Workflow Automation & KI Integration Specialist | CRM, Recruiting, APIs, n8n/Make/Zapier
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- 3 Referenzen
- 85‐100€/Stunde
- Portugal
- auf Anfrage
- de | en
- 26.03.2026
- Contract ready
Kurzvorstellung
Auszug Referenzen (3)
"Strukturierte CRM-Migration von Pipedrive zu Bitrix24 und Optimierung unserer Prozesse. Sehr zuverlässig, effizient und lösungsorientiert."
8/2024 – 8/2025
Tätigkeitsbeschreibung
Optimierung der CRM-Struktur sowie Automatisierung von Vertriebs- und Content-Prozessen inkl. Podcast- und Video-Workflow.
Aufgaben
- Migration des CRM von Pipedrive zu Bitrix24
- Strukturierung und Automatisierung von Vertriebsprozessen im CRM
- Koordination einer externen Bitrix24-Beratung
- Aufbau automatisierter Workflows zwischen Marketing, CRM und Kundenverwaltung
- Videoschnitt von Kundentestimonials
- Bearbeitung und Veröffentlichung des wöchentlichen Video-Podcasts (YouTube & Podcast-Plattformen)
Technologien:
Bitrix24, Make, Zapier, YouTube, Podcast-Hosting, Video-Editing Tools
CRM-Berater, API-Entwickler, Projektassistenz (IT), Projektmanagement (IT), Make (Software), Schnittstellenentwicklung, Prozessoptimierung, Email Marketing, Marketingfachkraft/-assistent, CRM (Customer Relationship Management), Videoeditor
"Sehr professionelle Umsetzung unserer Marketing-Automation (ThriveCart, KlickTipp). Komplexe Prozesse zuverlässig integriert und deutlich Zeit gespart"
1/2024 – 8/2024
Tätigkeitsbeschreibung
Automatisierung eines Coaching-Verkaufsprozesses inkl. Zahlungsabwicklung, Lernplattform-Zugriff und E-Mail-Marketing-Automationen.
Aufgaben
- Einrichtung von ThriveCart zur Abwicklung von Coaching-Verkäufen
- Automatisierte Bereitstellung der Kursinhalte auf der Lernplattform (FunnelCockpit)
- Aufbau komplexer, tagbasierter E-Mail-Automationen in KlickTipp inkl. kalenderbasierter Logik
- Integration der Systeme über Make & Zapier
- Automatisierte Übergabe von Käuferdaten ans CRM (zunächst, Pipedrive, später Bitrix24)
Technologien:
ThriveCart, KlickTipp, FunnelCockpit, Make, Zapier, API
API-Entwickler, Business Software, CRM (Customer Relationship Management), Email Marketing, IT-Strategieberatung, Make (Software), Marketingfachkraft/-assistent, Projektassistenz (IT), Projektmanagement (IT), Umsetzungsberater
"Sehr effiziente Umsetzung der Recruiting-Automation inkl. LinkedIn Outreach, ATS-Integration und Funnel. Prozesse deutlich optimiert und Zeit gespart."
12/2021 – 12/2025
Tätigkeitsbeschreibung
Automatisierung von Recruiting- und Backend-Prozessen für eine Personalberatung zur Skalierung der Kandidatenansprache und Reduktion manueller Arbeitsschritte.
Umsetzung automatisierter LinkedIn Candidate-Outreach-Kampagnen inkl. mobiloptimierter Job-Landingpage mit zweistufigem Formularprozess (Interesse-Abfrage, Talentpool-Option, CV-Upload, LinkedIn-Profil, Terminbuchung). Aufbau eines strukturierten Recruiting-Funnels vom Erstkontakt bis zur Terminvereinbarung.
Integration aller Kandidatendaten in Zoho Recruit (ATS) über Zoho Flow und Webhooks sowie Aufbau eines Talentpool-Workflows für aktuell nicht wechselbereite Kandidaten.
Zusätzlich Teilautomatisierung der vorbereitenden Buchhaltung durch Integration von Firmenkonto und Zoho Books zur automatischen Erfassung von Zahlungseingängen, Ausgaben und Cashflow-Daten.
Langfristige Betreuung sowie kontinuierliche Optimierung der Recruiting-Workflows, Kampagnen und Systemintegrationen.
Ergebnis: skalierbarer Recruiting-Funnel, strukturierter Talentpool, reduzierte manuelle Prozessschritte sowie deutliche Zeitersparnis im Recruiting und in der Administration.
