Management-Assistentin

1/2023 – offen

Ganzheitliche Organisation und Steuerung des Düsseldorfer Bürobetriebs, inklusive Standortumbau sowie Konzeption und Aufbau eines Co-Working-Bereichs. Eigenständige Planung und Umsetzung von Events, Schulungen und Trainings. Verantwortung für das Reisekostenmanagement. Funktion als zentrale Schnittstelle zwischen Telefónica und Freelancern einschließlich Koordination von Folgebeauftragungen sowie Vertragsverlängerungen. Auswertung der Auslastungsberechnung interner Berater sowie Erstellung weiterer personalbezogener Auswertungen und Reports für die Geschäftsführung. Sparringspartnerin der Geschäftsführung mit direkter Berichtslinie. Sicherstellung effizienter, administrativer und organisatorischer Prozesse.

Geschäftsreise-Management, Microsoft Excel, Microsoft Powerpoint, Office Management, Prozessoptimierung, SAP Applications, Veranstaltungsmanagement

6/2016 – 12/2022

Eigenverantwortliche Planung und Abwicklung administrativer Aufgaben sowie Koordination aller internen und externen Termine der Geschäftsführung. Selbstständige Bearbeitung und Priorisierung der Geschäftskorrespondenz. Unterstützung bei der inhaltlichen und organisatorischen Vorbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen, Trainings und Tagungen. Organisation und Koordination aller Reisetätigkeiten, inklusive Buchungen, Reisevorbereitungen und -abwicklungen für die Ebenen CEO, CFO, CSO. Eigenverantwortliche Durchführung der Reisekostenabrechnungen unter Berücksichtigung geltender Richtlinien und Budgetvorgaben für bis zu 120 Mitarbeiter. Zuständig für die Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe in SAP für bis zu 120 Mitarbeiter. Bearbeitung sämtlicher Personalangelegenheiten und erfolgreiche Implementierung des Personaltools „Personio“. Koordination und Betreuung bis zu 50 externer Berater. Kontrolle und Überprüfung der Timesheets zur Sicherstellung der korrekten Zeiterfassung. Verantwortlich für die Durchführung von Gewinnspielen, einschließlich der Gewinnerkommunikation und -information. Enger Austausch und Abstimmung mit Industriepartnern zur Gestaltung und Umsetzung der Gewinnspielaktionen. Zentraler Ansprechpartner für die Koordination und den Austausch zwischen verschiedenen Abteilungen. Verantwortung für die gesamte Projektplanung und Umsetzung des Büroaufbaus, einschließlich Raumkonzept, Möblierung, technischer Ausstattung und Arbeitsplatzorganisation. Implementierung und Pflege des Reisebuchungstools „Egencia“. Technische Ausstattung der Mitarbeiter.

Geschäftsreise-Management, Projektplanung, SAP Applications

3/2008 – 5/2016

Organisation von administrativen Aufgaben und Koordination aller internen und externen Termine der Bereichsleitung / Fortbildungskoordination. Verantwortlich für die bereichsübergreifende Terminkoordination. Organisation und Koordination aller Reisetätigkeiten, inklusive Buchungen, Reisevorbereitungen und -abwicklungen für die Ebenen BL, HAL und AL. Eigenverantwortliche Durchführung der Reisekostenabrechnungen unter Berücksichtigung geltender Richtlinien und Budgetvorgaben. Rechnungsbearbeitung und Rechnungsfreigaben mittels SAP. Effiziente Organisation und Koordination von Meetings, Videokonferenzen und Veranstaltungen zur Unterstützung interner und externer Kommunikationsprozesse. Bearbeitung sämtlicher Personalangelegenheiten. Erstellung von Einarbeitungsplänen der Bereichsleitung / Hauptabteilungsleitung. Leitung/Organisation der Planung und Durchführung des „Field Force Events 2013“ eines 3-tägigen Events für 700 Teilnehmer inkl. Reiseplanung und Buchung, mit einer Budgetverantwortung von 600.000€. Verantwortlich für die Durchführung von Gewinnspielen, einschließlich der Gewinnerkommunikation und -information.

Budgetierung, Geschäftsreise-Management, SAP Applications, Veranstaltungsmanagement