Assistenz Bauprojekt (PMO) (w/m/d)

PROJEKTBESCHREIBUNG
Projektassistenz für Bauleistungen
Projektbeginn: 01.03.2023
Projektdauer: 12 Monate +++
Standort Baden Württemberg

• Erstellung/Formatierung von Dokumenten (MS Office), Projektvorlagen und Präsentationen (deutsch, teilw. englisch)
• Beschaffung und Auswertung von Informationen/Daten
• Organisationsunterstützung von Besprechungsterminen (Termin- und Raumplanung)
• Nachhalten von spezifischen Aufgaben Projektbeteiligter bzgl. z.B. Rückrufe für Rücklauf von Informationen/Dokumenten
• Teilnahme und Protokollierung an ausgewählten Besprechungen
• Bearbeitung von Projektmanagementdokumenten wie z.B. Org.-Chart, Projektbeteiligtenliste, Projektauftrag, Manngebirge, Meetinglandschaft
• Unterstützung für Projektleitung und Teilprojektleiter im operativen Tagesgeschäft
• Hilfestellung und Ansprechpartner für die Projektbeteiligten (BI/Planer/Lieferanten)
• Projektdokumente für die Projektleitung in DocuSign hochladen
• Projektdokumente für die Projektleitungsteam in Datenaustauschplattformen (AWARO, Teams) ablegen
• Aktualisierung/Erstellung von Dokumenten (digital/physisch) für Projektraum
• Koordination der Aktivitäten mit Projektleitungsteam und PMO

Unterstützend/Backup:
• Gebäude-/Werkszutritte organisieren
• Raumbuchungen, Catering für Besprechungen
• Organisation von Veranstaltungen
• Scannen, Plotten
• Transport- und Versandaufträge erstellen (IBTS)
• IT-Shop Bestellungen: z. B. Equipment, BI WLAN-Access
• Ausstellen von Fotografier Erlaubnis
• Projektinformationskommunikation/-marketing
• Später: Baustelleneinrichtung und Schutzausrüstung, Baustellendoku
• Verwaltung der Projektbüros (Erstellung/Aktualisierung Belegungsplan; IT-equipment)
• Onboarding int. / ext. Projektpartner
• Organisatorischer Support bei Umzügen
• Unterstützung Postverteilung Projektbüro
• Unterstützung Stundenabrechnung

Rahmeninformationen:

• 90% Auslastung vorgesehen
• Auftragsdauer ab 01.03.2023 fix beauftragbar
• Diese Stelle ist als „leitende Assistenz“ im Projekt und ist im Assistenzteam des Neubauprojektteams eingeordnet bzgl. Arbeitsteilung/Abwesenheitsunterstützung. Ziel ist mehr als eine organisatorische Assistenz (daher auch breiteres Profil/Erfahrungshintergrund, gerne mit Bachelor etc.)

Wenn Sie schon bald das Team unseres Kunden verstärken möchten, dann senden Sie Ihre Bewerbung unter Angabe Ihres Stundensatzes ALL-IN.