Virtuelle Assistenz für HR & Officemanagement | IHK-Personalfachkauffrau

11/2025 – offen

HR- Administration

- Rechtssichere Formulierung und Erstellung von qualifizierten Arbeitszeugnissen

- Erstellung von Checklisten und Vorbereitung sämtlicher Vertragsunterlagen

- Übernahme der allgemeinen HR-Korrespondenz mit Mitarbeitern, Krankenkassen und Ämtern

- Kontinuierliche Pflege und Aktualisierung von Personalstammdaten sowie digitalen Personalakten

- Prüfung von Personalakten auf Vollständigkeit zur Gewährleistung der Revisionssicherheit

- Professionelles Fehlzeitenmanagement inklusive der Bearbeitung von Urlaubsanträgen und Krankmeldungen



Recruiting-Support:

- Zielgruppengerechtes Verfassen und Schalten von Stellenanzeigen nach vorheriger Abstimmung.

- Zeitnahe und strukturierte Selektion eingehender Bewerbungen gemäß Anforderungsprofil.

- Übernahme der gesamten Bewerberkorrespondenz.

- Effiziente Abwicklung des Absagemanagements und Terminkoordination für Vorstellungsgespräche.

- Onboarding neuer Mitarbeiter



Vorbereitende Buchhaltung:

- Erstellung von Ausgangsrechnungen

- Prüfung und Ablage von Eingangsrechnungen

- Strukturierte Aufbereitung und Digitalisierung aller Dokumente für die nahtlose Weiterverarbeitung und

Verbuchung durch den Steuerberater

- Klärung fehlender oder fehlerhafter Belege

- Laufende Überprüfung der Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge sowie die Unterstützung im Mahnwesen

- Prüfung und strukturierte Erfassung von Reisekostenabrechnungen und Spesenbelegen der Mitarbeiter

Assistent Projektleiter, Buchhaltung, Finanzbuchhaltung, HR-Spezialist, Lohn- / Gehaltsabrechnung, Lohnbuchhaltung, Personalsachbearbeiter, Personalwesen (allg.)

4/2024 – 10/2025

- Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der monatlichen Lohnabrechnung für mehrere Unternehmen
- Korrespondenz mit Finanzämtern, Krankenkassen und Behörden
- Erstellung von qualifizierten Arbeitszeugnissen sowie Bearbeitung des gesamten Bescheinigungswesens für
Mitarbeiter und Behörden
- Verwaltung verschiedener Benefitprogramme, inkl. steuerbegünstigter Sachzuwendungen und Dienstleasing-
Modelle
- Ansprechpartnerin für betriebliche Altersvorsorge und betriebliche Krankenversicherung
- Administrative Zeiterfassung sowie Pflege und Auswertung von Arbeits-, Urlaubs- und Fehlzeiten
- Prüfung und Digitalisierung von Ein- und Ausgangsrechnungen
- Belegmanagement
- Überwachung von Zahlungen und Unterstützung im Mahnwesen
- Vorbereitung von Zahlungslisten und Reisekostenabrechnungen

Buchhaltungsmitarbeiter, Mitarbeiter Lohnbuchhaltung, Personalsachbearbeiter, Sachbearbeiter Personal Lohn und Gehalt, Buchhaltung, Finanzbuchhaltung, Lohn- / Gehaltsabrechnung, Lohnbuchhaltung, Personalorganisation, Personalsuche / -auswahl, Personalverwaltung, Personalwesen (allg.)

10/2023 – 3/2024

- Ganzheitliche Planung, Vorbereitung, Durchführung und Kontrolle der Lohnbuchhaltung für einen festen Stamm
an internationalen und nationalen Kunden
- Verantwortung für das vollständige Melde- und Bescheinigungswesen gegenüber Sozialversicherungsträgern
und Behörden
- Stammdaten- und Bewegungsdatenpflege sowie lückenlose Erfassung aller Ein- und Austritte im
Abrechnungssystem
- Fachliche Beratung der Kunden zu abrechnungsrelevanten Fragestellungen
- HR-Administration & Backoffice: Aktive Mitarbeit im Personalwesen sowie kontinuierliche Optimierung interner HR-Prozesse

Personalsachbearbeiter, Finanzbuchhaltung, Lohn- / Gehaltsabrechnung, Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhalter, Personalwesen (allg.)