Gründungsberaterin - PMO/GF-Assistenz/Dokumentenmanagerin

2/2022 – 7/2022

Assistenz im Projektmanagement eines Immobilienunternehmens

Projektassistenz

9/2021 – 12/2021

Akquise + Fortbildung in den Themenfeldern:
- Projektmanagement, MS Project und Wirtschaftsenglisch -

INHALT DER FORTBILDUNG:
Projektorganisation
- Methoden
- Abwicklung und Steuerung
- Ressourcenmanagement
- Projektauswertung
Microsoft® Project
- Vorgänge organisieren
- Ressourcen
- Vorgänge Ressourcen zuordnen
- Projektpläne formatieren und drucken
- Projektfortschritt verfolgen
- Feinabstimmung von Ressourcen- und Zuordnungsdetails
- Projektpläne optimieren
- Projektdetails organisieren, formatieren und verfolgen
- Datenaustausch zwischen MS Project und anderen
Anwendungen
- Projektstatus verfolgen und als Bericht ausgeben
Projektmanagement, Aufbaukurs
- Projektorganisation
- Methoden des Projektmanagements
- Abwicklung und Steuerung Aufgabenverteilung
- Projektsteuerung/Projektcontrolling
- Dokumentation
- Datenstruktur
- Definition der Projektumgebung
- Terminmanagement
- Projektansichten / Diagramme
- Ressourcenmanagement
- Leistungs- und dauergesteuerte Terminplanung
- Ressourcenzuweisung und -auswertung
- Projektstatistik und -verfolgung
- Definition von Sollwerten (Basisplan)
- Terminverfolgung
- Überwachung der Ressourcenleistung
- Kostenverfolgung
- Wirtschaftsenglisch

Projektmanagement

1/2018 – 7/2021

- Führung und Aktualisierung von verschiedenen Listen nach Vorgabe, z.B. Kalkulationen, Budgetplanung, Projektstatusberichte, Wirtschaftlichkeitsberechnungen
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen inkl. Protokollführung
- Korrespondenz mit Projektbeteiligten
- Mitwirkung bei der Erstellung von GU-Verträgen
- Steuerung und Mitwirkung bei Abnahmen des Gemeinschaftseigentums
- Tägliches Bearbeiten der Wiedervorlage / Fristenkontrolle für die Projektleiter/Projektsteuerer
- Rechnungsfreigaben
- Büroorganisation
- Terminplanung und -überwachung
- Zusammenstellung von Revisionsunterlagen
- Bearbeitung von Abnahme- und Übergabeprotokollen
- Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen
- Assistenzaufgaben für Abteilungsleitung
- Allgemeine Büroarbeiten
- Pflege von Datenräumen / Dokumentenmanagement / Digitale Ablage / Papierablage

Ablauf- / Terminmanagement, Ablauforganisation, Arbeitsablaufplanung, Auftragsabrechnung, Büroorganisation, MS Office (Anwenderkenntnisse), Projekt-Dokumentation, Projekt - Berichtswesen, Projektassistenz, Projektdurchführung, Projektkalkulation, Projektmanagement - Kommunikation, Projektorganisation

3/2016 – 10/2017

- Abwicklung Korrespondenz
- Terminmanagement
- allgemeine Assistenzaufgaben für Projektsteuerung und Abteilungsleitung
- Protokollführung
- Reisebuchungen
- Wiedervorlageverwaltung u. Fristenkontrollen
- Recherchen
- Einholung und Beauftragung von Angeboten und Wartungsverträgen
- Zusammenstellung Vertragsunterlagen (Due Diligence für Globalverkäufe)
- digitale Projektablage und Papierablage
- Versicherungsaufstellung für Objekteinrichtungen kumuliert und nach Leanplan
- Anfertigung eines Wohnungsleitfadens
- Unterstützung bei Abnahmen, Schlüsselübergaben
- Organisation und Koordination bei Versorgerthemen

Ablauf- / Terminmanagement, Arbeitsablaufplanung, Büroorganisation, Projekt-Dokumentation, Projekt - Berichtswesen, Projektassistenz, Projektdurchführung, Projektmanagement - Kommunikation, Projektmanagement - Office, Projektmanagement - Vertragsmanagement, Projektorganisation, Technische Projektassistenz

1/2010 – 12/2015

selbständige Bürodienstleisterin
Eigenes Bürodienstleistungsunternehmen mit Kunden aus verschiedenen Bereichen und mit vielseitigen Aufgabengebieten

