Prozessoptimierung & KI-Automatisierung: Abläufe systematisieren, dann intelligent automatisieren
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- 76848 Spirkelbach
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- 26.05.2026
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Kurzvorstellung
Ich helfe Unternehmen, ihre Abläufe erst sauber aufzustellen und dann gezielt zu automatisieren. Engpässe finden, Prozesse systematisieren, und dort KI einsetzen, wo sie echten Hebel hat.
Auszug Referenzen (2)
"S. S. war in 2026 bei StackFuel als Freelance Learning Content Creator tätig und hat Trainingsinhalte erstellt. Danke für die gute Arbeit!"
3/2026 – 5/2026
Tätigkeitsbeschreibung
Konzeption und Erstellung eines Business-Analyst-Kurses mit KI-Schwerpunkt für eine Lernplattform im Bereich Data & AI.
Aufgaben:
- Kursarchitektur und Lernziele definiert
- Fachinhalte zu Business Analyse, Prozessanalyse, Datenanalyse und KI-Integration strukturiert
- Komplexe technische Inhalte in verständliche, modulare Lerneinheiten übersetzt
- Praxisnahe Übungen, Fallbeispiele und Aufgabenformate entwickelt
- Inhalte an Zielgruppe, Lernpfad und didaktische Anforderungen angepasst
Business Process Model and Notation
"Einsatz als Systemarchitekt und Projektleiter in Digitalisierungsprojekten. Sehr strukturiert, zuverlässig und fachlich auf hohem Niveau."
2/2025 – 2/2026
Tätigkeitsbeschreibung
Vollständige digitale Transformation eines Seminaranbieters. Von der Analyse über die Systemarchitektur bis zur Umsetzung alles aus einer Hand: geplant, geleitet, gebaut.
Was ich gemacht habe:
Alle Geschäftsprozesse analysiert und komplett neu strukturiert
Maßgeschneidertes CRM-System aufgesetzt und implementiert
Server-Infrastruktur eingerichtet (DSGVO-konform, deutsche Server)
10+ Kernprozesse automatisiert: Angebotserstellung, Buchungsabwicklung, Rechnungsstellung, Ausschreibungskoordination, Dozenten-Management, Dokumentenerstellung, Druckaufträge
KI-Systeme eingeführt: personalisierte Kundenansprache, automatische Lead-Reaktivierung, Katalogoptimierung, Wettbewerbsanalyse
Business-Intelligence-Dashboard mit Echtzeit-Benachrichtigungen gebaut
Automatische Finanzprozesse mit intelligenter Belegzuordnung umgesetzt
Team geschult und befähigt, das System eigenständig zu nutzen
Ergebnisse:
80 % Automatisierungsgrad im operativen Tagesgeschäft
Verwaltungsaufwand von 60 auf 20 Stunden pro Woche reduziert
Angebotserstellung von 3–5 Tagen auf unter 2 Minuten
Ausschreibungen von 45 Minuten auf 5 Minuten
Buchungsabwicklung von 20+ Minuten auf 0 Minuten manuellen Aufwand
Doppelte Abschlussquote durch KI-personalisierte Kundenansprache
800+ Produktvarianten werden automatisch gepflegt
Kosten für Marktanalysen von über 1.000 Euro auf wenige Cent reduziert
API-Entwickler, Automatisierungstechnik (allg.), CRM Beratung (allg.), Datenbankentwicklung, Digitale Transformation, Projektmanagement - Softwaretool-Schulung, Projektmanagement (IT), Prozessoptimierung, Schnittstellenentwicklung, Software Architecture, Softwareentwicklung (allg.), Systemarchitekt
Geschäftsdaten
Qualifikationen
Projekt‐ & Berufserfahrung
3/2026 – 5/2026
Tätigkeitsbeschreibung
Konzeption und Erstellung eines Business-Analyst-Kurses mit KI-Schwerpunkt für eine Lernplattform im Bereich Data & AI.
