Projektmanagement & Assistenz

8/2025 – 9/2025

Unterstützung und Entlastung des CIBO bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Abstimmung persönlich, per E-Mail, SMS oder telefonisch, Vorlage und Weiterleitung von Unterschriftsmappen, Koordination und Verschiebung von Terminen, Restaurantbuchungen, Erstellung von Kreditkartenabrechnungen, Reisebuchungen, Zusagen zu Veranstaltungseinladungen, Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Sitzungsunterlagen, Terminkoordination und Planung von internen/externen Terminen, Wissenstransfer und Dokumentation für die Übergabe.

Dokumentenmanagement

8/2025 – 8/2025

Unterstützung und Entlastung des CIBO bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Abstimmung, Vorlage und Weiterleitung von Unterschriftsmappen, Koordination von Terminen, Restaurantbuchungen, Erstellung von Reisekostenabrechnungen, Reisebuchungen, Zusagen zu Veranstaltungseinladungen, Dokumentation und Übergabe für die reibungslose Übernahme der Tätigkeit.

Schreiben von Dokumentation

7/2025 – 8/2025

Unterstützung und Entlastung des CIBO bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Abstimmung, Vorlage und Weiterleitung von Unterschriftsmappen, Koordination von Terminen, Restaurantbuchungen, Erstellung von Reisekostenabrechnungen, Reisebuchungen, Zusagen zu Veranstaltungseinladungen, Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Sitzungsunterlagen, Terminkoordination und Planung von internen/externen Terminen, Wissenstransfer und Dokumentation für die Übergabe.

Schreiben von Dokumentation

3/2025 – 4/2025

Terminkoordination, Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen für den Vice President sowie Reisebuchungen für 130 Mitarbeiter, Organisation interner und externer Meetings sowie Veranstaltungen, Getränke- und Cateringbestellungen, Gästeanmeldungen, Beauftragung des Gebäude-Service Teams, Beauftragung des Kaffeemaschinen-Service Teams, Onboarding neuer Mitarbeiter, selbstständige Aufbereitung von Informationen, Erstellung von Reportings und Präsentationen, operative Tätigkeiten in den Abteilungen des Vice President, Schnittstellenfunktion zwischen Management und Mitarbeitern, Fuhrparkmanagement.

Veranstaltungsmanagement, Fuhrpark-Management

1/2025 – 2/2025

Terminkoordination, Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen für den Vice President sowie Reisebuchungen für 130 Mitarbeiter, Organisation interner und externer Meetings sowie Veranstaltungen, Getränke- und Cateringbestellungen, Gästeanmeldungen, Beauftragung des Gebäude-Service Teams, Beauftragung des Kaffeemaschinen-Service Teams, Onboarding neuer Mitarbeiter, selbstständige Aufbereitung von Informationen, Erstellung von Reportings und Präsentationen, operative Tätigkeiten in den Abteilungen des Vice President, Schnittstellenfunktion zwischen Management und Mitarbeitern, Fuhrparkmanagement, Übergabe und Einarbeitung der neuen Executive Assistant.

Veranstaltungsmanagement, Fuhrpark-Management

11/2024 – 12/2024

Wechsel zum CIBO-Vorstand, parallele Einarbeitung der neuen Vorstandsassistenz für den COO-Vorstand, Gewährleistung des Wissenstransfers, intensive Briefings, Unterstützung und Entlastung des CIBO bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Abstimmung, Vorlage und Weiterleitung von Unterschriftsmappen, Koordination von Terminen, Restaurantbuchungen, Erstellung von Reisekostenabrechnungen, Reisebuchungen, Zusagen zu Veranstaltungseinladungen, Dokumentation und Übergabe für die reibungslose Übernahme der Tätigkeit.

Schreiben von Dokumentation

8/2024 – 11/2024

Unterstützung und Entlastung des COO bei administrativen und organisatorischen Aufgaben, Vorlage und Weiterleitung von Unterschriftsmappen, Erinnerungen ausstehender E-Mails, Rechnungen und Freigaben, tägliche Abstimmung der ein- und ausgehenden E-Mails und Meetings, Schadensmeldung des Dienstwagens, Koordination mit Fuhrpark und Werkstatt, Leihwagenkoordination, Nachbuchung fehlender Konferenzräume, Terminkoordination und Planung von internen/externen Terminen, Terminierung von Frühstück, Lunch und Abendessen, Unterstützung bei der Erstellung von Präsentationen und Sitzungsunterlagen, klassische Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, Koordination und Organisation von Reisen, Abstimmung externer Veranstaltungen, Terminfindung bei der Führerscheinstelle, Bearbeitung und Weiterleitung förmlicher Zustellungen.