Aufgaben:
- Konzeption und Aufbau automatisierter LinkedIn Outreach Kampagnen
- Erstellung mobiloptimierter Job-Landingpages
- Entwicklung eines zweistufigen Bewerbungsformular-Prozesses
- Integration von CV-Upload, Profil-Daten und Terminbuchung
- Aufbau Talentpool-Workflow für passive Kandidaten
- Automatische Übertragung der Kandidatendaten in Zoho Recruit (ATS)
- Workflow-Automatisierung über Zoho Flow & Webhooks
- Teilautomatisierung der vorbereitenden Buchhaltung (Zoho Books)
- Integration von Zahlungseingängen und Ausgaben für Cashflow-Übersicht
- Laufende Optimierung der Funnel- und Recruiting-Prozesse
Technologien:
Zoho Recruit, Zoho Flow, Zoho Books, Webhooks, LinkedIn Automation, Formulare, ATS, Workflow-Automatisierung
API-Entwickler, Buchhaltung, CRM Beratung (allg.), CRM (Customer Relationship Management), IT-Spezialist, IT-Strategieberatung, IT-Systemmanagement, Marketingfachkraft/-assistent, Schnittstellenentwicklung
Geschäftsdaten
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
8/2024 – 8/2025
Tätigkeitsbeschreibung
Optimierung der CRM-Struktur sowie Automatisierung von Vertriebs- und Content-Prozessen inkl. Podcast- und Video-Workflow.
Aufgaben
- Migration des CRM von Pipedrive zu Bitrix24
- Strukturierung und Automatisierung von Vertriebsprozessen im CRM
- Koordination einer externen Bitrix24-Beratung
- Aufbau automatisierter Workflows zwischen Marketing, CRM und Kundenverwaltung
- Videoschnitt von Kundentestimonials
- Bearbeitung und Veröffentlichung des wöchentlichen Video-Podcasts (YouTube & Podcast-Plattformen)
Technologien:
Bitrix24, Make, Zapier, YouTube, Podcast-Hosting, Video-Editing Tools
CRM-Berater, API-Entwickler, Projektassistenz (IT), Projektmanagement (IT), Make (Software), Schnittstellenentwicklung, Prozessoptimierung, Email Marketing, Marketingfachkraft/-assistent, CRM (Customer Relationship Management), Videoeditor
1/2024 – 8/2024
Tätigkeitsbeschreibung
Automatisierung eines Coaching-Verkaufsprozesses inkl. Zahlungsabwicklung, Lernplattform-Zugriff und E-Mail-Marketing-Automationen.
Aufgaben
- Einrichtung von ThriveCart zur Abwicklung von Coaching-Verkäufen
- Automatisierte Bereitstellung der Kursinhalte auf der Lernplattform (FunnelCockpit)
- Aufbau komplexer, tagbasierter E-Mail-Automationen in KlickTipp inkl. kalenderbasierter Logik
- Integration der Systeme über Make & Zapier
- Automatisierte Übergabe von Käuferdaten ans CRM (zunächst, Pipedrive, später Bitrix24)
Technologien:
ThriveCart, KlickTipp, FunnelCockpit, Make, Zapier, API
API-Entwickler, Business Software, CRM (Customer Relationship Management), Email Marketing, IT-Strategieberatung, Make (Software), Marketingfachkraft/-assistent, Projektassistenz (IT), Projektmanagement (IT), Umsetzungsberater
12/2021 – 12/2025
Tätigkeitsbeschreibung
Automatisierung von Recruiting- und Backend-Prozessen für eine Personalberatung zur Skalierung der Kandidatenansprache und Reduktion manueller Arbeitsschritte.
Umsetzung automatisierter LinkedIn Candidate-Outreach-Kampagnen inkl. mobiloptimierter Job-Landingpage mit zweistufigem Formularprozess (Interesse-Abfrage, Talentpool-Option, CV-Upload, LinkedIn-Profil, Terminbuchung). Aufbau eines strukturierten Recruiting-Funnels vom Erstkontakt bis zur Terminvereinbarung.
Integration aller Kandidatendaten in Zoho Recruit (ATS) über Zoho Flow und Webhooks sowie Aufbau eines Talentpool-Workflows für aktuell nicht wechselbereite Kandidaten.
Zusätzlich Teilautomatisierung der vorbereitenden Buchhaltung durch Integration von Firmenkonto und Zoho Books zur automatischen Erfassung von Zahlungseingängen, Ausgaben und Cashflow-Daten.
Langfristige Betreuung sowie kontinuierliche Optimierung der Recruiting-Workflows, Kampagnen und Systemintegrationen.
Ergebnis: skalierbarer Recruiting-Funnel, strukturierter Talentpool, reduzierte manuelle Prozessschritte sowie deutliche Zeitersparnis im Recruiting und in der Administration.
