PMO Consultant mit Change Management & Communication Management

1/2021 – 12/2022

ONE ERP: SAP S/4Hana transition (move from 7 ERP systems to 1 system) including the definition and implementation of new To-Be business processes in Fulfillment and Finance & Controlling as well as the execution of the organizational change.
Rolle: Workstream Lead Kommunikation und PMO
Als Communication Lead war ich verantwortlich für die erfolgreiche Programmkommunikation auf Gruppenebene und die Erstellung von Kommunikationsmaterialien für die Sale Center (55 weltweit) und Production Center (5) sowie für die Leitung des Communication Teams
• Planung und Umsetzung der Programmkommunikation (Plan, Budget, Statusberichterstattung) auf Gruppenebene (Info Sessions, Newsletter, Zoom-In Sessions, Zoom-In Abstracts, ONE ERP SharePoint Workspace, ...)
• Erstellung von Kommunikationsmaterialien für PCs und SCs.
• Bereitstellung der Sammlung und Auswertung von Feedback für die Programmkommunikation auf Gruppen- und Entitätsebene

Als PMO für Change Management und Organizational Alignment stellte ich die erfolgreiche Durchführung der Programmkommunikationsaktivitäten sicher und leistete dem Program Manager (Business) und dem Project Manager Change & Communication administrative und operative Unterstützung.

• Programm-Kommunikation: Erstellung des Programm-Newsletters, Organisation der ONE ERP Info Sessions, Produktion der Workstream-Webcasts, Veröffentlichung von Inhalten auf dem ONE ERP SharePoint, laufende Verbesserung des SharePoint-Programm-Workspace
• Unterstützung des Projektmanagements
• Erstellung und Verwaltung von Projektplänen, Anforderungsmanagement, Risikoverfolgung und Dokumentenmanagement (innerhalb definierter Tools: Jira, Sharepoint Workspace, Planview)
• Unterstützung von Workstream Leads und Teammitgliedern bei der Nutzung von Projekttools
• Organisation und Durchführung von Workshops
• Vorbereitung und Unterstützung bei der Erstellung des monatlichen Projektberichts und der Budgetverfolgung
• Unterstützung bei der Erstellung der Projektdokumentation (Vor- und Nachbereitung von Workshops, inkl. PPTs)
• Administrative Unterstützung beim On- und Offboarding von neuen Teammitgliedern

Jira, Kommunikation (allg.), Microsoft SharePoint Server, Microsoft Excel, MS Office (Anwenderkenntnisse), Microsoft Powerpoint, PRINCE2

9/2018 – 1/2020

Rolle: Projekt Managerin PMO
Im Projekt der DB Vertrieb GmbH habe ich Projekt- und Teilprojektleiter unterstützt bei der Erstellung der Fachkonzepte, des Lastenhefts sowie weiterer Vergabeunterlagen, Erstellung und Auswertung der Bewertungsmatrix für die Auswertung der Angebote diverser Bieter, Erstellung eines Betriebshandbuches, Analyse und Visualisierung von IST Prozessen und Erstellung von Sollprozessen, Organisation und Umsetzung von Veranstaltungen und Workshops für interne und externe Teilnehmer Ausschreibung Fremdvergabe Cash Management Unterstützen der Projektleitung bei Planungsaufgaben uvm.
Anforderungsprofil DB: Unterstützen der Projektleitung bei Planungsaufgaben (Unterstützen und Mitarbeit bei der Strukturierung des Projektes; Erstellen und aktualisieren von Aufwands und Terminplänen, Aufzeigen kritischer Projektteile), Durchführen der Projektorganisation und Dokumentation (Vor- und nachbereiten von Sitzungen, nachhalten vereinbarter Maßnahmen, Organisation der Projektdokumentation, ggf. Pflege der Fachkonzepte), Durchführen von Informationsaufgaben (Entscheidungsunterlagen vorbereiten, Projektberichte erstellen), Vertreten der Projektleitung. Projektsprache: Deutsch

PMO, PRINCE2, Projekt - Berichtswesen, Projekt-Arbeitsvorbereitung, Projektmanagement

4/2018 – 4/2018

Definition der Reporting Prozesse des europäischen Projektportfolios und Vorbereitung eines regelmäßigen Reporting für die europäischen Führungskräfte, Festlegen von Projektmanagement Standards innerhalb der europäischen Organisation, Erstellung von Templates und Governance Vorgaben und Sicherstellen ihrer Einhaltung, Implementierung des Projektmanagement Tools in der europäischen Organisation sowie in den einzelnen Märkten, Training der Mitarbeiter in den Märkten, Koordination diverser globalen Projekte und Initiativen.