Fuhrpark-Management, Dokumentenmanagement

3/2024 – 8/2024

Prozessoptimierung und Umstellung der Daily Business Prozesse im Office Management, tägliches Mise en Place der Konferenzräume, tägliche Buchungen von Konferenzräumen, Poolwägen, Gästeparkplätzen, Catering und dessen Koordination, Reisebuchungen über das Reisebüro, Bahnreisebuchungen, Rechnungskontrolle und Freigabe, Umstellung der Ordnerstruktur, Dienstplanführung, Kreditkartenabrechnung, Verwaltung der Bürokasse, Führung der Interviewtermine, Begleitung der Probearbeit und Einarbeitung, Postverwaltung, Ansprechpartner für Office & Facility Management, Fuhrparkmanagement mit einer Flotte von über 60 Autos, Bestandsaufnahme fehlender Dokumentation, Tankkartenneubestellung, Ansprechperson für Leasing-Anbieter, Autohäuser, Hersteller und Versicherungen, Planung und Koordination von Wartungs- und Prüfarbeiten, Bearbeitung von Ordnungswidrigkeiten, Reklamationen, Unfällen und Strafzetteln, Verwaltung und Archivierung fahrzeugbezogener Daten, Neuzuweisung von Rechnungen, Aufbereitung der Kfz.-Liste, Verwaltung der Parkplätze, Disposition von Fahrzeugen, Einarbeitung und Übergabe an die neue Office Managerin, Erstellung einer Dokumentation (Handbuch für das Office Management).

Office Management, Fuhrpark-Management, Prozessoptimierung, Mitarbeiter Forderungsmanagement, Schreiben von Dokumentation

6/2023 – 10/2023

PMO-Aufgaben, Terminmanagement für den Product Owner Cluster „People“, Überwachung von Fristen und Wiedervorlagen, Organisation von Meetings, Workshops, Schulungen und Reisetätigkeiten, Sichtung von Bestellungen und Rechnungsprüfungen, Bearbeitung von Bestellanforderungen in SAP, allgemeine Projektmanagementaufgaben, Planung und Steuerung von Prozessen, Stakeholdermanagement, Koordination, Bestellung und Dokumentation des externen Supports.

Mitarbeiter Ablauf- und Zeitplanung, Projektmanagement, SAP Applications, Prozessleittechnik

1/2023 – 3/2023

Ausarbeitung einer Roadmap für Front Office mit Milestones, Aufbereitung der Front Office Tätigkeiten, Erstellen von internen Prozessen und deren Implementierung, erste Ansprechpartnerin gegenüber Mietern in den Bereichen Front Office, Bankett Set-up, Housekeeping, Rechnungslegung und Kundenreklamation, Onboarding neuer Front Office Mitarbeiter, Buchen des Personalbedarfs über InStaff, Erstellung von Arbeitsanweisungen, Forecast Erstellung der Raumbelegung, Rechnungslegung für Getränkeabrechnung, Erstellung von Vorlagen für Kundenmitteilungen, Erstellung von Onboarding-Unterlagen, Steuerung Facility Management, Betreuung von Zugangskarten, Unterstützung bei der Implementierung der APP für Mieter, Cateringbestellung, Reklamationsmanagement, interne Kommunikation, Koordination von Kundenmeetings, Ansprechperson für Mietermanagement und Instandsetzung, Recruitment und Bewerbermanagement.

