PMO / Assistenz
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- 24.06.2019
Kurzvorstellung
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
10/2018 – 5/2019
Tätigkeitsbeschreibung
• Aufsetzen und aktualisieren der administrativen Struktur des Programms nach EZB Richtlinien
• Erstellen des monatlichen Status Reports (Status Quo, Budget, Risks/Issues etc.) des Programms für die GF
• Erstellen des monatlichen Status Reports (Status Quo detailliert) an den Kunden für ein Teilprojekt
• Vor- und Nachbereitung der Lenkungsausschusssitzungen sowie Protokollierung für ein Teilprojekt und das Programm
• Erstellen und aktualisieren der Meilensteinpläne für alle Teilprojekte sowie das Programm
• Terminverwaltung für die Teilprojekte und das Programm
• Betreuung der Mailaccounts der Teilprojekte und des Programms
• Sonderaufgaben, teilweise auch für andere Projekte
PMO (IT), PMO
5/2018 – 9/2018
Tätigkeitsbeschreibung
• Tracken des Fortschritts (Konzepte/Programmierung/Testing) aller Applikationen des Programms in Excel.
• Dokumentation des Programms mit allen Projekten in Clarity.
• Sicherstellung der Datenqualität und Vollständigkeit aller benötigten Dokumente für Meilensteine und Assessments.
• Erstellung der Präsentation für den wöchentlichen Status Update Call mit allen Regional-Projektmanagern.
• Erstellung der Forecasts.
• Erstellung der Status Reports.
PMO (IT), PMO
1/2018 – 4/2018
Tätigkeitsbeschreibung
• Verfassen von Publikationen und Kommunikation über das Projekt für diverse interne Medien (Mitarbeiterzeitung, Fachforen, Quartalsberichte Achievements etc.)
• Erstellen von Präsentationen für Vorstand, Steering Committee und projektintern
• Vorbereitung, Moderation, Protokollierung und Nachbereitung von verschiedenen projektinternen Meetings
• Erstellung Status Report des Projekts
PMO
9/2017 – 1/2018
Tätigkeitsbeschreibung
Projektpläne mit Ressourcen, Aufwänden, Meilensteinen pflegen
• Budgetkontrolle inkl. rollierende Planung
• Monatliche Rückstellungen
• Monatlicher SOLL/IST Abgleich Budget
• Vorbereitung der Bestellungen aller Externer der Projekte
• Onboarding
• Pflege Cop Track Plan, Controlling der Kontierungen, Erstellung von Reports
• To Do‘s aus Teilprojektleiter Jour Fixe aufnehmen und nachhalten
• Monatsberichterstellung vorbereiten und koordinieren
• Berichte an den Vorstand und Steuerungskreis vorbereiten und koordinieren
• Vorbereitung und Organisation der Sitzungen der verschiedenen Gremien
• Laufwerke der beiden Teilprojekte anpassen und strukturieren
PMO (IT), Projektassistenz, Projektmanagement, Projektmanagement - Office
8/2016 – 4/2017
Tätigkeitsbeschreibung
• Klassische PMO Aufgaben auf Programmebene
• Konsolidierung der Budgets und Planung aus den Projekten
• Erstellen von Reports und Auswertungen
• Erstellen Statusbericht zu den Findings des regulatorischen Programms
• Unterstützung des Programm Managements beim Projekt Controlling, Reporting,
Administration
• Direkte Abstimmung mit dem Programm Manager und den Solution Managern
• Direkte Abstimmung mit den Einzelprojektleitern und sonstigen Projektbeteiligten
• Konsolidierung bzw. Fortführung der Programm Planung
• Bearbeitung von Organisationsthemen
• Konsolidierung bzw. Fortführung des Budgets (Bestellung, Rechnung,
Kostentracking, Forecast)
• Reporting und Konsolidierung für Findings (Issue Ebene)
• Konsolidierung des Statusreportings
• Überprüfung der programminternen Lieferfähigkeiten und
Beschaffungsmöglichkeiten
• Bestellung aller Waren und Dienstleistungen für das Programm
• Rechnungsprüfung, Kontierung und Freigabe
• Programm-Abschlussbericht (Steckbrief) erstellen
• Information des Information Auditorium (ca. 1- 2 Wochen nach LA) über den
aktuellen Programmstand, Inhalte, Vorhaben etc. über regelmäßige Meetings
und/oder Newsletter etc.
