Process Optimization Specialist | Business Workflow & Data Analytics (SAP, Jira, Excel)

7/2026 – 8/2026

• Analyse und Umstrukturierung des Vorkasse-Prüfungsprozesses im ERP-System zur Vermeidung manueller Einzelaufrufe.
• Erstellung eines automatisierten Cross-Mappings zwischen SAP-Systemen (P11 & P35) zur schnellen Identifikation passender Datensätze.
• Entwurf von Excel-Workflows zur aggregierten Brutto-Berechnung auf Auftragsebene aus Einzelpositionen (Netto + Steuer).
• Automatisierung von Benachrichtigungs- und Ticketstrukturen für den Kundenservice zur Reduzierung der Durchlaufzeiten.

Datenanalyse, Jira, Microsoft Excel, Prozessoptimierung, SAP Sales und Distribution

5/2025 – 7/2026

Analyse, Redesign & KI-gestützte RPA-Vorbereitung eines Serienmail-Workflows:
• Prozessübergabe & Fehleranalyse: Übernahme eines manuellen, fehleranfälligen Prozesses zur wöchentlichen Erstellung von Kundenbenachrichtigungen bei Lieferverzögerungen (Datenbasis: SAP SQ01-6-01). Identifikation von Ursachen für Systemfehler (z. B. fehlerhafte Textfelder in ERP-Datensätzen).

• KI-gestützte Logik-Entwicklung (Prompt Engineering & Excel):

Effiziente Formelerstellung: Gezielter Einsatz von Generativer KI (Microsoft Copilot) zur Konzeption und Erstellung komplexer, dynamischer Excel-Prüfformeln.

Fehlerbereinigung: Automatische Isolierung und Bereinigung von SAP-Textfehlern zur Vermeidung von Formelbrüchen.

Historien- & Terminabgleich: Aufbau automatischer Vergleiche zur Prüfung, ob Kunden bereits informiert wurden oder Terminverschiebungen eine erneute Benachrichtigung erfordern.

Sondertermin-Handling: Integration von Ausnahmelogiken für Dispositionstermine.

Status-Routing: Automatische Trennung der Datensätze in Klärfälle für die Disposition und versandbereite E-Mails.

• Kundenorientierte Aggregationslogik: Entwurf einer mehrstufigen Sortierungs- und Duplikatsbereinigung, die alle verzögerten Auftragspositionen eines Kunden bündelt, sodass dieser nur eine einzige E-Mail statt mehrerer Einzelnachrichten erhält.

• Projektlaufzeit & Ergebnis: Erarbeitung der Fachlogik und des Prototyps bis 11/2025; anschließende fachliche Begleitung der IT-Testphase bis zum erfolgreichen Go-Live des RPA-Bots im 07/2026. Vollständige Automatisierung und Erhöhung der Prozessgeschwindigkeit bei null Manuell-Fehlern.

Datenanalyse, Generative KI, Microsoft Excel, Prozessoptimierung, Pega Robotic Process Automation (RPA)

10/2013 – 1/2014

Ganzheitliche Restrukturierung von Vertriebs- und Abrechnungsprozessen zur Umsatzsteigerung:

• Analyse & Pricing-Restrukturierung: Audit des bestehenden Werbezeiten-Preissystems und Identifikation stark unterrepräsentierter Tarife. Neugestaltung der Preisstruktur und Einführung attraktiver Jahres-Paketangebote für Stammkunden zur Gewährleistung stabiler, planbarer Umsätze.

• Entwicklung eines transparenten Provisions- & Controlling-Tools (Excel):

Konzeption und Implementierung einer dynamischen Excel-Steuerungsmatrix zur automatischen Berechnung der Vertriebsprovisionen (unter Berücksichtigung von Zielerfüllung, B2B-Agenturrabatten, Regionalfaktoren und Produktionskosten für Werbespots).

Koppelung der Provisionsauszahlung an tatsächliche Zahlungseingänge und unterzeichnete Abnahmeprotokolle (Sicherstellung der Compliance für die Buchhaltung).

• Schnittstellen-Optimierung mit der Finanzbuchhaltung:

Etablierung eines täglichen Morgen-Workflows mit der Buchhaltung zur automatischen Übermittlung geklärter Zahlungseingänge.

Erstellung einer täglichen Echtzeit-Übersicht für das Vertriebsteam zur transparenten Einsicht in die individuelle Zielerfüllung und Provisionshöhe.

• Datengestützte Vertriebssteuerung (KPI-Driven Coaching):

Analyse der individuellen Conversion-Rates (Anrufe vs. Vertragsabschlüsse), Kundenabgangsquoten und Zahlungszyklen.

Erstellung maßgeschneiderter Tages-Aktivitätspläne für jeden Vertriebsmitarbeiter zur Erreichung des Wunschgehalts.

• Ergebnis: Steigerung des Gesamtunternehmensumsatzes um 250 % innerhalb von 3 Monaten, Verdopplung des durchschnittlichen Gehalts der Vertriebsmitarbeiter und Eliminierung von Zahlungsverzögerungen.

Preiskalkulation, Reporting, Microsoft Excel, Prozessoptimierung, Vertriebs- und Marketingleiter