Aufgaben:
- Konzeption und Aufbau automatisierter LinkedIn Outreach Kampagnen
- Erstellung mobiloptimierter Job-Landingpages
- Entwicklung eines zweistufigen Bewerbungsformular-Prozesses
- Integration von CV-Upload, Profil-Daten und Terminbuchung
- Aufbau Talentpool-Workflow für passive Kandidaten
- Automatische Übertragung der Kandidatendaten in Zoho Recruit (ATS)
- Workflow-Automatisierung über Zoho Flow & Webhooks
- Teilautomatisierung der vorbereitenden Buchhaltung (Zoho Books)
- Integration von Zahlungseingängen und Ausgaben für Cashflow-Übersicht
- Laufende Optimierung der Funnel- und Recruiting-Prozesse
Technologien:
Zoho Recruit, Zoho Flow, Zoho Books, Webhooks, LinkedIn Automation, Formulare, ATS, Workflow-Automatisierung
API-Entwickler, Buchhaltung, CRM Beratung (allg.), CRM (Customer Relationship Management), IT-Spezialist, IT-Strategieberatung, IT-Systemmanagement, Marketingfachkraft/-assistent, Schnittstellenentwicklung
10/2021 – 12/2021
Tätigkeitsbeschreibung
Automatisierte Schnittstelle zwischen IMV-online.de und Dialfire
Ausgangssituation: Immobilien-Daten wurden manuell über die IMV-Benutzeroberfläche heruntergeladen, als CSV aufbereitet und in Dialfire importiert – zeitaufwendig und fehleranfällig.
Umsetzung: Einrichtung eines automatisierten Datenabrufs über FTP, Verarbeitung und Transformation per Google Apps Script sowie automatisierter Import in Dialfire-Kampagnen (CSV/API). Implementierung von Filterlogiken (Ausschluss Makler & Bauträger) und regionaler Segmentierung nach Landkreisen für Kauf- und Miet-Immobiliendaten.
Ergebnis: Deutlich reduzierte manuelle Arbeit, konsistente Datenstruktur und skalierbarer, nachhaltiger Automatisierungsprozess.
Technologien: Make (Integromat), Google Apps Script, FTP, CSV, API, Dialfire
API-Entwickler, IT-Berater, Konzeption (IT), Make (Software), Projektleitung / Teamleitung (IT), Projektmanagement (IT), Prozessoptimierung
Zertifikate
Klick Tipp Academy
Ausbildung
Frankfurt University of Applied Sciences
Frankfurt am Main
WildWechsel Institut für Persönlichkeitsentwicklung
WildWechsel Institut für Persönlichkeitsentwicklung
Über mich
Viele Abläufe wachsen historisch und werden mit der Zeit unnötig komplex. Informationen sind verteilt, manuelle Zwischenschritte häufen sich und Teams verlieren Zeit durch Rückfragen, Abstimmungen oder wiederkehrende Aufgaben. Genau hier setze ich an: Ich analysiere bestehende Prozesse, identifiziere Engpässe und entwickle darauf aufbauend klare, funktionierende Workflows, die den Arbeitsalltag spürbar erleichtern.
Ich verbinde CRM-, Recruiting- und Marketing-Systeme über APIs, Webhooks und Automatisierungsplattformen wie Make oder Zapier, sodass Daten zuverlässig zwischen den eingesetzten Tools fließen. Dabei geht es nicht um möglichst komplexe Technik, sondern um praxistaugliche Lösungen, die stabil laufen und im Alltag wirklich genutzt werden.
Ein zusätzlicher Fokus liegt auf der sinnvollen Integration von KI in bestehende Prozesse. KI kann viele Aufgaben deutlich beschleunigen, z. B. bei Kommunikation, Datenauswertung, Lead-Qualifizierung oder internen Abläufen. Entscheidend ist dabei, die richtigen Einsatzbereiche zu identifizieren und KI strukturiert in bestehende Workflows einzubetten.
Typische Ergebnisse meiner Arbeit sind:
- weniger manuelle Arbeit und weniger wiederkehrende Routineaufgaben
- klar strukturierte Abläufe in CRM-, Recruiting- und Marketing-Prozessen
- zuverlässige Datenflüsse zwischen verschiedenen Tools
- schnellere Reaktionszeiten gegenüber Interessenten und Kunden
- weniger Abstimmungsaufwand im Team
- skalierbare Prozesse, die mit dem Unternehmen mitwachsen
Ich arbeite strukturiert, pragmatisch und mit klarem Blick auf den tatsächlichen Nutzen. Ziel ist nicht möglichst viel Automatisierung, sondern die richtige Automatisierung an den Stellen, an denen sie den größten Effekt hat.