Projektmanagement, Projektmanagement - Office, Projekt - Berichtswesen, Mehrprojektmanagement, PRINCE2

6/2017 – 3/2018

Projektcontrolling, Budgetcontrolling und Bestellwesen im Bereich Market Risk, Implementierung von Prozessen und Sicherstellung der Bank-Standards für das Projekt sowie das IT Team, Budget- und Ressourcenplanung, Bearbeitung von Bedarfsanfragen und Einkaufsanforderungen, On- und Offboarding, Bearbeitung von Hard-und Software Anforderungen (Team & Projekt), Projektplanung und Koordination, Fortschrittskontrolle, Risiko Management, Status Reporting, interne und externe Kommunikation, Pflege von SharePoint Inhalten (Projekt-SharePoint). Projektsprachen: Englisch, Deutsch

PMO (IT), IT-Controlling, Prozessoptimierung

11/2016 – 6/2017

• Definition und Optimierung relevanter Prozesse und
• Budgetplanung und Überwachung, Risiken, offene Punkte
• Kosten und Kapazitätsanalyse
• Entwurf von Vorlagen (templates) und Dokumenten, Erstellung und Pflege von Dokumentation und Reports (Projekthandbücher, Meeting Minutes)
• Korrespondenz mit Kunden und internen Teams sowie allgemeine administrative Aufgaben

Projektassistenz (IT), Projektmanagement - Office, Projektmanagement - Kommunikation

8/2015 – 12/2015

Randstad Sourceright übernimmt für ihre Kunden die Organisation und Verwaltung aller definierten Personalservices wie Managed Service Provider (MSP), Recruitment Process Outsourcing (RPO) und Consolidated Supplier Invoicing (CSI) – Lösungen.
Projektsprache: Englisch, Deutsch

Rolle: PMO Projektmanager: Verantwortlich für die Planung und Durchführung von Operational Assessments bei Kunden, die Verwaltung und Optimierung des Toolkit, die Automatisierung von Auswertungen und Optimierung von Abläufen, die Erstellung von Trainingsinhalten und Durchführung von Schulungen für neue Mitarbeiter, die Beratung der Implementierungsmanager hinsichtlich Effizienz, Lessons Learned und Optimierung von Abläufen, Super User der Google Drive Implementierungsstruktur, Kontrolle der Umsetzung der definierten RSR Prozesse in Implementierungsprojekten zur Sicherstellung einer akkuraten und vollständigen Projektdokumentation, Tracking des Implementierungs-budgets sowie Fortschritts, Unterstützung bei der Gestaltung und Anpassung der Programm- bzw. Projektplanung, Erstellung des Status Reporting, Erstellung einer Wissensdatenbank.

Projektmanagement, Projektplanung / -vorbereitung, Projektmanagementberatung, Projektorganisation, PRINCE2, Sprache (allg.)

9/2012 – 6/2015

Commerzbank Liquiditätsprojekt "CLIP" (Konzernbereich IT)
Das Konzernprojekt CLIP hatte die konzeptionelle Weiterentwicklung der bestehenden kurz- und langfristigen Liquiditätssteuerung der Commerzbank AG zum Ziel. Budget: 50 Millionen Euro, Commerzbank Fachbereiche: IT, IB Risk, IB Finance, Teamgröße IT: 50 Mitarbeiter (intern & extern).
Projektsprache: Englisch, Deutsch

IT PMO Teilprojektleiter: Verantwortlich für die Koordination des Change Managements mit den Fachbereichen IB Risk und IB Finance, Assistentin und Vertretung des Test Managers, Implementierung von Prozessen und Sicherstellung der Bank-Standards für das Projekt sowie das IT Team, Budget und Ressourcenplanung, Bearbeitung von Bedarfsanfragen und Einkaufsanforderungen, On- und Offboarding, Bearbeitung von Hard-und Software Anforderungen (Team & Projekt), Projektplanung und Koordination, Fortschrittskontrolle, Risiko Management, Status Reporting, interne und externe Kommunikation, Pflege von SharePoint Inhalten (Projekt-SharePoint)

Projektmanagement (IT), PMO (IT), Projektmanagement, Projektplanung / -vorbereitung, Projektorganisation, PRINCE2, Sprache (allg.)

