PMO Spezialistin | Projektmanagement & Projektkoordination | IT- & ERP-Projekte

9/2025 – 4/2026

– PMO-Funktion innerhalb des Kernprojektteams für Transition- und Managed-Service-Projekte in einem hybriden, SCRUM-nahen Projektumfeld
– Beratung und operative Unterstützung bei Projektkoordination, Projektplanung und Projekt-Nachverfolgung
– Umsetzung und Sicherstellung der PMO-Governance innerhalb der Projekt- und Programmstrukturen
– Terminplanung und -koordination für Projekt-, Team- und Abstimmungstermine inkl. SCRUM-naher Regeltermine (z. B. Reviews, Abstimmungen)
– Planung, Koordination und Nachverfolgung von Meilensteinen, Risiken und Maßnahmen
– Projektcontrolling sowie Erstellung von Projekt-, Programm- und Statusreportings für Management und Stakeholder
– Erstellung, Pflege und Qualitätssicherung der Projektdokumentation (Agenda, Protokolle, Statusberichte, Roadmaps, Entscheidungsvorlagen)
– Vorbereitung und Aufbereitung von Projektstatus- und Entscheidungsunterlagen
– Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Workshops und Reviews
– Begleitung und Unterstützung von Transition-Projekten im Managed-Service-Umfeld
– Strukturierung und Steuerung von Onboarding-Aktivitäten
– Schnittstellenmanagement sowie Förderung transparenter Kommunikation zwischen Kernteam, Fachbereichen und externen Partnern
– Unterstützung bei Ressourcenplanung, Terminmanagement und Qualitätssicherung
– Mitwirkung bei Change-Management-Aktivitäten (Analyse, Bewertung und Umsetzung von Änderungen)
– Identifikation und Umsetzung von Optimierungspotenzialen in Projektprozessen und Abläufen

Reporting, Confluence, IT Service Management (ITSM), PMO (IT), Projektmanagement (IT), Scrum, Projektplanung, Jira, Projektkoordinator, Projektsteuerung (Projektcontrolling)

4/2024 – 8/2025

– Unterstützung des Projektleiters
– Unterstützung im Backoffice im Bereich Finance und Accounting
– Pflege von Kundenportalen (Buchungen und Rechnungen)
– Tests von Kundenportalen und ERP-Systemen zur Validierung
– Begleitung und Betreuung der Anwender sowie Kommunikation mit dem Kunden
– Einführung und Optimierung der ERP-Systeme NetSuite und BST in Zusammenarbeit mit dem Entwicklungsteam
– Optimierung von Prozessen und Workflows
– Unterstützung bei der Rechnungsstellung im System
– Schnittstellenbetrachtung zwischen Finance und Accounting
– Erstellung von Anleitungen für neue Systeme
– Vorbereitung, Migration und Validierung von ERP-Daten in Excel
– Durchführung von Controlling-Aufgaben und Analysen in Excel
– Nutzung von Pivot-Tabellen, Formeln und Dashboards in Excel
– Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben in Excel (Makros, VBA)
– Umsetzung von Anforderungen der Fachabteilungen mit dem Entwicklungsteam
– Durchführung von Datenabgleichen mittels Excel-Formeln
– Tracking des Projektfortschritts und Prozessoptimierung mit Excel
– Visualisierung projektbezogener Kennzahlen in Excel
– Schulung und Support für Mitarbeitende während der Go-Live-Phase
– Dokumentation und Erstellung von Blueprints zur Prozessoptimierung

Controlling, Datenanalyse, ERP-Projektleiter, Microsoft Excel, PMO (IT), Projektmanagement (IT), Prozessmanagement, Reporting, Schreiben von Dokumentation

1/2023 – 4/2026

– Sicherstellung der termingerechten, budgetkonformen und qualitativ hochwertigen Projektumsetzung
– Kontinuierliche Überwachung und Anpassung des Projektplans
– Koordination und Unterstützung der Projektmitarbeiter bei ihrer Arbeit
– Administrative und operative Beratung von Projektleitern und -teams
– Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die Projekte
– Planung und Optimierung des Ressourceneinsatzes im Projekt
– Behebung von Ressourcenkonflikten
– Identifikation potenzieller Risiken im Projekt und Entwicklung von Maßnahmen zur Risikominderung
– Effektive Kommunikation mit Projektteams, Stakeholdern und Management
– Förderung einer positiven Teamdynamik und Zusammenarbeit
– Entwicklung konkreter Handlungsoptionen aus den gesammelten Daten
– Bereitstellung aktueller und verlässlicher Projektdaten
– Förderung des Informationsflusses und der Kommunikation zwischen Projektmitgliedern sowie Stakeholdern
– Verwaltung von Mitarbeiterdaten, insbesondere Kapazität, Projektallokationen und Fähigkeiten
– Überwachung des Projektfortschritts und Steuerung von Abhängigkeiten in Bezug auf Ressourcen, Budgets und Zeitpläne
– Organisation von Besprechungen, Workshops und Gesprächen mit Kunden vor Ort
– Zusammenarbeit und Koordination mit den verschiedenen Abteilungen
– Management der externen Dienstleister
– Rechnungserstellung
– Gewährleistung der Wirtschaftlichkeit des Projekts
– Koordination der verschiedenen Abteilungen
– Organisation und Planung der Firmenausgaben (Hardware, Software und Personal)
– Operative PMO-Unterstützung in hybriden Projektumgebungen (SCRUM-nah)
– Unterstützung von Kernteams und Produkt-Teams innerhalb plattformbasierter IT-Projekte
– HubSpot CRM-System einrichten und pflegen
– Aufgaben- und Projektplanung in Jira
– Verwaltung und Pflege von Jira-Kanban-Boards
– Dokumentation in Confluence
– Aufbau und Pflege einer Wissensdatenbank
– Arbeit mit SharePoint Lists und Excel

Confluence, Controlling, CRM (Customer Relationship Management), Jira, PMO (IT), Projektmanagement (IT), Prozessmanagement, Reporting, Schreiben von Dokumentation