• zweiwöchentlicher Newsletter zur Information aller relevanten Entscheidungen
an die Einzelprojekte des Programms
• Verfassen von Artikeln über das Programm zur Veröffentlichung im Intranet
• Ad hoc Anfragen an das Programm koordinieren, zuordnen und nachhalten.
PMO (IT), Projektassistenz
10/2015 – 4/2016
Tätigkeitsbeschreibung
• Projektplan aktualisieren und verwalten
• Erstellen von Reports und Statistiken generieren
• Clear Quest Status Tracking und Aktualisierung mit Team
• MS Project Status Tracking und Aktualisierung mit Team
• Synchronisation MS Project <-> Clear Quest (VBA Script schreiben für Excel Ex- und Import)
• Projektunterlagen nach ASPICE und Prozess pflegen
• Protokollführung
PMO (IT), Projektplanung / -vorbereitung, PMO
8/2015 – 9/2015
Tätigkeitsbeschreibung
• Erstellen der Sitzungsprotokolle
• Erstellung und Verwaltung der Task- und To Do-Listen
• Dokumentenverwaltung
• Präsentationen
• Koordination der Projektmeetings
• Vor- und Nachbereitung diverser Meetings
• Unterstützung des Projetkleiters
• Erstellung von Templates
• Projektberichte
• Aktualisierung der Projektpläne
• Vor- und Nachbereitung der Projektmeetings
PMO
7/2015 – 8/2015
TätigkeitsbeschreibungEigenverantwortlich Erstellung von Antwortschreiben und Angeboten an Verbraucher und den Ombudsmann der Banken bzgl. Bearbeitungsgebühren bei Verbraucherkrediten nach Prüfung der Sachlage der einzelnen Kundenakten
Eingesetzte QualifikationenProjektassistenz
1/2015 – 6/2015
Tätigkeitsbeschreibung* Projektassistenz
Eingesetzte QualifikationenProjektassistenz
8/2014 – 12/2014
Tätigkeitsbeschreibung
* Protokollführung von Projektmeetings
* Ersellung und Pflege von Projektdokumentationen
* Budgetverwaltung
* Datenbankverwaltung
* Sonderaufgaben für den Vorstand
Projektassistenz
3/2014 – 7/2014
Tätigkeitsbeschreibung
* Organisation und Protokollführung von Projektmeetings
* Erstellung und Pflege von Projektdokumentationen (Kommunikationsmatrix, Orga-Charts, Reports, Open Issue Listen)
* Budgetverwaltung
PMO
2/2014 – 2/2014
Tätigkeitsbeschreibung* Klassische Sekretariatsaufgaben
Eingesetzte QualifikationenOffice Management / Sekretariat, Rechnungswesen (allg.)
