 – 7/2018 (2 Jahre, 1 Monat)
Medienbranche
Tätigkeitszeitraum

7/2016 – 7/2018

Tätigkeitsbeschreibung

- Vorbreitende Buchhaltung mittels Datev-online
- Enge Zusammenarbeit mit Steuerbüro / Buchhaltung
- Personalbetreuung
- Vertragserstellung
- Urlaubsanträge in bestehendes System übertragen
- Bewerbermanagement
- Betreuung der Praktikanten und Trainees
- Angebotseinholung und Auswahl neuer Telefonanlage, Provider (Glasfaser),
Technisches Equipment
- Facilitymanagement
- Auswahl und Einkauf des täglichen Bürobedarfs
- Betreuung aller Lieferanten
- Pflege der Datenbank (A.I.S. FileMaker)

Eingesetzte Qualifikationen

Beschaffungsorganisation, Personalsuche / -auswahl


Beratung Office - Sachbearbeitung
Kundenname anonymisiert, München
2/2016 – 4/2016 (3 Monate)
Verband
Tätigkeitszeitraum

2/2016 – 4/2016

Tätigkeitsbeschreibung

Durch unerwartetem Ausfall der letzten Assistentin/Sachbearbeiterin konnte keine Übergabe erfolgen. Leider wurde auf diesem Arbeitsplatz nichts dokumentiert. Es existierten so gut wie keine Vorlagen und Leitfäden. Es muss der ganze Tagesablauf, Betreuung der Mitglieder, Anlage von neuen Mitgliedern, Seminarvorbereitungen, Messevorbereitungen, erste Auskünfte für die Mitglieder (Bereich Handel), Buchhaltung (Rechnungserstellung vor Messen, nach Seminaren, Beitragsrechnungen), Mahnwesen. u.v.a.
Einweisung einer neuen Assistentin, in die Tätigkeiten die von mir neu generiert wurden, die durch lange Recherche und Gespräche mit Mitgliedern und Handelspartnern, sowie dem externen IT´ler in Erfahrung gebracht wurden.

Eingesetzte Qualifikationen

Dienstleistung (allg.)


Office Managerin - Buchhaltung
Kundenname anonymisiert, Peißenberg
8/2015 – 5/2016 (10 Monate)
Großhandel
Tätigkeitszeitraum

8/2015 – 5/2016

Tätigkeitsbeschreibung

Zusammenschluss von 3 Unternehmen zu einem Dachunternehmen in enger Zusammenarbeit mit Firmen Steuerberater.
Vorbereitende Buchhaltung - Rechnungserstellung - Mahnwesen
Bearbeitung der eingehenden Bestellung
Angebotsersetllung
Kundenbetreuung
Mailingaktion
Mithilfe des Aufbaus der neuen Homepage - Onlineshop mittels Shopware

Eingesetzte Qualifikationen

Office Management / Sekretariat


Office Management - Assistentin der Geschäftsführung
Kundenname anonymisiert, München
1/2014 – 3/2014 (3 Monate)
Großhandel
Tätigkeitszeitraum

1/2014 – 3/2014

Tätigkeitsbeschreibung

Unterstützung bei der Ausgliederung eines bestehenden Online-Modeshops als eigenständiges Unternehmen (quasi Start-Up).

- Komplettes Bewerbermanagement für 8 neue Mitarbeiter
- Personalanagement (Layout d. Verträge, Versendung neuer Verträge, anlegen der Personalmappen,
steter Kontakt mit Personalabteilung u.v.a.)
- Vorbereitende Buchhaltung
- Betreuung der Architekten und Handwerker
- Terminvereinbarungen
- Einholung von Angeboten
- Beschaffungsmanagement
- Versicherungsabschlüsse
- KFZ-Leasing, Avale.
- Koordination aller bestehenden Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA´s)
- Vorbereitung der Unterschriftsmappen für die GF
- Postverteilung- u. versand.

Tätigkeit 3 Tage / Wöchentlich

Eingesetzte Qualifikationen

Projektassistenz


Projektassistenz
Kundenname anonymisiert, München
5/2012 – 3/2013 (11 Monate)
Gesundheitswesen
Tätigkeitszeitraum

5/2012 – 3/2013

Tätigkeitsbeschreibung

Projektassistenz in einer Pharma-Agentur

- Einsatzplanung der Pharmareferentinnen
– Honorarabrechnungen
- Planung der Kick-Offs mit Pharma-Kunden sowie Vorbereitung der
Referentenschulungen
- Vorbereitende Buchhaltung
- Besorgungen

Eingesetzte Qualifikationen

Projektassistenz (IT)


Office Management - Eventmanagement
Kundenname anonymisiert, München
5/2011 – offen (9 Jahre, 3 Monate)
Handel
Tätigkeitszeitraum

5/2011 – offen

Tätigkeitsbeschreibung

Allround-Tätigkeit:

- Eventorganisation die alle 3 Monate i.H. durchgeführt werden, Ausrichtung für ca. 300-500 Gäste.
- Auswahl und Betreuung der Aushilfen für die Events
- Führen des Arbeits- u. Urlaubsplans
- Einkauf des gesamten Bürobedarfs - Angebotseinholung
- Betreuung der Praktikanten - Stellenanzeigen verfassen und platzieren
- Betreuung der Stoffmuster und Bemusterungsware sowie deren Rückversandt an jew. Lieferanten.
- Auftragsabwicklung - Eingaben neuer Aufträge - Auftragsbestätigungen - Rechnungen
- Terminkontrolle, Koordination der Spediteure
- Betreuung der Lieferanten - Pfelge der Kontaktdaten.
- Zuständig für den Versandt, des Papier-Newsletters alle 3 Monate, sowie die dazugehörige ständige
Datenbank-Pflege.
- Einweisung der neuen Mitarbeiter in das vorhandene Auftragsabwicklungssystems, sowie in den allg.
Ablauf der Firma.

