KI-Automatisierung & Prozessdigitalisierung für KMU: n8n, Claude/MCP, Lexware – Berlin/Remote
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- 80€/Stunde
- Deutschland
- Nähe des Wohnortes
- ru | de | en
- 06.10.2026
- Contract ready
Kurzvorstellung
Was ich übernehme:
• n8n-Workflows und API-Integrationen: Lexware Office / Lexoffice, CRM, Gmail/Google Workspace, Notion, NocoDB, WhatsApp Business API – neu aufsetzen, reparieren, übernehmen, dokumentieren. Ebenso Make, Zapier und Power Automate.
• KI im Alltag: ChatGPT und Claude über MCP an Geschäftssysteme anbinden, LLM-Integrationen (OpenAI, Claude, lokale Modelle), Dokumenten- und Beleg-OCR, RAG-Wissensbasen – immer mit Freigabe durch einen Menschen, wo etwas nicht rückgängig zu machen ist.
• KI-Enablement für Fachteams: Claude Code, Skills und Agenten für Routineaufgaben – Einführung, Schulung, Absicherung durch Review und Versionierung. Schulungen zur KI-Nutzung im Team (KI-Kompetenz im Sinne von Art. 4 AI Act).
• Telegram-/WhatsApp-Bots für Betriebsabläufe: Einsatzplanung, Zeiterfassung, Tagesreports.
• Prozessanalyse und kaufmännische Abläufe: Anfrage → Angebot → Rechnung → Zahlung, Belegmanagement, DATEV-Zuarbeit, Vertrags- und Fristenverwaltung, interne Kontrollen.
Schneller Einstieg zum Festpreis:
• n8n-Check & Fehlerbehebung: ein Workflow geprüft und repariert, bis 4 Std. – 290 €
• Lexware Office: ein Ablauf eingerichtet (z. B. Belege, Rechnungen, E-Rechnung-Vorbereitung), bis 5 Std. – 350 €
• Prozess-Check „Anfrage bis Zahlung“: 90 Minuten + schriftlicher Maßnahmenplan – 190 € (wird bei Folgeauftrag angerechnet)
• KI-Schulung für Teams: halber oder ganzer Tag, remote oder in Berlin – auf Anfrage
Hintergrund: 9 Jahre Prozess- und Digitalisierungsmanagement (BPMN, PMO, KPI/Power BI, Change), Diplom-Betriebswirt (FH) und juristische Ausbildung, früher Compliance in einem SOX-regulierten Konzern. Aktuell verantworte ich Digitalisierung und Automatisierung in einem Berliner Dienstleistungsbetrieb (angestellt, 20+ Mitarbeitende); selbständig arbeite ich nebenberuflich 20–30 Stunden pro Woche.
Arbeitsweise: Konzeption, Steuerung und Abnahme liegen bei mir; die Umsetzung erfolgt mit KI-Coding-Agenten nach festem Prozess (Plan → Review → Tests → Runbook) – schnell und nachvollziehbar. Keine Rechts- oder Steuerberatung; Datenschutz (DSGVO) ist Teil jedes Designs.
Tools: n8n, Make, Zapier, Power Automate, Python, REST-APIs, Webhooks, Lexware Office API, DATEV Unternehmen Online, WhatsApp Business API, Telegram Bot API, OpenAI API, Claude, MCP, RAG (PostgreSQL/pgvector), OCR, Docker, NocoDB, Notion, Google Workspace, Power BI.
Sprachen: Deutsch C1, Englisch C1, Russisch Muttersprache.
Geschäftsdaten
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
3/2026 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
Aufgabe: Eingehende Post – Behörden, Versicherungen, Verträge, Rechnungen – ohne manuelle Ablage verarbeiten, Antwortfristen nicht verpassen und jedes Schreiben in Sekunden wiederfinden.
Umsetzung: Das Dokument wird gescannt, alles Weitere läuft von selbst: Texterkennung per Vision-LLM, Zuordnung zu Absender und Bereich, Ablage mit sprechendem Dateinamen. Feste Prüfregeln entscheiden, ob automatisch abgelegt wird oder ein Mensch prüft – die Modell-Konfidenz allein entscheidet nie. Antwortfristen werden zu Aufgaben; der Scan des Antwortbriefs schließt sie. Hybride Suche (Volltext + Vektor, PostgreSQL/pgvector) über Telegram, auch sprachübergreifend: eine russische Frage findet das deutsche Dokument.
Ergebnis: 769 Dokumente im System, rund 80 % automatisch erfasst, der Rest in der Prüfwarteschlange. Altbestand ohne Dubletten übernommen (503 Scans → 271 Dokumente). Neuindexierung des gesamten Archivs für rund 0,06 €.
Rolle: Konzeption, Steuerung und Abnahme; Umsetzung mit KI-Coding-Agenten.
Stack: Python, PostgreSQL/pgvector, Vision-LLM, Embeddings, Google Drive/Tasks API, Telegram, Docker.
Dokumentenmanagement
3/2026 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
Aufgabe: KI-Assistenten sollten mit den echten Betriebsdaten arbeiten – Termine, Kunden, Schriftverkehr, offene Rechnungen –, ohne dass ein Modell eigenmächtig bucht, versendet oder löscht.