10/2013 – 1/2014
Tätigkeitsbeschreibung
* Klassische Sekretariatsarbeiten
* Organisation von Evetns
* Erstellen des Monthly Report
Office Management / Sekretariat
9/2013 – 10/2013
Tätigkeitsbeschreibung
* Klassische Sekretariatsaufgaben
* Korrekturlesen diverser Medien
Office Management / Sekretariat, Unternehmenskommunikation
8/2013 – 9/2013
Tätigkeitsbeschreibung
* Klassische Sekretariatsaufgaben
* Organisation von Events
* Erstellen des Monthly Report
Office Management / Sekretariat
10/2012 – 7/2013
Tätigkeitsbeschreibung
* Klassische Sekretariatsarbeiten
* Datenerfassung- und -pflege aller Patente
* Aufbereitung von Buchhaltungsunterlagen
* Patentanmeldungen
Datenpflege / -erfassung, Office Management / Sekretariat
4/2012 – 10/2012
Tätigkeitsbeschreibung
* Klassische Sekretariatsaufgaben
* Erstellung von Präsentationen
* Pflege der Organigramme des Unternehmens
* Organisation von Großevents
* Umzugsplanung und Umsetzung
Office Management / Sekretariat, Unternehmenskommunikation
3/2012 – 3/2012
Tätigkeitsbeschreibung* Klassische Sekretariatsaufgaben
Eingesetzte QualifikationenOffice Management / Sekretariat
9/2011 – 12/2011
Tätigkeitsbeschreibung
* PMO des Projektes "Umstrukturierung / strategische Umzugsplanung" der gesamten Bank
* Organisation und Durchführung des Umzugs der Abteilung
* Organistaion der Hauptausschuss- und Aufsichtsratssitzungen
* Erstellung der Hauptausschuss- und Aufsichtsratsprotokolle
* Organisation von Evetns
PMO, Office Management / Sekretariat
5/2011 – 4/2012
Tätigkeitsbeschreibung* Protokollierung aller Vollversammlungen und Ausschüsse
Eingesetzte QualifikationenOffice Management / Sekretariat
5/2011 – 8/2011
Tätigkeitsbeschreibung
* Klassische Sekretariatsaufgaben
* Erstellung und Korrekturlesen im Reporting
Office Management / Sekretariat
3/2011 – 3/2011
Tätigkeitsbeschreibung
* Klassische Sekretariatsaufgaben
* Sonderaufgaben für den Vorstand
Office Management / Sekretariat
11/2010 – 4/2011
Tätigkeitsbeschreibung
* Verantwortlich für Callcenter (Inbound / Outbound)
* Auftragserfassung
* Angebotserstellung
Call Center, Vertrieb (allg.)
11/2010 – 3/2011
Tätigkeitsbeschreibung
* Privat- und Geschäftskorrespondenz
* Erstellung von Reden
* Liegenschaftsverwaltung
* Steuerangelegenheiten
* Organisation der Jagdpacht
Office Management / Sekretariat
12/2009 – 9/2010
Tätigkeitsbeschreibung
* Ansprechpartnerin für die Bezirkshandlungen
* Präsentationen in Deutsch und Englisch
* Statistiken
* Erstellen des Marketingplans
* Kontroll- und Korrekturfunktion bei der Erstellung aller Drucksachen der Marketingabteilung in Deutsch und Englisch
Office Management / Sekretariat, Marketing (allg.)
5/2006 – 5/2009
Tätigkeitsbeschreibung
* Korrespondenz in Deutsch, Englisch und Französisch
* Vorbereitung von Präsentationen
* Erstellung des Geschäftsberichts
* Verwaltung der Personalakten
* Versicherungsverwaltung
* Betreuung von Haus- und Liegenschaftsangelegenheiten
* Schnittstelle zwischen Mutterkonzern und Geschäftsführer
* Internetpräsenz
* Vertretung des Geschäftsführers
Management (allg.), Personalwesen (allg.)
11/2003 – 4/2006
Tätigkeitsbeschreibung
* Selbständige Bearbeitung von Ersatzteilbestellungen und Kundenanfragen
* Technische Übersetzungen Deutsch/Französisch
* Personal-, Fahrzeug- und Versicherungsverwaltung
* Haus- und Liegenschaftsangelegenheiten
* Reisekostenabrechnungen, Reiseplanung
* Vor- und Aufbereitung der Buchhaltungsunterlagen
* Verantwortlich für Telekommunikation, Büromaschinen und Büromaterialbeschaffung
* Verwaltung aller Kundenakten und diverser Datenbanken der Niederlassung
* Übernahme von Sonderaufgaben im Vertrieb
Office Management / Sekretariat, Vertrieb (allg.), Versicherungen (allg.), Übersetzung
10/2001 – 10/2003
Tätigkeitsbeschreibung
* Verantwortlich für den Aufbau der administrativen Struktur
* Personal-, Fahrzeug-, Versicherungsverwaltung, Haus- und Liegenschaftsangelegenheiten
* Reisekostenabrechnungen
* Entwicklung von Unternehmensrichtlinien und Ablaufhandbüchern
* Einstellung und Einarbeitung von Assistentin und Mitarbeiterin des Empfangs/Telefonzentrale
Projektleitung / Teamleitung, Personalwesen (allg.), Office Management / Sekretariat, Versicherungen (allg.)
