Dokumentenmanager und Dokumentencontroller

1/2026 – offen

Durchführung des Dokumentenmanagements im Projektumfeld von RWE mit Fokus auf strukturierte Ablage, Nachverfolgung und Verteilung technischer Projektunterlagen. Pflege und Verwaltung von Dokumentnummern, Dokumententiteln, Revisionen, Statusangaben und projektspezifischen Metadaten in PIRS. Koordination von Dokumenten- und Transmittal-Prozessen sowie Nachverfolgung von Freigaben, Kommentaren und Rückläufen zwischen internen und externen Projektbeteiligten. Sicherstellung eines aktuellen und vollständigen Informationsstandes über den gesamten Projektlebenszyklus durch zentrale Ablage und nachvollziehbare Dokumentationsprozesse. Klassifizierung, Zuordnung und strukturierte Verwaltung von Projektkorrespondenz, E-Mails und Dokumenten zur Verbesserung der Auffindbarkeit und Transparenz. Unterstützung bei der Einbindung externer Partner sowie Pflege von sicheren Datenräumen, Projektordnern und Zugriffsberechtigungen. Durchführung formaler Qualitätsprüfungen hinsichtlich Vollständigkeit, Revisionsstand, Status und Einhaltung projektspezifischer Dokumentationsvorgaben. Erstellung und Aufbereitung von Übersichten zu Dokumentationsständen, offenen Punkten, Fristen und Rückläufen als Grundlage für Projektabstimmungen.

Dokumentenmanagement, Berater SharePoint, Werbetexter, Projektmanagement, Qualitätsmanagement

1/2025 – 12/2025

Ablegen und Prüfung der über SharePoint eingereichten technischen Dokumentationen im Projekt SüdLink D1 auf Konformität und Vollständigkeit gemäß den Richtlinien an das Dokumentenmanagement von TransnetBW, der Digitalen Projektakte und der gesetzlichen Richtlinien, welche sich an das Planfeststellungsverfahren nach § 21 NABEG richtet. Koordination, Strukturierung und Ablage der technischen Dokumentation gemäß Kundenvorgaben (TransnetBW Richtlinien an das DMS zu CAD-Zeichnungen, Dokumentenablage und Prozessen) und gesetzlichen Richtlinien für das Planfeststellungsverfahren. Überprüfung anhand einer Masterdokumentenliste, ob alle benötigten Planungsdokumente für Zwischen- und Endabnahmen von den Subunternehmern aus den Gewerken Planung, Tiefbau, Projektsteuerung, Genehmigungsplanung und anderen Stakeholdern in der richtigen Qualität vorhanden sind. Zusammenführen und Redundanzprüfung der Gesamtdokumentation aus einzelnen Teilgewerken und deren Begleitung bis zur Kundenabnahme. Koordination der Überprüfung der technischen Dokumentation für einzelne Projektphasen zwischen den verschiedenen Fachbereichen. Koordination/Überwachung der internen-/externen Überarbeitungsfristen anhand der Masterdokumentenliste durch Einpflegen der Fristen in SharePoint. Harmonisierung der Dokumentationsstruktur zwischen den Projekten innerhalb des Gesamtprojektes. Teilnahme an Projektbesprechungen des Projektteams.

Dokumentenmanagement, Compliance Manager

1/2025 – 12/2025

Durchführung der Dokumentation in den Systemen Thinkproject, MS SharePoint und BIM360 auf Basis projektspezifischer Vorgaben. Fachliche Beratung zur Umsetzung des Anforderungsmanagements sowie zur Implementierung der Dokumentationsrichtlinie (inkl. Vorgaben zu Dateibenennung, Ordnerstrukturen und Metadaten). Abgleich und Verwaltung des projektspezifischen Metadatensatzes unter Berücksichtigung geltender Standards (z. B. VGB-Framework, DCC/KKS). Fachliche Beratung bei der Implementierung von Dokumentenmanagement-Lösungen mit definierten Abläufen. Eigenständige Administration projektspezifisch definierter Dokumentenmanagement-Systeme (z. B. ThinkProject!, SharePoint). Konzeption und Konfiguration von Zugriffsberechtigungen sowie Einrichtung von Projektzugängen. Strukturierung und Pflege von Konfigurationslisten sowie Definition der Ordner- und Berechtigungsstruktur. Erstellung von projektbezogenen Anleitungen zur Nutzung des jeweiligen DMS-Systems. Strukturierte Ablage und Organisation von Dokumenten nach projektspezifischen Kriterien. Erstellung von Auswertungen zur Nachverfolgung von Sichtungs- und Freigabeprozessen gemäß projektspezifischer Vorgaben. Auswertung und Aufbereitung projektbezogener Dokumentationsfristen und -status. Zusammenstellung und strukturierte Aufbereitung der Dokumentenzulieferungen im Projektkontext. Dokumentation projektbezogener Kommunikationsinhalte mit den relevanten Schnittstellen. Durchführung definierter Qualitätsprüfungen im Rahmen des Dokumentenmanagements.

Dokumentenmanagement, Compliance Manager, Requirements Management