Tätigkeitszeitraum: 2-3 Tage/Wöchentlich

Eingesetzte Qualifikationen

Projektassistenz (IT)


Office Management - Assistentin der Geschäftsführung
Kundenname anonymisiert, Otterfing
4/2010 – 11/2013 (3 Jahre, 8 Monate)
Gesundheitswesen
Tätigkeitszeitraum

4/2010 – 11/2013

Tätigkeitsbeschreibung

- Aufbau des Back-Office eines Start-Up Unternehmens,
- Vorbereitende Buchführung
- Rechnungserstellung mittels Excel
- Versand der Kosmetik an Endkunden (via Online-Shop) und Versand an Einzelhändler
- Übermittlung aller erforderlichen Unterlagen an Spedition (auch Außlandversandt).
- Führen und Pflegen d. Lagerbestands - Inventur
- Recherche und Durchführung aller nötigen Papiere und Formulare für Verpackungslizenz (grüner
Punkt, BellandVision)
- Dauer-Tests aller neu entwickelter Kosmetikartikel inkl. Beurteilung (Verträglichkeit, Konstistenz,
Geruch u.v.a).
- Erstellung der Barcodes für Verpackungen mittels Barcode-Generator.
- Mehrere Umzüge organisiert
- Vorbereitung der Vertriebsschulungen
- Koordination und Beauftragung d. Facility Managements in den angemieteten Räumlichkeiten

Tätigkeit: Unterschiedlich: 1-2 Tage / wöchentlich

Eingesetzte Qualifikationen

Projektassistenz


Projektassistenz
Kundenname anonymisiert, Wolfratshausen
7/2009 – 12/2009 (6 Monate)
Telekommunikation
Tätigkeitszeitraum

7/2009 – 12/2009

Tätigkeitsbeschreibung

- Projektassistenz in einem Technologieunternehmen
- Erstellen von Power-Point Presentationen
- interne- und externe Korrespondenz
- Unterstützung der Projektleitung in Org. Tätigkeiten
- Beschaffungsmanagement
- Ablage
- Vorbereitung v. Schulungen und Kundenterminen
- Gästebetreuung

weitere Tätigkeit von November 2010 - Juni 2011
2-3 Tage / Woche
Kunde musste leider sein Unternehmen aufgegeben, daher wurde dieses Projekt nicht bestätigt.

Eingesetzte Qualifikationen

Projektassistenz


Office Management - Assistentin der Geschäftsführung
Kundenname anonymisiert, München
11/2008 – offen (11 Jahre, 9 Monate)
unterschiedliche Branchen
Tätigkeitszeitraum

11/2008 – offen

Tätigkeitsbeschreibung

Diverse kleine Unternehmen:

- Office Management in kleineren Betrieben

- Vertrieb von Backwaren - in einer Bio-Großbäckerei (Lieferung nur Hotel und Gastronomie)

- Wie organisiere ich mein Büro - Schulung in einer Arztpraxis - damit verbunden Aufräumaktionen mit
den Arzthelferinnen - Angebotseinholung bei Möbellieferanten für neuen Empfangsbereich

- Tel. Kundenbefragungen im Rahmen einer ISO-Zertifizierung

- Telefonische Akquise für Consulting-Unternehmen, Recherchearbeiten

- Vorbereitende Buchhaltung - neue Ablagesystem ertellt (elekt. und Ordner)

u.v.a.
Rundum-Sorglos-Pakete für kleine bis mittelständische Unternehmen. Durch langjährigen Erfahrungsschatz, effektiv und Prozessoptimierte Leistungen.

Eingesetzte Qualifikationen

Projektassistenz


Ausbildung

Einzelhandelskauffrau
(Ausbildung)
Jahr: 1981
Ort: Stuttgart

Qualifikationen

MS Office
JB - Böhrensen ERP - System
div. CRM-Systeme
Datev-Online
Lotus Notes

Über mich

Ihr Büro braucht HILFE?

Mit meinem Dienstleistungsbüro halte ich Ihnen den Rücken frei. Verschaffen Sie sich hier einen ersten Eindruck

Ich hatte die schöne Gelegenheit, mich am 24.02.2014 vom Bayrischen Rundfunk in der Dokumentationsreihe „Vor Ort - Die Sekretärin - Alltag im Vorzimmer“ begleiten zu lassen.

Als Schnittstelle zwischen Management, Team und Kunden, biete ich Ihnen eine optimale Kommunikation auf allen Ebenen sowie einen reibungslosen Ablauf von Prozessen. Ich garantiere Ihrem Unternehmen Flexibilität, indem ich mich in ihrem Unternehmen als „Office Managerin - Sekretärin - Assistentin - Vertriebsassistentin“, einbinde.

Ich übernehme alle administrativen und organisatorischen Aufgaben, sowie die vorbereitende Buchhaltung, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können!

Ihr Vorteil:
- Flexibilität für Ihr Unternehmen.
- Dienstleistung auf Zeit.
- Keine Kündigungsfrist bei veränderter Arbeitsbelastung.
- Keine Lohnfortzahlung bei Krankheit.

Durch meinen großen und langjährigen Erfahrungsschatz arbeite ich effizient und zeitoptimiert.
Auf unser persönliches Kennenlernen freue ich mich schon heute.

Persönliche Daten

Sprache
  • Deutsch (Muttersprache)
  • Englisch (Gut)
Reisebereitschaft
auf Anfrage
Arbeitserlaubnis
  • Europäische Union
Profilaufrufe
1534
Berufserfahrung
37 Jahre und 2 Monate (seit 05/1983)

Kontaktdaten

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