4/2012 – 5/2012

Outotec bietet Technologien und Dienstleistungen für metall- und mineralverarbeitende Industrien und ist weltweit in über 20 Ländern vertreten.

Abteilung IT, Projektmanager: Ressourcenplanung und -controlling, Bearbeitung von Hard- und Software Anforderungen, Administration der User Accounts, Status Reporting, Implementierung von Tools, Sicherstellung von Outotec Standards, Vorbereitung von Meetings, Erstellung von Reports und Dokumenten, Kommunikation zwischen IT und Fachbereichen

Projektmanagement (IT), Projektassistenz (IT), PMO (IT), Projektmanagement, Projektplanung / -vorbereitung, Projektorganisation, PRINCE2

1/2012 – 4/2012

Verantwortlich für das Office Management der Niederlassung Frankfurt, Business Administration, Optimierung der Back-Office Struktur und Prozesse, Koordination von Projektressourcen, Kostenkontrolle, Abrechnung der externen Projektressourcen, interne und externe Kommunikation

Projektmanagement (IT), Projektmanagement, PRINCE2, Office Management, Sprache (allg.)

1/2011 – 12/2011

„Growing Together“: Projekte "Desktop and Infrastructure Migration for IB International” und “Server Decommissioning” Integration der Dresdner Bank und Dresdner Kleinwort IT in die „neueCommerzbank“
Budget: 50 Millionen Euro, Teamgröße: 60 Mitarbeiter (intern & extern).

IT PMO, Teilprojektleiter: Budget- und Ressourcenplanung, Bearbeitung von Bedarfsanfragen (externe Mitarbeiter) und Einkaufsanforderungen des Projekts, On- und Offboarding, Projektplanung, -koordination und -tracking, Unterstützung des Test-, Change- und Risiko-Managers, Status Reporting, interne und externe Kommunikation, Implementierung von Prozessen und Sicherstellung der Einhaltung der Bank-Standards durch das Projekt sowie IT-Team.

Projektmanagement (IT), Projektassistenz (IT), PMO (IT), Projektassistenz, Projektmanagement, Projektplanung / -vorbereitung, Projektorganisation, Office Management

4/2008 – 10/2010

1.) Management von Investitionsvorhaben und Koordination von diversen Projekten für eine vermögende Privatperson
2.) Persönliche Assistentin einer Schweizer Investment Management inklusive Projektkoordination für Projekte und Investitionsvorhaben
3.) Geschäftsführerin und Verwalterin einer spanischen Firma im Bereich Immobilienentwicklung

Sprachen: Spanisch, Englisch, Französisch

Projektassistenz, Projektmanagement, Projektplanung / -vorbereitung, Projektorganisation, Office Management, Sprache (allg.), Übersetzungen, Immobilienservice

3/2006 – 3/2008

Verkauf und Vermietung von Motoryachten. Das Unternehmen verlangte die Umwandlung ihres gesamten Geschäftsablaufs und der dazu gehörigen Prozesse für die Absicherung zukünftiger Kosteneffizienz.
- Einführung eines effizienten Systems für die Struktur und Verwaltung der Niederlassung und der Geschäftsabläufe sowie das Kreieren eines Systems für den Bereich Yachtcharter und Yachtcharter-verwaltung
- Planung und Koordination von internationalen Bootsmessen
- Verwaltung des Werbebudgets und Entwicklung von Werbestrategien
- Rechnungs- und Angebotserstellung für Yachtverkäufe

Office Management, Veranstaltungsmanagement

10/2000 – 7/2005

- Leitung der Planung und Durchführung von Messe- und Firmenauftritten auf internationalen Messen in Deutschland (IAA Pkw und Lkw, BAUMA, Motorradmessen etc.)
- Koordination, Ausführung und Nachsorge von Formel 1 Rennen mit einem Setup für bis zu 400 Personen
- Planung, Koordination und Nachbearbeitung interner und externer Unternehmensveranstaltungen und Produktpräsentationen für Handel und Presse
- Verhandlung von Verträgen mit Veranstaltungsagenturen und anderen Dienstleistern
- Personalplanung und Leitung von Projektteams, Freiberuflern und anderen Agenturen
- Unterstützung im Bereich Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Projektmanagement, Projektplanung / -vorbereitung, Projektorganisation, Projektdurchführung, Veranstaltungsmanagement