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Externer Backoffice-Partner für die Bereiche Immobilien, Bau, KMU & Geschäftsführung

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  • 53859 Niederkassel, Rhein
  • Umkreis (bis 200 km)
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  • 18.07.2026
  • Contract ready

Kurzvorstellung

Ich unterstütze Unternehmen zuverlässig im operativen Tagesgeschäft – digital, strukturiert und professionell.

Mein Fokus liegt auf virtuellem Backoffice, Immobilien- und Bauassistenz, Executive Support sowie Projektmanagement und Optimierung.

Geschäftsdaten

 Freiberuflich
 Steuernummer bekannt
 Berufshaftpflichtversicherung aktiv

Qualifikationen

  • Bauwesen2 J.
  • Buchhaltung3 J.
  • Immobilienservice5 J.
  • Immobilienspezialist2 J.
  • Managementberater2 J.
  • Marketing3 J.
  • Office Management12 J.
  • Sales Management3 J.
  • Vertragsmanagement3 J.
  • Vertrieb (allg.)12 J.

Projekt‐ & Berufserfahrung

Immobilienmakler und Immobilienverwalter
RheinKern Immobilien, Köln
12/2025 – offen (8 Monate)
Wohnungswirtschaft
Tätigkeitszeitraum

12/2025 – offen

Tätigkeitsbeschreibung

Verwaltung (Mietverwaltung und WEG). Vertrieb und Vermarktung von Wohnimmobilien, Steuerung der Prozesse, Unterstützung der Geschäftsleitung und Beratung des Management im Tagesgeschäft, Immobilienthemen, Vertrieblichen Angelegenheiten

Eingesetzte Qualifikationen

Marketing- / Vertriebsanalyse, Sales Management, Vertrieb (allg.), Vertriebsgestaltung, Immobilienservice, Immobilienmanager, Immobilienspezialist, Immobilienbuchhalter, Office Management, Management (allg.), Managementberater

Immobilienmakler
Engel & Völkers Deutschland GmbH, Bergisch Gladbach
9/2025 – offen (11 Monate)
Wohnungswirtschaft
Tätigkeitszeitraum

9/2025 – offen

Tätigkeitsbeschreibung

Vertrieb und Vermarktung von Privat- und Gewerbeimmobilien (bis max. 3 Objekteinheiten).

Eingesetzte Qualifikationen

Baugesetzbuch (BauGB), Akquise / Kontakt, Vertrieb (allg.), Vertriebswege, Immobilienmanager, Immobilienspezialist, Kaufmännischer Angestellter im Bereich Einkauf / Verkauf

Prüfer / Vorsitzender des Prüfungsausschuss
IHK Koblenz, Bad Neuenahr-Ahrweiler
12/2024 – offen (1 Jahr, 8 Monate)
Hochschulen und Forschungseinrichtungen
Tätigkeitszeitraum

12/2024 – offen

Tätigkeitsbeschreibung

IHK-Prüfer und Vorsitzender eines Prüfungsausschusses
Durchführung und Bewertung von Abschlussprüfungen im Ausbildungsberuf Kaufmann/-frau für Büromanagement. Verantwortung für die objektive Bewertung schriftlicher und mündlicher Prüfungsleistungen, Leitung von Fachgesprächen sowie Mitwirkung an der Qualitätssicherung der beruflichen Ausbildung.

Eingesetzte Qualifikationen

Prüfungsaufsicht, Abschlussprüfer im Bereich Buchhaltung, Referent Ausbildung, Office Management, Management (allg.), Leistungsbewertung, Projekt-Qualitätssicherung

Berater / Immobilienberater / Immobilienverwalter
Autismus Köln/Bonn e.V., Köln
8/2024 – offen (2 Jahre)
Soziale Einrichtungen
Tätigkeitszeitraum

8/2024 – offen

Tätigkeitsbeschreibung

Immobilienverwaltung - Mietverwaltung Eigenbestand. Geförderte Wohnbauprojekte nach Richtlinien des sozialen Wohnbaus, Office Management, Steuerung und Koordination von Dienstleistern, Beratung des Verbandsvorstand

Eingesetzte Qualifikationen

Bauwesen, Bestandsmanagement, Büroassistent, Büroorganisation, Immobilienmanager, Immobilienservice, Immobilienspezialist, Management (allg.), Managementberater, Office Management, Unternehmensberater Geschäftsprozessoptimierung

Immobilienberater / Immobilienverwalter
GEMA Wohnungsgesellschaft Ahr Rhein-Sieg, Bad Neuenahr-Ahrweiler
9/2022 – offen (3 Jahre, 11 Monate)
Wohnungswirtschaft
Tätigkeitszeitraum

9/2022 – offen

Tätigkeitsbeschreibung

Immobilienverwaltung - Miet- und WEG-Verwaltung, Personalbetreuung, Office Management

Eingesetzte Qualifikationen

Vertrieb (allg.), Immobilienservice, Immobilienmanager, Mitarbeiter Immobilien, Mitarbeiter Vermögensverwaltung, Immobilienbuchhalter, Office Management, Management (allg.)

