HR- und Payroll-Expertin mit Schwerpunkt auf Prozessoptimierung, Systemimplementierung und Teamführung

9/2022 – 6/2023

• Projektleitung für die Umsetzung der HR Harmonisierung nach Merger sowie für die Im-plementierung von globalen Workday Modulen
• Harmonisierung und Einführung Grading System, Performance Prozess, Bonussystem, Merit Increase, Recognition Programm sowie Arbeitszeiterfassung + Langzeitkonto
(beinhaltet: inhaltliche Aufbereitung, Abgleich Ist-Zustand mit den neuen globalen Vor-gaben sowie der Mutter-Landesgesellschaft, Erarbeitung des gewünschten Ziel-Zustands in Abstimmung mit der Geschäftsleitung, Festlegung Verhandlungsstrategie, Abstimmung mit den Anwälten, Zuarbeit bei der Erstellung der Betriebsvereinbarungen, Verhandlung Betriebsrat, Umsetzung im Unternehmen, Kommunikation (Leadershipteam + Manager + Mitarbeiter)
• Implementierung Workday Module Advanced Compensation, Performance Development (inhaltliche Aufbereitung, Schnittstelle IT-HR, Verhandlungen Betriebsrat, Zuarbeit bei der Erstellung der Betriebsvereinbarungen)

Lohn- / Gehaltsabrechnung, Projektleitung / Teamleitung, Systemmigration

7/2021 – 10/2022

Implementierung, Dokumentation und Wissenstransfer neuer Payroll-, Reporting- und Abschluss-Prozesse im Rahmen eines Joint-Ventures. Anpassung der bisherigen Prozesse auf die Prozesse des neuen Mehrheitseigners unter Berücksichtigung der Bankenregulatorik. Einführung von Personio als HR-System mit Digitalisierung der Prozesse und Schnittstellen. Definition und Dokumentation von Schnittstellen zwischen Payroll, Finance, Reporting und Controlling. Begleitung von internen und externen Audits mit Analyse, Dokumentation und Prozessverbesserung.

Lohn- / Gehaltsabrechnung

10/2020 – 4/2021

Analyse des IST-Zustands der Payroll hinsichtlich Qualität, Inhalte und Prozesse von über 2000 Mitarbeitern und Rentnern. Recherche über bestehende Prozesse und Ansprechpartner, Wissensdokumentation und Wissenstransfer. Erstellung eines Action Plans zur Fehlerbeseitigung und Aufarbeitung des Backlogs von Payroll, betrieblicher Altersversorgung und Reporting. Jahresabschlusstätigkeiten inkl. Rückstellungen, Kontenklärungen und Aufarbeitung der Daten für versicherungsmathematische Gutachten. Begleitung der Wirtschaftsprüfer. Fachliche Bewertung des Optimierungspotenzials der Schnittstelle zwischen Workday und SAP. Steuerung des externen Dienstleisters NGA zur Verbesserung der Payroll-Qualität.

Prozessoptimierung, Lohn- / Gehaltsabrechnung

1/2020 – 12/2020

Abwicklung der operativen HR-Arbeit für ca. 100 festangestellte Mitarbeiter der europäischen Niederlassungen inkl. Vorbereitung der Payroll. Einführung eines Personalmanagementsystems. Ansprechpartner für die Wirtschaftsprüfer im Jahresabschluss. Implementierung neuer Prozesse im Rahmen eines Joint-Ventures.

Lohn- / Gehaltsabrechnung, Buchhaltung

4/2019 – 1/2020

Verantwortung für die korrekte und fristgerechte Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft für 700 Mitarbeiter in der D-A-CH-Region unter Berücksichtigung der rechtlichen, tariflichen und betrieblichen Bestimmungen in Zusammenarbeit mit dem Payrollanbieter SDWorx. Integration aufgekaufter Firmen in das operative Tagesgeschäft und die Systeme. Analyse der Payroll-Prozesse mit dem Ziel der Qualitätsverbesserung, Zeitersparnis und besserer Nutzung der Schnittstellen. Fachliche Begleitung des Providerwechsels von SDWorx zu ADP.

Lohn- / Gehaltsabrechnung

11/2018 – 4/2019

Selbstständige Durchführung der korrekten und fristgerechten Entgeltabrechnung mit Datev und Zeitwirtschaft für 260 Mitarbeiter unter Berücksichtigung der rechtlichen und betrieblichen Bestimmungen. Monats- und Jahresabschlussarbeiten. Analyse und Optimierung der Prozesse im operativen Personalmanagement. Einarbeitung neuer Mitarbeiter, Schulung der Mitarbeiter. Umsetzung des Betriebsrentenstärkungsgesetzes (Analyse, Betriebsvereinbarung, Anbieterauswahl, Mitarbeiterkommunikation, Umsetzung in den Systemen).

