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Archiviertes Projekt - Projektleiter für IT-Organisation (m/w/d) – Berlin/remote

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  • Juli 2021
  • Dezember 2021
  • D-Großraum Berlin
  • 78 € Stundensatz
  • Remote
  • 11.06.2021

Projektbeschreibung

Digitalisierung der Poststelle
Der Kunde plant ein neues Digitalisierungsprojekt zum Thema Poststelle. Hierzu besteht Unterstützungsbedarf bei der Vervollständigung und Erstellung von Konzepten und der Untersuchung der Arbeitsweise der Poststelle sowie Unterstützung bei der Herstellung der Readiness für die Digitale Akte.

Im Rahmen des Projektes sollen die IST-Prozesse aufgenommen und SOLL-Prozesse für die bevorstehende Digitalisierung erarbeitet werden. Dazu werden bereits Prozesse vom zentralen Projekt zum Basisdienst Dokumenten-Input-Management (DIM) vorgegeben, die auf die Eigenheiten des Kunden angepasst werden müssen. Neben den SOLL-Prozessen für die Digitalisierung soll untersucht werden, wie der aktuellen Problemstellung von hohen Ausfällen in der Poststelle durch neue Organisation entgegengewirkt werden kann.
Zudem soll eine Analyse des Schriftgutes vorgenommen werden, um die Scan- und Archivierungsregeln festzulegen. Auch hierzu stehen vom zentralen Projekt ein Scankonzept sowie eine allgemeine Verfahrensanweisung zur Verfügung, welche es anzupassen gilt. Zudem wird Unterstützung bei der Betrachtung der Räumlichkeiten und Erarbeitung eines Raumkonzeptes zur Umsetzung der Scan-Arbeitsplätze sowie der Lagerflächen des Scangutes benötigt.

Dieses Projekt, hat einen enormen Effekt auf die internen und externen Stakeholder, besonders bei Briefstücken mit gesetzlichen oder gerichtlichen Fristen. Daher gilt es auch eine Stakeholder-Übersicht zu erstellen.
Weiter soll untersucht werden, welche Möglichkeit die Poststelle zur Mitarbeiterentwicklung und Aufgabenentwicklung unter dem Gesichtspunkt der Digitalisierung hat.
Bewertungsgrundlage ist eine zentral zur Verfügung gestellte BAK.
Zu berücksichtigen und zu verwenden sind die bereits erstellten Vorlagen des zentralen Projektes zum Basisdienstes DIM unter der Leitung des Kunden sowie Gesetze, die direkten und indirekten Einfluss auf das Projekt und/oder die Anforderungen haben (z.B. DSGVO sowie Lösch- und Archivierungsfristen).
Für die Modellierung und Dokumentation der Prozesse ist ausschließlich Adonis NP zu verwenden und sich an die Berliner Modellierungskonvention nach aktuellem Stand zu halten.


Konzeptarbeit und Prozessmodellierung:

Arbeitspaket 1
• Unterstützung bei der Herstellung der Readiness des LABO für die digitale Akte im Rahmen verschiedener Arbeitspakete, wie z.B. Schriftgutverwaltung
• Betrachtung der IST- und SOLL-Prozesse der Poststelle mit Untersuchung der internen und externen Stakeholder-Analyse, Optimierung und Anpassung auf die Poststelle des LABO
• Schriftgutanalyse der eingehenden Post unter Berücksichtigung der gesetzlichen und ggf. gerichtlichen Vorgaben
• Anpassung und Finalisierung des Scankonzepts (Scan- und Archivierungsregeln)
o Strukturanalyse
o Betrachtung des Scanprozesses unter dem Fokus Sicherheit
o Schriftgutklassifizierung
o Zusammenspiel mit weiteren Anwendungen wie Dokumentenmanagement System (DMS)
o Anlage Soll-Prozess
o ggfs. weitere Tätigkeiten, die sich aus den Piloten noch ergeben können
• Anpassung und Finalisierung der Verfahrensanweisung nach dem BSI-Standard TR Resiscan (Vorlage von TR Resiscan)
• Unterstützung bei der Betrachtung der Räumlichkeiten und Erarbeitung eines Raumkonzeptes zur Um-setzung der Scan-Arbeitsplätze sowie der Lagerflächen des Scangutes
• Untersuchung der Poststelle auf organisatorische/strukturelle Optimierungen (z.B. Betrachtung von Ausfällen in der Poststelle und Möglichkeiten zur Verringerung von Fehlläufern)
• Erarbeitung einer Handlungsempfehlung mit Bezug zu Aufgaben, welche aktuell von der Poststelle übernommen werden, die nicht ordinär zum Aufgabengebiet gehören
• Untersuchung der möglichen Mitarbeitenden- und Aufgabenentwicklung durch die Digitalisierung und neue Aufgaben durch das Entwicklungsprojekt
• Beschreibung von Optimierungspotenzialen und Erstellung von entsprechenden, abgeleiteten Handlungsempfehlungen auf Basis der erarbeiteten Ergebnisse

Kenntnisse und Erfahrungen:

Organisationsentwicklung
• Durchführung von Organisationsanalysen, Entwicklung von strategischen Vorgaben, Abgleich der Strategie mit Organisationsstrukturen und Prozessen, Review von Organisationstrukturen und Prozessen, Entwicklung und Bewertung von Strukturalternativen, Redefinition von Organisationsstrukturen und Prozessen, Begleitung der Implementierung der neuen Organisationsstruktur

Geschäftsprozessentwicklung
• Erhebung von Geschäftsprozessen, Analyse und Bewertung der Geschäftsprozesse (z.B. Schnittstellenanalyse und Schwachstellenanalyse), Entwicklung einer Prozesslandkarte, Durchführung der Prozessmodellierung und -optimierung, Begleitung der Prozessimplementierung, Unterstützung bei der Etablierung eines Prozessmanagements

Fachkompetenzen:
• Erfahrungen in IT-Organisationsberatungsprojekten und Digitalisierungsvorhaben in Bund und Ländern
• Kenntnisse sowie Beratungs- und Projekterfahrungen bei der Organisationsentwicklung und der Optimierung von Geschäftsprozessen in unterschiedlichen Organisationen der öffentlichen Verwaltung oder vergleichbaren Organisationsformen (Non-Profit-Organisationen)

Erfahrungen in der Projektarbeit:
• Kenntnisse und Erfahrungen mit Projektmanagementstandards bzw. -rahmenwerken (z.B. PRINCE 2, PMBOK Guide (PMI), ICB (IPMA Competence Baseline))
• Kenntnisse und Erfahrungen in der Anwendung von Moderations- und Präsentationstechniken
Abrufspezifische Fähigkeiten und Kenntnisse:
• Erfahrung mit dem IKT-Basisdienst Dokumenten-Input-Management (DIM)
• Kenntnisse zu organisatorischen Veränderungen bei der Einführung einer digitalen Poststelle
• Kenntnisse zu Digitalisierungsprojekten zum Thema Digitale Akte „Readiness“ in der Berliner Verwaltung
• Erfahrung bei der Erhebung, Entwicklung und Dokumentation von IST- und SOLL-Prozessen nach der aktuellen Berliner GPM-Modellierungskonvention von SenInnDS unter Verwendung der Modellierungssoftware Adonis NP



Hinweis - Besondere A-Kriterien:
- Erfahrung bei der Erhebung, Entwicklung und Dokumentation von IST- und SOLL-Prozessen nach der aktuellen Berliner GPM-Modellierungskonvention von SenInnDS unter Verwendung der Modellierungssoftware Adonis NP
- Erfahrung mit dem IKT-Basisdienst Dokumenten-Input-Management (DIM)

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