Consultant Wohnungswirtschaft (Infrastrukturausbau) (Festanstellung)
Kundenname anonymisiert, Wiesbaden
2/2021 – offen (5 Jahre, 6 Monate)
Wohnungswirtschaft
Tätigkeitszeitraum

2/2021 – offen

Tätigkeitsbeschreibung

Projektmanagement für den Ausbau digitaler Infrastrukturen wie Glasfasernetze in Wohngebäuden. Entwicklung maßgeschneiderter strategischer Konzepte zur Optimierung von Infrastrukturausbauprojekten in der Wohnungswirtschaft. Fachliche Beratung von Wohnungsunternehmen zu technischen Infrastrukturthemen und rechtlicher Möglichkeiten der Umsetzung.

Eingesetzte Qualifikationen

CRM-Berater, Immobilienservice, Marketing- / Vertriebsanalyse, Microsoft Office 365, MS Office (Anwenderkenntnisse), Office Management, Projektmanagement, Projektmanagementberatung, Prozessoptimierung, Sales-Manager, Vertrieb (allg.)

Enterprise Account Manager (Festanstellung)
Kundenname anonymisiert, Köln
4/2018 – 1/2020 (1 Jahr, 10 Monate)
Telekommunikation
Tätigkeitszeitraum

4/2018 – 1/2020

Tätigkeitsbeschreibung

Verhandlung und Abschluss von vertragsrelevanten Vereinbarungen mit Entscheidungsträgern auf Unternehmensebene. Aufbau und Pflege von langfristigen Kundenbeziehungen zu Großkunden im Unternehmensbereich. Monitoring von Markttrends und Wettbewerbsaktivitäten zur Identifikation von Geschäftspotenzialen und Risiken.

Eingesetzte Qualifikationen

Dialogmarketing, Sales Management, Vertrieb (allg.), Office Management, Customer Success Manager, Dienstleistungseinkäufer

Projektmanager Marketing / Vertrieb (Bau & Wohnungsbranche)
Kundenname anonymisiert, Köln
11/2016 – 1/2020 (3 Jahre, 3 Monate)
Medienbranche
Tätigkeitszeitraum

11/2016 – 1/2020

Tätigkeitsbeschreibung

Planung und Steuerung von Marketing- und Vertriebsprojekten zur Steigerung der Marktpräsenz und Umsatzentwicklung. Entwicklung und Umsetzung von zielgruppenspezifischen Marketingstrategien zur Förderung von Produkt- und Dienstleistungsangeboten. Beratung von kleinen Bauträgern und Wohnungsunternehmen zur Umsetzung effektiver Marketing- und Vertriebsstrategien.

Eingesetzte Qualifikationen

Mitarbeiter Ablauf- und Zeitplanung, Wettbewerbsanalyse, Sales Management, Vertrieb (allg.), Office Management, Management (allg.), Ablauf- / Terminmanagement, CRM-Berater, Marketing, Projektmanagement

Immobilienmakler
selbstständig, Köln
10/2013 – 10/2016 (3 Jahre, 1 Monat)
nicht angegeben
Tätigkeitszeitraum

10/2013 – 10/2016

Tätigkeitsbeschreibung

Verhandlung und Abschluss von Kauf- und Mietverträgen unter Berücksichtigung aktueller rechtlicher Rahmenbedingungen. Koordination von Besichtigungen, Gutachten und notwendigen Prüfverfahren zur Sicherstellung reibungsloser Verkaufsprozesse. Aufbau und Pflege eines lokalen Netzwerks aus Eigentümern, Investoren und Dienstleistern zur Unterstützung der Immobilienvermittlung.

Bürokaufmann (Festanstellung)
Kundenname anonymisiert, Köln
9/2010 – 1/2014 (3 Jahre, 5 Monate)
Logistikdienstleister
Tätigkeitszeitraum

9/2010 – 1/2014

Tätigkeitsbeschreibung

Rechnungswesen, Vertrags- und Personalwesen, Arbeitsrecht, Change Management.

Eingesetzte Qualifikationen

Personalsachbearbeiter, Einkauf (allg.), Vertrieb (allg.), Office Management, Arbeitsrecht, Buchhaltung, Change Management, Vertragsmanagement

Zertifikate

Zertifizierter Verwalter nach 26a WEG
IHK Koblenz
2023

Ausbildung

Geprüfter Immobilienfachwirt (IHK)
Bachelor of Real Estate Management & Administration CCI
IHK Koblenz
2026
Koblenz
Bürokaufmann IHK
Ausbildung
Erich-Gutenberg-Berufskolleg
2014
Köln
Thomas-Eßer-Berufskolleg
Realschulabschluss (Mittlere Reife) mit beruflicher Grundbildung Wirtschaft und Verwaltung
2010
Euskirchen

Über mich

Effiziente Prozesse, strukturierte Organisation und verlässliche Unterstützung sind die Grundlage erfolgreicher Unternehmen. Genau hier setze ich an.