4/2000 – 9/2001
Tätigkeitsbeschreibung
* Mitglied des Management Teams
* Verantwortlich für die Personalleitung (Personalbeschaffung und Personalverwaltung)
* Entwicklung/Überwachung von Unternehmensrichtlinien unter Berücksichtigung deutschen Rechts
* Erstellung von Stellenanzeigen
* Verhandlungen mit Personalvermittlern
* Sichtung der Bewerbungen und Vorauswahl
* Führen der ersten Interviews mit den Kandidaten
* Erstellen der Arbeitsverträge
* Assistentin des Geschäftsführers im Bereich Verkauf und Marketing
Personalwesen (allg.), Personalführung, Personalverwaltung, Office Management / Sekretariat, Marketing (allg.)
9/1999 – 3/2000
Tätigkeitsbeschreibung* Verantwortlich für die administrativen Belange der Expansion der Firma nach Osteuropa
Eingesetzte QualifikationenOffice Management / Sekretariat
2/1999 – 8/1999
Tätigkeitsbeschreibung
* Verantwortlich für die gesamte Administration
* Teamleitung von ca. 10 Mitarbeitern (Sekretärinnen, Empfangsmitarbeiter, Hausmeister)
* PMO Projekt Neubau eines Bürogebäudes
Projektleitung / Teamleitung, PMO, Office Management / Sekretariat
3/1995 – 12/1997
Tätigkeitsbeschreibung* PMO bei verschiedenen Projekten bzgl. der Vereinheitlichung der Abläufe bei der Organisation und Nachbereitung von Eigenveranstaltungen der Messe Frankfurt
Eingesetzte QualifikationenPMO, Office Management / Sekretariat
7/1990 – 2/1995
Tätigkeitsbeschreibung
* Vorbereitung und Organisation der halbjährlichen, mehrtägigen Auslandsvertretertagungen in Frankfurt oder im Ausland (Reisebuchungen, Unterbringung, Verpflegung, Erstellen der Tagungsunterlagen in Englisch)
* Organisation und Abrechnung der mehrwöchigen Promotionreisen der Manager des Bereiches
* Besetzung des Auslandsvertreterbüros auf dem Messegelände während der Messelaufzeit
Office Management / Sekretariat, Vertrieb (allg.)
10/1987 – 6/1990
Tätigkeitsbeschreibung
* Klassische Sekretariatsaufgaben in Deutsch, Englisch, Französisch
* Protokollierung des monatlichen Gesamtmanagementmeetings
* Erstellung und/oder Korrekturlesen der Hauptausschuss- und Aufsichtsratssitzungen
* Führen der Zentralablage der gesamten Geschäftsführung
Office Management / Sekretariat
7/1987 – 9/1987
TätigkeitsbeschreibungSchreibkraft im Sekretariat des Leiters der Feldabteilung
Eingesetzte QualifikationenOffice Management / Sekretariat
Ausbildung
Darmstadt
Darmstadt
Weitere Kenntnisse
Lotus Notes, CRM Tools, SAP, Easy2Buy, Easy2Pay, PM Tools, Clarity, DIPAS, Anaqua, Axalant, Sharepoint, Touchpoint, PLM, CoPTrack, Clear Quest, Google Applikationen, Internet
Persönliche Daten
- Deutsch (Muttersprache)
- Englisch (Fließend)
- Französisch (Fließend)
- Spanisch (Grundkenntnisse)
- Griechisch (Grundkenntnisse)
- Europäische Union
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