Aufgaben:
- Kursarchitektur und Lernziele definiert
- Fachinhalte zu Business Analyse, Prozessanalyse, Datenanalyse und KI-Integration strukturiert
- Komplexe technische Inhalte in verständliche, modulare Lerneinheiten übersetzt
- Praxisnahe Übungen, Fallbeispiele und Aufgabenformate entwickelt
- Inhalte an Zielgruppe, Lernpfad und didaktische Anforderungen angepasst
Business Process Model and Notation
4/2025 – 6/2025
Tätigkeitsbeschreibung
Entwicklung eines automatisierten Routenplanungssystems für eine Truck-Flotte. Kernproblem: manuelle Einsatzplanung für mehrere Fahrzeuge mit wechselnden Standorten, Zeitfenstern und Events.
Was ich gemacht habe:
Aufbau einer Dispatch-Matrix zur optimalen Routenplanung für mehrere Trucks
Algorithmische Lösung des Vehicle Routing Problems (VRP) unter Berücksichtigung von Zeitfenstern, Distanzen und Verkehrsdaten
Dynamische Anpassung der Planung basierend auf aktuellen Event- und Fahrzeugdaten
Visualisierung geplanter Routen und Erstellung von Einsatzplänen für Fahrer
API-Entwickler, Automatisierungstechnik (allg.), Datenanalyse, Mathematische Optimierung, Prozessoptimierung, Softwareentwicklung (allg.)
3/2025 – 5/2025
Tätigkeitsbeschreibung
Aufbau eines automatisierten Outbound-Systems für personalisierte Kaltakquise. Ziel: aus manueller, zeitfressender Akquise ein skalierbares System machen, das Leads eigenständig findet, bewertet und anspricht.
Was ich gemacht habe:
Automatisierte Leadgenerierung, Lead-Scoring und Qualifizierung entwickelt
Dynamische Personalisierung der Ansprache anhand öffentlich verfügbarer Informationen (Social-Media-Profile, Firmenwebsites)
Automatisierten E-Mail-Versand mit Tracking von Öffnungs- und Antwortraten aufgesetzt
CRM-Integration zur nahtlosen Weitergabe qualifizierter Leads
API-Entwickler, Automatisierungstechnik (allg.), CRM (Customer Relationship Management), Lead-Management, Schnittstellenentwicklung
2/2025 – 2/2026
Tätigkeitsbeschreibung
Vollständige digitale Transformation eines Seminaranbieters. Von der Analyse über die Systemarchitektur bis zur Umsetzung alles aus einer Hand: geplant, geleitet, gebaut.
Was ich gemacht habe:
Alle Geschäftsprozesse analysiert und komplett neu strukturiert
Maßgeschneidertes CRM-System aufgesetzt und implementiert
Server-Infrastruktur eingerichtet (DSGVO-konform, deutsche Server)
10+ Kernprozesse automatisiert: Angebotserstellung, Buchungsabwicklung, Rechnungsstellung, Ausschreibungskoordination, Dozenten-Management, Dokumentenerstellung, Druckaufträge
KI-Systeme eingeführt: personalisierte Kundenansprache, automatische Lead-Reaktivierung, Katalogoptimierung, Wettbewerbsanalyse
Business-Intelligence-Dashboard mit Echtzeit-Benachrichtigungen gebaut
Automatische Finanzprozesse mit intelligenter Belegzuordnung umgesetzt
Team geschult und befähigt, das System eigenständig zu nutzen
Ergebnisse:
80 % Automatisierungsgrad im operativen Tagesgeschäft
Verwaltungsaufwand von 60 auf 20 Stunden pro Woche reduziert
Angebotserstellung von 3–5 Tagen auf unter 2 Minuten
Ausschreibungen von 45 Minuten auf 5 Minuten
Buchungsabwicklung von 20+ Minuten auf 0 Minuten manuellen Aufwand
Doppelte Abschlussquote durch KI-personalisierte Kundenansprache
800+ Produktvarianten werden automatisch gepflegt
Kosten für Marktanalysen von über 1.000 Euro auf wenige Cent reduziert
API-Entwickler, Automatisierungstechnik (allg.), CRM Beratung (allg.), Datenbankentwicklung, Digitale Transformation, Projektmanagement - Softwaretool-Schulung, Projektmanagement (IT), Prozessoptimierung, Schnittstellenentwicklung, Software Architecture, Softwareentwicklung (allg.), Systemarchitekt
1/2025 – 4/2025
Tätigkeitsbeschreibung
Entwicklung eines KI-gestützten Content-Recycling-Systems für eine Steuerberaterin. Problem: Berge an bestehendem Content (Artikel, Vorträge, Fachbeiträge), aber keine Zeit, daraus regelmäßig neue Inhalte für verschiedene Kanäle zu erstellen.