Als Virtuelle Assistenz und Business-Support-Partner unterstütze ich Unternehmen, Geschäftsführer und Selbstständige dabei, administrative Aufgaben auszulagern, interne Abläufe zu optimieren und Freiräume für das Wesentliche zu schaffen. Mein Anspruch ist dabei weit mehr als die reine Abarbeitung einzelner Aufgaben – ich denke mit, arbeite eigenverantwortlich und verstehe mich als zuverlässige Erweiterung Ihres Teams.

Mein Schwerpunkt liegt auf der professionellen Unterstützung von Immobilienunternehmen, Hausverwaltungen, Maklern, Bau- und Handwerksbetrieben sowie kleinen und mittelständischen Unternehmen. Durch fundiertes kaufmännisches Verständnis, hohe Organisationsfähigkeit und eine strukturierte Arbeitsweise unterstütze ich Sie bei der täglichen Büroorganisation, der Projektkoordination und der Optimierung Ihrer internen Prozesse.

Zu meinen Leistungen gehören unter anderem:

Professionelles E-Mail- und Terminmanagement
Allgemeine Büroorganisation und Backoffice-Unterstützung
Kunden- und Geschäftspartnerkommunikation
Angebots- und Rechnungsvorbereitung
Dokumentenmanagement und digitale Ablagestrukturen
Unterstützung bei Immobilien- und Verwaltungsprozessen
Administrative Unterstützung für Bau- und Handwerksbetriebe
Projektkoordination und Aufgabenmanagement
Einführung und Optimierung digitaler Arbeitsabläufe
Erstellung von Checklisten, Dokumentationen und standardisierten Prozessen
Datenpflege sowie CRM-Management
Recherche-, Organisations- und Verwaltungsaufgaben

Ich arbeite zuverlässig, diskret und lösungsorientiert. Dabei lege ich großen Wert auf eine transparente Kommunikation, termingerechte Umsetzung und eine langfristige Zusammenarbeit auf Augenhöhe. Dank moderner digitaler Arbeitsweisen kann ich Unternehmen deutschlandweit flexibel und effizient unterstützen.

Mein Ziel ist es, Ihnen den Rücken freizuhalten, administrative Belastungen zu reduzieren und durch strukturierte Prozesse einen echten Mehrwert für Ihr Unternehmen zu schaffen. So gewinnen Sie Zeit für Ihre Kunden, Ihre Projekte und die strategische Weiterentwicklung Ihres Unternehmens.

Ich freue mich darauf, Sie und Ihr Unternehmen kennenzulernen und gemeinsam individuelle Lösungen zu entwickeln, die Ihren Arbeitsalltag nachhaltig erleichtern.

Weitere Kenntnisse

Kernbereiche:
Backoffice
Projektassistenz
Office Management
Immobilienverwaltung
Projektkoordination
Executive Assistant

Weitere Kompetenz:
Kaufmännische & organisatorische Kenntnisse
Büroorganisation
Backoffice-Management
Executive Assistance
Office Management
Terminmanagement
E-Mail-Management
Dokumentenmanagement
Digitale Aktenführung
Datenpflege
CRM-Management
Kundenservice
Geschäftskorrespondenz
Angebotsmanagement
Rechnungsvorbereitung
Reisemanagement
Protokollerstellung
Recherche
Prozessdokumentation
Projektmanagement
Projektkoordination
Projektassistenz
Aufgabenmanagement
Ressourcenplanung
Prozessoptimierung
Workflow-Management
Qualitätsmanagement
Reporting
KPI-Dokumentation
Immobilien
Immobilienverwaltung
WEG-Verwaltung
Mietverwaltung
Objektmanagement
Eigentümerkommunikation
Mieterkommunikation
Handwerkerkoordination
Angebotseinholung
Exposé-Erstellung
Vermietungsunterstützung
Objektorganisation
Bau & Handwerk
Baustellenorganisation
Angebotsverfolgung
Einsatzplanung
Materialkoordination
Auftragsmanagement
Baustellendokumentation
Nachunternehmerkoordination
Software
Microsoft 365
Outlook
Excel
Word
PowerPoint
Teams
Google Workspace
Canva
Lexoffice
Dropbox
OneDrive

Persönliche Kompetenzen
Selbstständige Arbeitsweise
Organisationstalent
Zuverlässigkeit
Diskretion
Kommunikationsstärke
Analytisches Denken
Strukturierte Arbeitsweise
Lösungsorientierung
Hohe Serviceorientierung
Qualitätsbewusstsein

Persönliche Daten

Sprache
  • Deutsch (Muttersprache)
  • Englisch (Fließend)
  • Arabisch (Grundkenntnisse)
Reisebereitschaft
Umkreis (bis 200 km)
Arbeitserlaubnis
  • Europäische Union
Profilaufrufe
24
Berufserfahrung
15 Jahre und 11 Monate (seit 08/2010)
Projektleitung
8 Jahre

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