Projektmanagement, Office Management, Verfahrenstechnik, Recruiting, Buchhaltung

7/2022 – 10/2022

Terminkoordination für den Teamleiter Development, Koordination der Stundennachweise der Mitarbeiter, Koordination der Prüfung der Leistungsnachweise, Vor- und Nachbereitung interner Teambesprechungen, Bürgschaftsmanagement, Bearbeitung von ein- und ausgehender Post, Korrespondenz, Ablage und Digitalisierung von Dokumenten, administrative Tätigkeiten, Vorbereitung und Koordination von Calls, VC's und Meetings, Eventorganisation, Koordination des Zahl- und Mahnlaufs, Rechnungserfassung in RELion, Austausch mit dem Budgetverantwortlichen, externe Prüfberichte, Rechnungsfreigabe, Liquiditätsüberprüfung, Abstimmung mit dem Joint Venture Partner, Vorbereitung des Zahllaufs für Accounting, wöchentliche Aufbereitung und Abgleich der Rechnungen, Terminkoordination und Lead der Meetings für die Übergabe der Buchhaltung, Kontierung der Sachkonten, Koordination der Rechnungsfreigabe, Aufbereitung der Jahresrechnungen, Übergabe der Objektbuchhaltung, Prozessoptimierung.

Veranstaltungsmanagement, Prozessoptimierung

6/2022 – 7/2022

Aufbereitung und Pflege der tagesaktuellen Rechnungsliste in SAP (VIM Postfach), Freigabe der eingehenden Rechnungen in SAP, PO-Erstellung in SAP, Koordination und Abstimmung der anstehenden Kongresse inkl. Messestands.

Projektmanagement, SAP Applications, Veranstaltungsmanagement

2/2022 – 3/2022

Aufbereitung der Kontoauszüge der Nostrokonten für die Bundesbank, Aufbereitung der Umsatz- und Saldenliste für die Bundesbank, Aufbereitung und Pflege der tagesaktuellen Rechnungsliste, Abstimmung der Nostrokonten, SmartSafe Konten und Dotationskontos, Aufbereitung der Tagesbilanz, Buchen der eingehenden Rechnungen, Erstellung von Daueraufträgen, Rechnungsstellung an externe Dienstleister, interne Umbuchungen, Ablage, Abgleich und Kontrolle der wöchentlichen Kontoauszüge, Umbuchungen der Mieteinkünfte und Ausgaben.

Buchhaltung

10/2021 – 12/2021

Unterstützung und Coverage des gesamten Frankfurter Teams (10 Mitarbeiter) inkl. der 4 Geschäftsführer, Erledigung interner und externer Geschäftskorrespondenz, Terminplanung, Vorbereitung und Koordination von Calls, VC's und Meetings, Ablage und Digitalisierung von Dokumenten, Erstellung von Statistiken, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Implementierung eines Kurierdienstleisters, Abwicklung der Büroorganisation, Rechnungsprüfung und Freigabe, Termin- und Reisekoordination, Vertragsverhandlungen, Reisekostenabrechnung, Buchhalterische Unterstützung, Implementierung der PLEO Debit Karte, Prozessoptimierung, Einarbeitungen und Trainings, Kommunikationsschnittstelle zum Facility Management, Registrierung der Impfnachweise, HR Recruiting Prozesse, Weihnachtskartenbestellung, Planung und Koordinierung von Umzügen, IT-Koordination, Einholung von Bankbürgschaften, Fuhrparkmanagement.

Office Management, Buchhaltung, Prozessoptimierung, Recruiting, Leiter Technischer Support, Fuhrpark-Management

9/2021 – 9/2021

Unterstützung und Coverage von 10 Mitarbeitern (Chairman, Managing Director, Director's, Investment Director, Associate Director, Investment Manager & Associates), Erledigung interner und externer Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch, Call-, VC-, Lunch/Dinner-Koordination, Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Termin- und Reisekoordination, Buchhalterische Unterstützung.

Office Management, Buchhaltung

11/2020 – 4/2021

Unterstützung und Coverage von 2 Managing Director's (davon 1 Head of Investment Banking und 1 Head of ECM), 1 Director und 1 VP, Erledigung interner und externer Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch, Call & VC Koordination, Registrierung der Officetage unter Berücksichtigung der COVID-19 Richtlinien, Urlaubsvertretungen, Übernahme von Office- und Team Managementaufgaben, Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Termin- und Reisekoordination, Reisekostenabrechnung, Abrechnung und Projektzuweisung der Firmenkreditkarten.