Was ich gemacht habe:
RAG-basiertes System (Retrieval-Augmented Generation) zum Durchsuchen und Wiederaufbereiten bestehender Inhalte gebaut
Automatisierte Anpassung von Content an verschiedene Plattformen (LinkedIn, Blog, Magazinartikel)
Multi-Channel-Distribution mit zeitgesteuerter Veröffentlichung eingerichtet
API-Entwickler, Content Management, Content Marketing, Document Retrieval, Generative KI, GPT, Maschinelles Lernen, Prozessoptimierung
Ausbildung
HWR-Berlin
Berlin
Über mich
Genau da setze ich an.
Was ich mache
Ich analysiere Geschäftsprozesse, finde die Engpässe und baue Systeme, die das Tagesgeschäft entlasten. Von der ersten Analyse bis zum laufenden System, komplett aus einer Hand.
Das kann bedeuten:
Abläufe so systematisieren, dass sie auch bei doppeltem Volumen noch funktionieren
Wiederkehrende Aufgaben automatisieren, die heute Stunden fressen
KI-Agenten entwickeln, die euer Team im Alltag tatsächlich nutzt, z. B. für Angebotserstellung, Kundenkommunikation oder Recherche
Euer Team schulen, KI gezielt einzusetzen, damit nicht ich der Flaschenhals bin, sondern ihr selbst Hebel findet
Neue Geschäftsbereiche erschließen, die ohne Automatisierung personell nicht tragbar wären
Typischer Ablauf
Alles startet mit einer System-Analyse (ca. 14 Tage). Ich scanne alle Geschäftsbereiche und gehe dann in die 3 Bereiche tief rein, wo die größte Friktion sitzt. Am Ende steht eine klare Entscheidungsgrundlage: welche Hebel den größten Impact haben, in welcher Reihenfolge und was sich nicht lohnt. Auch ein ehrliches „Nein, das bringt bei euch nichts“ ist ein Ergebnis.
Wenn die Analyse einen klaren Umsetzungspfad zeigt, arbeiten wir im Retainer zusammen: fester Scope, planbarer Zeitrahmen, keine Überraschungen.
Ergebnisse aus der Praxis
Bei einem Seminaranbieter habe ich das komplette operative Tagesgeschäft umgebaut:
80 % Automatisierungsgrad im Tagesgeschäft
Verwaltungsaufwand von 60 auf 20 Stunden pro Woche reduziert
Angebotserstellung von 3 bis 5 Tagen auf unter 2 Minuten
Doppelte Abschlussquote durch personalisierte Kundenansprache
800+ Produktvarianten werden automatisch gepflegt
Das System läuft seit über einem Jahr produktiv im Tagesgeschäft.
Für wen ich arbeite
B2B-Unternehmen mit 5 bis 50 Mitarbeitenden, die spüren, dass ihre Abläufe nicht mehr zum Wachstum passen. Branchenschwerpunkte: Agenturen, Kanzleien und andere Professionelle Services, Logistik, Handwerk und IT.
Der gemeinsame Nenner: viel Kundenkontakt, hoher administrativer Aufwand und das Gefühl, dass das Team mehr Zeit mit Verwaltung verbringt als mit der eigentlichen Arbeit.
Ich arbeite an maximal 3 Projekten gleichzeitig.
Weitere Kenntnisse
- Prozessoptimierung
- Prozessanalyse
- Systemarchitektur
- Geschäftsprozessmanagement
- Anforderungsanalyse
- Organisationsentwicklung
- Skalierung & Wachstumsstrategie
KI & Automatisierung
- KI-Strategie
- KI-Agenten
- Künstliche Intelligenz
- Prozessautomatisierung
- Workflow-Automatisierung
- Datenstrukturierung
Software & Systeme
- Softwareentwicklung
- Individuelle Softwarelösungen
- API-Entwicklung
- Schnittstellenentwicklung
- Datenbankdesign
- Systemintegration
- Prototyping
Branchen & Kontext
- Mittelstandsberatung
- Digitalisierung
- DSGVO-konforme Systeme
- B2B
- Change-Management
Persönliche Daten
- Deutsch (Muttersprache)
- Englisch (Fließend)
- Europäische Union
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