Interim | Projektkoordination & Ausschreibungsmanagement (Bieterseite)
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- 12.10.2026
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Kurzvorstellung
Geschäftsdaten
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
1/2024 – 3/2024
Tätigkeitsbeschreibung
+ Weiterentwicklung eines Office-Konzepts zur Optimierung der Arbeitsabläufe in Office- und Assistenzfunktionen mehrerer Bereichsleitungen
+ Neukonzeption der Office-Administration mit dem Ziel verbesserter Vertretungsfähigkeit
+ Strukturierung und Konsolidierung von Reisekosten-, Abrechnungs- und Vertragsprozessen
+ Aufbau einer nachvollziehbaren Dokumenten- und Unterlagenorganisation
+ Operative Unterstützung der Bereichsleitungen: Termin- und Veranstaltungskoordination, Berichte und Präsentationen
Ergebnis: strukturierte, dokumentierte Office-Abläufe mit klaren Zuständigkeiten, verbesserte Vertretungsfähigkeit, geordnete Übergabe an die interne Nachfolge
Projektkoordinator, Projektorganisation, Ablauf- / Terminmanagement, Organisationsentwicklung, Projekt-Dokumentation
3/2023 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
+ Geschäftsführung der OTT Solutions GmbH (Nachfolgeunternehmen der GussTech Andreas Ott)
+ Operative und administrative Koordination in Projekten der Anlagenplanung und des Projektmanagements für Industriekunden
+ Steuerung von Angebots-, Bestell- und Terminprozessen einschließlich Lieferantenkoordination
+ Schnittstelle zwischen Kunden, Technik, Einkauf und externen Partnern
+ Begleitend zu Interim-Mandaten in Projektkoordination und Vergabesteuerung
Lieferantenmanagement (allg.), Projektkoordinator, Ablauf- / Terminmanagement, Projektorganisation
1/2023 – 10/2023
Tätigkeitsbeschreibung
+ Operative Projektkoordination für zunächst 6, im Projektverlauf bis zu 9 Projektleitungen (Sanierung / Mieterausbau eines Bürohochhauses, ca. 30 Mio. €)
+ Koordination von Terminen, Abstimmungen sowie Dokumenten-, Freigabe- und Informationsflüssen
+ Steuerung abteilungsübergreifender Freigabeprozesse mit Rechtsabteilung, Buchhaltung, Marketing und Geschäftsleitung
+ Schnittstelle zu Objektüberwachung, Projektsteuerung und Joint-Venture-Partnern, u. a. zu Zutrittsregelungen für künftige Mieter und Ausbaufirmen
+ Technische Koordination des Musterbüros nach dessen Umzug: IT, Zutritt, Klimatechnik und kleinere Innenausbau-Themen
+ Organisation und Nachverfolgung von Auftrags-, Nachtrags- und Rechnungsprozessen sowie offener Punkte im Bauablauf
Ergebnis: spürbar entlastete Projektleitungen, transparente Projektorganisation, voll funktionsfähiges Musterbüro nach Umzug
Projektmanagement - Kommunikation, Projektorganisation, Ablauf- / Terminmanagement, Projektkoordinator
4/2022 – 10/2022
Tätigkeitsbeschreibung
+ Gesamtsteuerung der bieterseitigen Teilnahme- und Angebotsprozesse für 3 Geschäftsstellen bundesweit
+ Sichtung und Qualifizierung eingehender Ausschreibungen als Grundlage für Go/No-Go-Entscheidungen der Geschäftsstellenleitungen
+ Steuerung von 10–12 Verfahren pro Monat, insgesamt rund 70 Verfahren bewertet und begleitet
+ Steuerung von Fristen, Bieterfragen, internen Beiträgen und Freigaben bis zur fristgerechten Einreichung
+ Zusammenführung von Eigenerklärungen, Nachweisen und Referenzen
+ Fachliche Steuerung von 2 zuarbeitenden Mitarbeitenden
+ Etablierung einer einheitlichen Arbeitsweise in der Angebotsbearbeitung über alle Standorte
+ Abstimmung mit Geschäftsführung, CFO, HR und Geschäftsstellenleitungen
Projektkoordinator, PMO, Projektmanagement - Angebotsmanagement, Projektmanagement - Kommunikation, Projektorganisation
11/2021 – 12/2021
Tätigkeitsbeschreibung
Vertretung der Management-Assistenz über 8 Wochen
Unterstützung der Geschäftsleitung bei Terminen, Abstimmungen und Entscheidungsgrundlagen
Koordination von Informationsflüssen und Unterlagen zwischen Fachbereichen und externen Partnern
Mitwirkung an Vertrags- und Rechnungsprozessen
Anschließend Folgebeauftragung beim selben Kunden für die Gesamtsteuerung der Vergabe- und Angebotsprozesse (04/2022 – 10/2022)
Dokumentenmanagement, Externe Kommunikation, Interne Kommunikation, Organisation (allg.), Projektkoordinator, Projektmanagement - Office, Vertragsmanagement
2/2020 – 5/2020
Tätigkeitsbeschreibung
Beschreibung:
- Koordination von Kundenaufträgen im industriellen Umfeld
- Abstimmung zwischen Vertrieb, Produktion und internen Schnittstellen
- Steuerung und Überwachung von Auftragsabläufen
- Analyse und Optimierung bestehender Prozesse
- Bearbeitung und Koordination von Reklamationen
- Auswertung vertriebsbezogener Kennzahlen (KPIs)
- Unterstützung aktiver Vertriebsprozesse und Schnittstellenarbeit zur Geschäftsleitung
Projektmanagement - Kommunikation, Projektorganisation, Analyse der Kennzahlen, Bestandsmanagement, Einkauf (allg.), Koordinator, Organisation (allg.), Reporting, Vertrieb (allg.)