Typische Einsatzbereiche:
- CRM- und Vertriebsprozesse strukturieren und automatisieren
- Recruiting-Workflows und Bewerberstrecken digitalisieren
- Marketing- und Lead-Prozesse automatisieren
- Systeme über APIs und Webhooks miteinander verbinden
- KI sinnvoll in bestehende Abläufe integrieren
- Manuelle Datentransfers reduzieren und Datenflüsse stabilisieren
Technologien und Tools (Auswahl):
- n8n / Make (Integromat) / Zapier / Pabbly
- CRMs: GoHighLevel, Zoho, Bitrix24, Pipedrive
- KlickTipp
- ThriveCart
- FunnelCockpit
- Webhooks
- APIs
- CSV-Datenverarbeitung
Wenn Prozesse klar strukturiert sind, entsteht spürbar mehr Ruhe im Arbeitsalltag. Teams gewinnen Zeit zurück, Abstimmungen werden einfacher und Unternehmen können sich stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Genau dabei unterstütze ich: pragmatisch, verständlich und mit Lösungen, die im Alltag funktionieren.
Weitere Kenntnisse
- Analyse bestehender Prozesse und Identifikation von Engpässen, Medienbrüchen und manuellen Zwischenschritten
- Strukturierung klarer Workflows als Grundlage für Digitalisierung, Automatisierung und KI-Integration
- Aufbau schlanker, dokumentierter Abläufe zur nachhaltigen Entlastung von Teams
- Priorisierung von Quick Wins mit unmittelbarem Effizienzgewinn
AUTOMATISIERUNGSPLATTFORMEN & CRM-SYSTEME
- n8n
- Make (Integromat)
- Zapier
- Pabbly
- GoHighLevel
- Zoho CRM
- Bitrix24
- Pipedrive
- KlickTipp
- Quentn
- ThriveCart
- FunnelCockpit
- Integration und sinnvolle Kombination verschiedener Tools zu stabilen End-to-End Workflows
API-INTEGRATIONEN & DATENFLÜSSE
- Erstellung und Erweiterung von API-Verbindungen
- Einrichtung von Webhooks zur Echtzeit-Datenübertragung
- Datenmapping und Strukturierung von Daten zwischen verschiedenen Systemen
- Automatisierte Synchronisation von Kontakten, Deals, Bewerbern und Transaktionen
- CSV-Datenverarbeitung und strukturierte Datenimporte
CRM-, MARKETING- & SALES-AUTOMATISIERUNG
- Automatisierung von Lead-Erfassung, Qualifizierung und Übergabe an CRM-Systeme
- Aufbau von Follow-up-, Nurturing- und Terminbuchungsprozessen
- Strukturierung digitaler Kunden-Onboarding-Prozesse
- Automatisierte Angebotsnachverfolgung und Status-Updates
- Integration von Formularen, Kalendern und E-Mail-Automationen
RECRUITING- & HR-AUTOMATISIERUNG
- Aufbau strukturierter Bewerberstrecken und Candidate Journeys
- Integration von Bewerbungsformularen, Terminbuchung und Talentpools
- Automatisierte Kommunikation zwischen HR, Bewerbern und Fachbereichen
- Integration von ATS-Systemen (z. B. Zoho Recruit)
KOMMUNIKATIONS-AUTOMATISIERUNG
- Automatisierte E-Mail-Prozesse
- Terminbestätigungen und Follow-ups
- WhatsApp-Workflows
- automatisierte Status-Updates für Interessenten, Kunden und Bewerber
- Bewertungs- und Feedback-Prozesse
KI-GESTÜTZTE WORKFLOWS & AUTOMATISIERUNG
- Integration von KI-Tools in bestehende Geschäftsprozesse
- Identifikation sinnvoller KI-Anwendungsfälle im Arbeitsalltag
- Automatisierung von Recherche-, Kommunikations- und Textprozessen
- Kombination von KI und Workflow-Automatisierung zur Effizienzsteigerung
BERATUNG & UMSETZUNGSSTRATEGIE
- Entwicklung ganzheitlicher Automatisierungs- und Digitalisierungsstrategien
- Priorisierung nach Business Impact und Umsetzbarkeit
- strukturierte Einführung neuer Systeme und Workflows
- verständliche Übersetzung technischer Anforderungen in pragmatische Lösungen
ARBEITSWEISE
- strukturierter, pragmatischer Ansatz
- Fokus auf umsetzbare Lösungen statt theoretischer Konzepte
- klare Kommunikation ohne unnötigen Tech-Jargon
- Kombination aus technischem Verständnis, Prozessdenken und Organisationskompetenz
Persönliche Daten
- Deutsch (Muttersprache)
- Englisch (Fließend)
- Europäische Union
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