Buchhaltung

10/2019 – 1/2020

Unterstützung und Kommunikationsschnittstelle vom General Manager, Erledigung interner und externer Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch, Aufbereitung der Präsentation des monatlichen Reportmeetings, Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Abwicklung der Büroorganisation, Termin- und Reisekoordination, Buchhalterische Unterstützung, Pricingkontrolle, Erstellung der Reisekostenabrechnung, Abrechnung und Projektzuweisung der Firmenkreditkarten, Prozessoptimierung, Einarbeitungen und Trainings, Kommunikationsschnittstelle zum Facility Management, Vorbereitung und Implementierung von HRworks, Fuhrparkhandling, Saisonelle Koordination der Reifenwechsel, Planung und Organisation von Meetings, Planung der Weihnachtsfeier 2019, Unterstützung von HR bei Kündigungsschreiben, Visumbeantragung, Gruppenbuchungen, Organisation der Jubiläumspräsente.

Office Management, Buchhaltung, Prozessoptimierung, Fuhrpark-Management

8/2019 – 8/2019

Unterstützung und Coverage von 9 Director's (davon 1 COO), Erledigung interner und externer Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch, Call & VC Koordination, Planung und Organisation von Meetings, Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Abwicklung der Büroorganisation, Termin- und Reisekoordination, Buchhalterische Unterstützung, Reisekostenabrechnung, Prozessoptimierung, Einarbeitungen und Trainings, Kommunikationsschnittstelle zum Facility Management.

Office Management, Buchhaltung, Prozessoptimierung

6/2019 – 8/2019

Unterstützung und Begleitung einer Implementierung im Bereich Dokumentenmanagement-System (DMS) sowie der Modul-Implementierung „Invoicing“.

Dokumentenmanagement

5/2018 – 8/2018

Unterstützung und Coverage von 2 Partnern und 1 Principial, Erledigung interner und externer Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch, Call & VC Koordination, Visumbeantragung, Verantwortung für Meetings- und Veranstaltungsorganisation, Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Termin- und Reisekoordination, Koordination von Privatjets, Prozessoptimierung, Einarbeitungen und Trainings, Kommunikationsschnittstelle zum Facility Management, Abwicklung der Büroorganisation.

Office Management, Prozessoptimierung

1/2018 – 4/2018

Unterstützung und Coverage von 2 Managing Director's (davon 1 Head of M&A) und 1 Director, Erledigung interner und externer Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch, Call & VC Koordination, Planung und Organisation von Meetings, Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Termin- und Reisekoordination, Reisekostenabrechnung, Abrechnung und Projektzuweisung der Firmenkreditkarten, Prozessoptimierung, Einarbeitungen und Trainings.

Buchhaltung, Prozessoptimierung

12/2017 – 12/2017

Erledigung interner und externer Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch, Betreuung der Gäste Inhouse, Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Reisekostenabrechnung des Teams, telefonische Recherche der eingeladenen Kunden zu einem Event.

Office Management

9/2017 – 9/2017

Unterstützung des gesamten Teams (12 Mitarbeiter), Erledigung interner und externer Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch, Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings- und Veranstaltungsorganisation, Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Termin- und Reisekoordination, Reisekostenabrechnung, Kommunikationsschnittstelle zum Facility Management.

Office Management

3/2017 – 6/2017

Unterstützung des Country Head of Germany, Erledigung interner und externer Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch, Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings- und Veranstaltungsorganisation, Betreuung der Gäste, Disposition von Catering und Verpflegung, Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Abwicklung der Büroorganisation, Termin- und Reisekoordination, Binden von Präsentationsunterlagen und Dokumenten, Reisekostenabrechnung, Kommunikationsschnittstelle zu Dienstleistern und Facility Management.

Office Management

1/2017 – 1/2017

Unterstützung des CEO's, Erledigung interner und externer Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch, Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Termin- und Reisekoordination, Reisekostenabrechnung.

11/2016 – 12/2016

Unterstützung der Mitarbeiter, Erledigung interner und externer Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch, Call & VC Koordination, Planung und Organisation von Meetings- und Veranstaltungsorganisation, Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Abwicklung der Büroorganisation, Termin- und Reisekoordination, Reisekostenabrechnung, Buchhalterische Kontierungsvorbereitungen, Abrechnung und Projektzuweisung der Firmenkreditkarten, Kommunikationsschnittstelle zu Dienstleistern und Facility Management.

