Interim Executive Assistant | Office Management | Assistenz | Personal Assistant | Projektassistenz

Selbständige Interim Executive Assistant, Office Managerin und Projektassistenz. Ich biete flexible Interimsdienstleistungen mit Fokus auf schnelle, professionelle und effiziente Unterstützung in Projekten sowie der nahtlosen Vakanzüberbrückung.

• Assistentin
• Büroorganisation
• Office Management
• Organisation (allg.)
• Projektassistenz1 J.
• Sekretariatsschulung

Kalender- & Terminmanagement
Effiziente Planung und Koordination von Meetings, Terminen und Verabredungen
Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern für reibungslose Abläufe
Priorisierung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit
Verwaltung geschäftlicher und privater Termine zur optimalen Entlastung des Executives

Professionelles Kommunikationsmanagement
Screening und Strukturierung eingehender E-Mails und Telefonate
Erstellung, Bearbeitung und Versand von Korrespondenzen im Namen des Executives
Diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
Koordination interner Kommunikation für klare und schnelle Informationsflüsse

Besprechungs- & Meetingkoordination
Vorbereitung von Agenden, Unterlagen und Präsentationen
Organisation aller logistischen Anforderungen (Technik, Räume, Catering, virtuelle Setups)
Präzise Protokollführung und Nachverfolgung von To-dos und Deadlines
Sicherstellung, dass alle Teilnehmenden vorab vollständig informiert sind

Reiseorganisation & Travel Management
Buchung von Flügen, Hotels, Transfers und Mietwagen
Erstellung detaillierter Reisepläne und -routen
Verwaltung von Reisekosten, Abrechnungen und Auslagen
Unterstützung bei Visa, Versicherungen und weiteren Formalitäten

Dokumentenmanagement & Vorbereitung
Erstellung und Aufbereitung von Berichten, Präsentationen und geschäftlichen Unterlagen
Recherche und Zusammenstellung relevanter Informationen für Entscheidungsgrundlagen
Korrekturlesen, Formatieren und Qualitätskontrolle aller Dokumente
Strukturierte Verwaltung digitaler Ablagesysteme und vertraulicher Dateien

Projektmanagement-Unterstützung
Koordination laufender Projekte und Überwachung von Meilensteinen
Schnittstellenmanagement zwischen Abteilungen und Teams
Erstellung regelmäßiger Statusberichte und Projektupdates
Unterstützung bei der Planung und Umsetzung neuer Prozesse und Initiativen

Office- & Verwaltungsmanagement
Überwachung von Bürobedarf, Ausstattung und organisatorischen Abläufen
Zusammenarbeit mit Facility Management für Wartung und Reparaturen
Organisation interner Events und Teamaktivitäten
Optimierung von Büroprozessen und digitalen Strukturen

Kunden- & Stakeholder-Management
Aufbau und Pflege von Beziehungen zu Kunden, Partnern und externen Stakeholdern

Planung und Durchführung von Kundenterminen, Präsentationen und Firmenveranstaltungen
Bearbeitung von Anfragen und proaktive Lösungsfindung
Netzwerkpflege zur Unterstützung strategischer Unternehmensziele

Persönliche Assistenz
Unterstützung bei privaten Angelegenheiten zur Entlastung des Executives
Organisation persönlicher Termine und individueller Arrangements
Diskrete Verwaltung administrativer Aufgaben wie Budgetplanung oder Rechnungsprüfung
Abstimmung mit weiteren Führungskräften für effiziente administrative Abläufe

Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams,OneDrive, Canva, SharePoint), Kommunikations- und Collaboration-Tools (Teams, Zoom, Slack), KI‑Tools (Microsoft Copilot, ChatGPT und weitere Automatisierungslösungen), Reise- und Buchungssysteme (Amadeus sowie gängige Online‑Buchungsportale), digitale Dokumenten- und Cloud‑Managementsysteme, Event‑ und Projektmanagement‑Software für hybride und digitale Arbeitsumgebungen.