Lohn- / Gehaltsabrechnung, Buchhaltung, Prozessoptimierung

12/2016 – 11/2018

• Post Merger Integration / Stabilisierung und Optimierung der Payroll nach Providerwech-sel aufgrund eines Firmenaufkaufs mit 2.800 Mitarbeitern / Harmonisierung der Payroll an den verschiedenen deutschen Standorten
• Vendormanagement der Payrollanbieter ADP und NGA
• Verantwortung für die Abwicklung der monatlichen Gehaltsabrechnung von über 3.400 Mitarbeitern an sechs deutschen und zwei österreichischen Standorten unter Berücksich-tigung der rechtlichen, tariflichen (Metall, Chemie) und betrieblichen Bestimmungen inkl. Einhaltung der Sox-Kontollen
• Disziplinarische und fachliche Führung des HRIS-Teams, Ansprechpartner für die exter-nen Consultants, fachlicher Ansprechpartner für 16 Sachbearbeiter
• Betreuung der Schnittstellen zum Payrollsystem (u.a. Zeitwirtschaft, Finance, Success-factors)
• Verantwortung für die HR-seitigen Jahres-, Quartals- und Monatsabschlüsse – enge Zu-sammenarbeit mit Finance
• Schulung von HR Managern und HR Specialist Teams in fachlichen und systemtechni-schen Fragen sowie bei der Umsetzung neuer HR Prozesse
• Ansprechpartner für das C&B Team in allen Fragen der betrieblichen Altersversorgung, Verantwortung für die Umsetzung im System

Systemmigration, Prozessoptimierung, Lohn- / Gehaltsabrechnung, Teamleiter

10/2015 – 10/2016

Aufbau und Prozessgestaltung von HR Shared Services. Verantwortung für die Abwicklung der monatlichen Gehaltsabrechnung von 1.200 Mitarbeitern in 5 deutschen, 2 schweizerischen und 2 österreichischen Firmen unter Berücksichtigung der rechtlichen, tariflichen (Chemie) und betrieblichen Bestimmungen. Reduzierung der ursprünglich hohen Fehlerquote gegen Null. Schulung des Shared Service Center Teams in abrechnungsrelevanten Sachverhalten und operativer Personalarbeit. Eigenständige Administration des Abrechnungsprogramms und der Zeitwirtschaft. Vendormanagement der Payrollanbieter in D-A-CH. Schnittstelle zum Senior Management in den USA als Ansprechpartner für payrollrelevante Sachverhalte in der D-A-CH-Region. Fachlicher Payroll-Ansprechpartner für die europäischen Standorte im Projekt Payroll-Outsourcing an ADP.

Systemmigration, Prozessoptimierung, Lohn- / Gehaltsabrechnung

5/2010 – 8/2016

Personalreferentin für das Gesamtunternehmen an 3 Standorten mit 250 Mitarbeitern. Strukturierung der Prozesse für ein schnelllebiges, dynamisches Arbeitsumfeld. Gehaltsabrechnung, Reisekostenabrechnung, Personalbetreuung und Sachbearbeitung vom Eintritt bis zum Austritt. Implementierung eines neuen Payroll-Systems (Datev Lohn und Gehalt) in Time&Budget, Marktanalyse, Auswahl des Providers, Migration der Daten, Parallellauf, Implementierung unternehmensspezifischer Reports. Beratung der Geschäftsführung zu arbeits-, betriebsverfassungs-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Themen. Einführung der betrieblichen Altersversorgung. Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat, Verhandlung von Betriebsvereinbarungen und Sozialplänen.

Systemmigration, Prozessoptimierung, HR Business Partner, Lohn- / Gehaltsabrechnung

1/2008 – 3/2010

Alleinverantwortlich für die Gehaltsabrechnung für ca. 470 Mitarbeiter. Verantwortung für Payroll-Reporting im Monats- und Jahresabschluss. Mitarbeiterbetreuung zu steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Themen. Betriebliche Altersversorgung. Personalkostenplanung. Verantwortlicher interner Ansprechpartner für das Outsourcing der Payroll an den externen Dienstleister ADP, Begleitung des Projekts, System-Setup, Datenmigration, Parallellauf.

Systemmigration, Lohn- / Gehaltsabrechnung