Office Management, Buchhaltung

6/2016 – 6/2016

Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Paket- und Kurierorganisation, Verantwortung für Meetings- und Veranstaltungsorganisation, Betreuung der Gäste, Disposition von Catering und Verpflegung, Reisekoordination von Hotel- und Bahnbuchungen, Kommunikationsschnittstelle zu Dienstleistern und Facility Management, Abwicklung der Büroorganisation, Buchhalterische Kontierungsvorbereitungen aller Eingangsrechnungen, Binden von Präsentationsunterlagen und Dokumenten.

Office Management, Veranstaltungsmanagement, Buchhaltung

1/2016 – 6/2016

Unterstützung der Mitarbeiter, Erledigung interner und externer Geschäftskorrespondenz in Deutsch und Englisch, Planung, Organisation und Nachbereitung von Meetings- und Veranstaltungsorganisation, Betreuung der Gäste, Disposition von Catering und Verpflegung, Übernahme von Sonderprojekten wie Planung und Koordinierung von Umzügen, Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Prozessoptimierung, Abwicklung der Büroorganisation, Termin- und Reisekoordination, Organisation und Durchführung von Rechnungsprozessen, Reisekostenabrechnung, Buchhalterische Kontierungsvorbereitungen, Abrechnung und Projektzuweisung der Firmenkreditkarten, Kommunikationsschnittstelle zu Dienstleistern und Facility Management.

Office Management, Prozessoptimierung, Buchhaltung

12/2015 – 12/2015

Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Verantwortung für Meetings- und Veranstaltungsorganisation, Betreuung der Gäste, Disposition von Catering und Verpflegung, Reisekoordination.

Veranstaltungsmanagement

12/2015 – 12/2015

Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate, Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Verantwortung für Meetings- und Veranstaltungsorganisation, Betreuung der Gäste, Disposition von Catering und Verpflegung, Reisekoordination, Kommunikationsschnittstelle zu Dienstleistern und Facility Management, Abwicklung der Büroorganisation.

Office Management, Veranstaltungsmanagement

10/2015 – offen

Gründung des eigenen Unternehmens für Projektmanagement, Office Management und Empfang.

Projektmanagement, Office Management

11/2011 – 11/2015

Team- und PR-Assistenz in einer Kommunikationsagentur.

Öffentlichkeitsarbeit

1/2006 – 11/2011

Mitarbeiter- und Verkaufstrainings für verschiedene Branchen, Dozentin für den Internationalen Bund im Bereich „Gastronomie“ & „Berufsorientierungsseminare“ für die Ausbildung Hotelfachfrau/Hotelkauffrau im fachtheoretischen & praktischen Unterricht.

Leiter Rezeption

5/2004 – 12/2005

Leitung der Reservierungsabteilung im Kempinski Hotel Gravenbruch.

3/2003 – 4/2004

Revenue Management für 140 Hotels der Best Western Hotels Deutschland GmbH.

Hotelmanager

2/2001 – 2/2003

Leitung der Reservierungsabteilung und Yield Management im Steigenberger Frankfurter Hof.

Hotelmanager

2/1996 – 12/2000

Mitarbeiterin und später Team Leader im Hotel-Desk des American Express Implantreisebüros bei der Adam Opel AG. Organisation und Hotelverhandlungen für die IAA (1997/1999/2001) und für das gesamte Buchungsvolumen der Adam Opel AG und General Motors Corps. Mitverantwortlich für den Hotel-Desk-Aufbau bei Procter & Gamble. Deutschland- und Europaweiter Hoteleinkauf für die Adam Opel AG und General Motors Corps. Hoteleinkauf für Produktpilotlinien in Zaragoza und Rüsselsheim bis zu 15.000 Übernachtungen. Verantwortung für ein Gesamtvolumen von ca. € 9 Millionen (Umsatz).

10/1995 – 1/1996

Konferenzbetreuung als freiberufliche Mitarbeiterin beim Management Forum Starnberg.

1/1992 – 9/1995

Veranstaltungs- und Reservierungsberatung, kommissarische Leitung der Veranstaltungsbetreuung, Kundenbetreuung, Verkauf-Innen- und Außendienst.

Veranstaltungsmanagement, Kundendienst

6/1991 – 12/1991

Empfangssekretärin im Parkhotel Waldlust.

8/1988 – 6/1991

3-jährige Lehre als Hotelkauffrau im Parkhotel Waldlust.