Umsetzung: Anbindung über das Model Context Protocol (MCP): eigene MCP-Server für Planung, Kunden, E-Mail und WhatsApp (24 Werkzeuge) sowie für Lexware Office (26 Werkzeuge); ChatGPT über einen Tunnel ohne offene Eingangsports; ein MCP-Hub bündelt rund 15 Systeme für Claude und Codex. Acht Slack-Assistenten nutzen dieselben Systeme mit Rechten je Rolle. Regeln im Betrieb: Werkzeuge für Finanzdaten arbeiten deterministisch, Rechnungen entstehen nur als Entwurf, Schreib- und Löschvorgänge verlangen eine Bestätigung, unumkehrbare Buchungen einen Freigabe-Code; alles wird protokolliert. Wiederkehrende Aufgaben sind als Arbeitsanweisungen (Skills) hinterlegt.
Ergebnis: Auskünfte kommen direkt aus den Systemen statt aus Kopien; kein unumkehrbarer Vorgang ohne Freigabe durch einen Menschen.
Rolle: Konzeption, Steuerung und Abnahme; Umsetzung mit KI-Coding-Agenten.
Stack: MCP, Claude / Claude Code, ChatGPT, Codex, Python, Docker, Slack (Socket Mode), Lexware Office API, Gmail API, WhatsApp, Tailscale.
Large Language Models
1/2025 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
Digitalisierung und KI-Lösungen für eine gemeinnützige Musik- und Bildungseinrichtung:
- Konzeption, Entwicklung und Betrieb der Website
- Aufbau eines elektronischen Dokumentenarchivs mit Vektorsuche (Embeddings/RAG) für die interne Recherche in Anträgen, Verträgen und Korrespondenz
- Entwicklung eines LLM-basierten Systems zur Recherche und Vorqualifizierung von US-Fundraising- und Fördermittelquellen (Stiftungen, Grants) inklusive automatisierter Auswertung und Priorisierung – laufende Weiterentwicklung
- DSGVO-konforme Umsetzung, Dokumentation und Einweisung des Teams
Document Retrieval, Generative KI, Large Language Models, Prompt Engineering, Vektordatenbank, Python, Digitalisierung, Webdesign, Dokumentenmanagement, Wissensmanagement
1/2022 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
Aufgabe: E-Mail, CRM, WhatsApp, Buchhaltung und Dateiablage verbinden – und die Automationen so betreiben, dass ein Ausfall auffällt und nichts doppelt läuft.
Umsetzung: Selbst gehostetes n8n (Docker, Server in Deutschland) als Integrationsschicht: E-Mail-Strecken für zwei Postfächer, WhatsApp → Datenbank, Anfragen von der Website, Webhooks der Buchhaltung, automatisches Archivieren alter CRM-Dateien nach Google Drive. Workflows werden über die n8n-API angelegt, aktiviert und überwacht. Wiederholte Läufe sind idempotent (Abgleich über Message-ID), Mailtexte stehen nicht in den Ausführungslogs. Ein eigenes Monitoring mit rund 45 Prüfungen meldet Ausfälle – auch den des Monitors selbst.
Ergebnis: 30+ Workflows produktiv. Eine beschädigte n8n-Datenbank (2,3 GB) ohne Verlust von Workflows und Zugangsdaten wiederhergestellt; fehlende Sicherung wieder eingerichtet. CRM-Speicher von 657 auf 450 MB entlastet und seither automatisch gehalten.
Rolle: Konzeption, Steuerung und Abnahme; Umsetzung mit KI-Coding-Agenten.
Stack: n8n (self-hosted), Docker, Python, REST-APIs/Webhooks, Gmail API/IMAP, AmoCRM, Lexoffice, WhatsApp, NocoDB, Google Drive, Telegram.
Workflows
1/2022 – offen
Tätigkeitsbeschreibung
Aufgabe: Einsatzplanung, Kundenkommunikation, Zeiterfassung, Belege und Rechnungen liefen in getrennten Werkzeugen; Status wurden von Hand übertragen, das Planungswerkzeug war veraltet und mobil nicht nutzbar.
Umsetzung: Ein System für den ganzen Ablauf. Einsatzplanung im Web, mobil und als Telegram Mini App für die Teams; passwortloses Kundenportal; Rechnung direkt aus der Auftragskarte in Lexware Office, Versand als PDF per WhatsApp Business API oder E-Mail, täglicher Zahlungsabgleich, Zahlungserinnerungen. Zeiterfassung per Telegram-Bot; Belege werden fotografiert, per Vision-LLM erkannt und erst nach ausdrücklicher Freigabe gebucht. Finanzvorgänge werden nie automatisch wiederholt, jede Änderung steht im Audit-Log. Umstellung schrittweise, mit täglichem Abgleich gegen das Altsystem.
Ergebnis: Ablösung im laufenden Betrieb, Migration ohne Fehler. 18 Monate Arbeitszeit rückwirkend mit den Rechnungen abgeglichen – 0 Abweichungen. Mediane Antwortzeit der Planungsansicht rund 30 % kürzer.
Rolle: Konzeption, Steuerung und Abnahme; Umsetzung mit KI-Coding-Agenten.
Stack: JavaScript, Cloudflare Pages/Workers, NocoDB, Python (aiogram, FastAPI), SQLite, Telegram Mini App, WhatsApp Business API, Lexware Office (Lexoffice) API, Vision-LLM (OCR), Google Drive, IMAP, Docker.
Prozessoptimierung
Ausbildung
Berlin
Berlin
Persönliche Daten
- Russisch (Muttersprache)
- Deutsch (Fließend)
- Englisch (Fließend)
- Europäische Union
- Schweiz
- Vereinigte Staaten von Amerika
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