Akquise / Kontakt, Büroorganisation, Einkaufsorganisation, Entscheidungsprozessmanagement

2/2005 – 10/2009

- Kalender-/Terminverwaltung und -koordination/-planung
- Erstellung Korrespondenz sowie Umverteilung (eigenverantwortlich, nach Diktat, Vorlage, Stichpunkten)
- Erfassung von Ergebniszahlen
- Erstellung von Agenden für die GF sowie Einarbeitung von Ergebniszahlen sowie Umverteilung der Protokolle
- Bearbeitung von Tabellenkalkulationen
- Erstellung und Versand von Rechnungen
- Postbearbeitung / Vorselektion für Geschäftsführer, Projektleitung und Bauleitung
- Reisebuchungen (Hotel, Flug, Bahn, Mietwagen)
- Organisation von Konferenzen und Besprechungen
- Wiedervorlageverwaltung und Fristenkontrolle
- Verfassen von Angeboten sowie Nachunternehmeraufträgen und Preisspiegeln
- Erstellen monatlicher Zeiterfassung
- Kassenbuchabrechnung
- Bürgschaftsverwaltung
- Büromaterialbestellung
- Koordination und Versand von Karten und Präsenten
- Vertretung der Geschäftsführungssekretärin des Gewerbebaus
- Telefondienst
- zeitweise Vertretung für Empfang

Ablauf- / Terminmanagement, Angebotsmanagement, Büroorganisation, Büroplanung, Konferenzgestaltung, Projekt - Berichtswesen, Rechnungswesen (allg.), Technische Projektassistenz

5/2000 – 12/2004

- Unterstützung als angestellte Geschäftsführerin im eigenen Gastronomiebetrieb des Ehegatten
- vorbereitende Buchhaltung und Kassenbuchführung
- Bewerbungsgespräch sowie Einstellung von Personal - Ausstellung von Arbeitszeugnissen
- Koordination von Personal
- Verwaltung von Verträgen und Wartungsthemen Fuhrpark (Pizzataxi)
- Vorbereitung und Durchführung von außerordentlichen Veranstaltungen (Stadtfest)
- Koordination mit Steuerberatung und Behörden
- Service/Bedienung im Gastronomiebetrieb
- Koordination von Einkäufen, Ausstattung und Wartungsarbeiten (Kaffeemaschinen und andere)
- allgemeine Büroarbeiten

Auftragsabrechnung, Buchhaltung, Büroorganisation, Büroplanung, Einkauf (allg.), Fuhrpark-Management, Gastronomie, Projektmanagement - Personalmanagement, Vertragsmanagement

9/1998 – 4/2000

- Kundenbetreuung
- Korrespondenz für Geschäftsführung und Produktionsleitung
- Terminüberwachung
- Verwaltung und Betreuung der Telefonzentrale mit 4 Anschlüssen
- Einsatzplanung für EB-Team inkl. Equipment und Vermietung der Schnittplätze
- Koordination des festen Teams und freier Mitarbeiter für Produktionen und Fremdaufträge
- Angebotserstellung für EB-Team und Schnittplätze
- Reise- und Hotelbuchungen für Geschäftsführung und Produktionsleitung
- Postbearbeitung
- Verwaltung Einkauf, Büromaterial, Betriebsbedarf, Koordination Reparaturen
- Praktikantenbetreuung

Ablauf- / Terminmanagement, Angebotsmanagement, Bildschnitt, Büroorganisation, Fernsehen, Filmtechnik, Kameramann / Kamerafrau, Kundendienst, Filmen, Tonschnitt

11/1995 – 8/1998

- Unterstützung im Gastronomie Familie

Gastronomie

11/1988 – 10/1995

- Einsatz als Springerin
- Sekretariatsarbeiten allgemein
- Terminverfolgung,
- Reiseplanung und Personalstatistik
- Schriftverkehr mit Europäischer Gemeinschaft, den Bundesministerien u. öffentlichen Institutionen
- Verfassen von Berichten, Planungs- und Ergebnisdokumenten, Jahresberichten ect.

Ablauf- / Terminmanagement, Büroorganisation, Einkauf (allg.)

9/1987 – 11/1988

Berufsausbildung Kauffrau für Büromanagement (früher Titel "Bürogehilfin")

Büroorganisation, Büroplanung