1/2018 – 1/2020
Tätigkeitsbeschreibung
- Koordination und Steuerung von Großkundenaufträgen im B2B-Umfeld
- Abstimmung zwischen Vertrieb, Logistik und internen Schnittstellen
- Planung und Steuerung von Beständen und Lieferprozessen
- Überwachung und Koordination von Auftragsabwicklung und Logistikprozessen
- Analyse und Aufbereitung vertriebsrelevanter Kennzahlen (KPIs)
- Organisation und Koordination von Messeauftritten und Vertriebsaktivitäten
- Mitwirkung an der Optimierung von Prozessen und Strukturen im Vertriebsumfeld
Akquise / Kontakt, Analyse der Kennzahlen, Auftragsabrechnung, Außendienst-Steuerung, CRM (Customer Relationship Management), Dokumentenmanagement, Projektkoordinator, Projektmanagement, Sales Management, Versandabwicklung
3/2012 – 2/2023
Tätigkeitsbeschreibung
+ Kaufmännische Projekt- und Auftragsabwicklung im Familienunternehmen (Gießerei- und Anlagenumfeld), begleitend zu weiteren Tätigkeiten
+ Steuerung von Angebots-, Bestell- und Terminprozessen sowie Lieferantenkoordination
+ Seit 03/2023 fortgeführt als OTT Solutions GmbH
Lieferantenmanagement (allg.), Projektkoordinator, Ablauf- / Terminmanagement, Projektorganisation
Zertifikate
IHK Heilbronn
CETPM GmbH, Institut an der Hochschule Ansbach
Ausbildung
Über mich
Schwerpunkt Vergabesteuerung (Bieterseite):
– Ausschreibungsqualifikation als Grundlage für Go/No-Go-Entscheidungen
– Steuerung von Fristen, Bieterfragen, Freigaben und internen Beiträgen
– Zusammenführung von Eigenerklärungen, Nachweisen und Referenzen
– Koordination mehrerer paralleler Verfahren bis zur fristgerechten Einreichung
Schwerpunkt Projektkoordination:
– Koordination von Terminen, Abstimmungen sowie Dokumenten- und Freigabeflüssen
– Schnittstelle zwischen Projektleitung, Fachbereichen und externen Partnern, auch im Joint-Venture-Umfeld
– Organisation und Nachverfolgung von Auftrags-, Nachtrags- und Rechnungsprozessen
Ergänzend übernehme ich Koordinationsaufgaben im beschaffungsnahen Umfeld: Bestell-, Liefer- und Terminverfolgung, Lieferantenkommunikation sowie die Abstimmung mit Einkauf und internen Fachbereichen.
Erfahrung: 25+ Jahre Projekt- und Auftragsabwicklung. Unter anderem Gesamtsteuerung der bieterseitigen Teilnahme- und Angebotsprozesse für 3 Geschäftsstellen eines Ingenieur- und Projektmanagementunternehmens mit rund 70 Verfahren sowie operative Projektkoordination für bis zu 9 Projektleitungen in einem Bauprojekt im Joint Venture mit ca. 30 Mio. € Volumen.
Typische Auftraggeber: Ingenieur- und Planungsbüros, Generalplaner, Projektsteuerer, Bauunternehmen, technische Dienstleister und projektorientierte Mittelständler.
Plattformen und Tools: DTVP, Vergabe24, subreport | MS Office 365, SAP
Weitere Kenntnisse
+ bieterseitige Vergabe- und Angebotsprozesse (öffentliche Ausschreibungen)
+ technische und bau-/auftragsnahe Projektumfelder, auch im Joint Venture
+ operative Projekt- und Auftragsabläufe inkl. Nachtrags- und Freigabeprozessen
+ Abstimmung mit Geschäftsführung, Projektleitungen, Fachbereichen und externen Partnern
+ beschaffungsnahe Koordination: Bestell-, Liefer- und Terminverfolgung, Lieferantenkommunikation
VERFAHREN & PLATTFORMEN
+ Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, offene Verfahren
+ DTVP, Vergabe24, subreport
METHODIK & WEITERBILDUNG
+ K.O.S.U.® – eigener Arbeitsansatz: Koordinieren, Organisieren, Strukturieren, Umsetzen
+ MAKIGAMI – Effiziente Prozesse in administrativen Bereichen (CETPM, 2024)
+ Zertifikat Vertriebsleiter (IHK, 2024)
IT
+ MS Office 365, SAP, DATEV, Abacus, Sage 100
Persönliche Daten
- Deutsch (Muttersprache)
- Englisch (Grundkenntnisse)
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