KI-Register & EU AI Act · Prozessautomatisierung · IT-Sicherheit · Microsoft 365

10/2026 – 10/2026

Rolle: Konzeption, Umsetzung, Inbetriebnahme, Einweisung (Einzelprojekt)

Ausgangslage: Rechnungen von Lieferanten, Lotto und Dienstleistern kamen gemischt in einem Postfach an. Sie mussten von Hand den vier Standorten zugeordnet und an die Steuerkanzlei weitergegeben werden.

Umsetzung:

Lokale Automatisierung mit n8n auf dem Rechner des Kunden (Docker). Keine Cloud, keine Belegdaten bei Dritten.
Rechnungen, Gutschriften und Abrechnungen werden erkannt, Lieferscheine, Werbung und sonstige Anhänge bleiben unberührt.
Auswertung von E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) und PDF-Text.
Zuordnung zum Standort über Liefer- und Rechnungsanschrift oder feste Kennungen. Einheitliche Dateinamen, Ablage in Filialordnern, Sortierung im Mailprogramm.
Wöchentliche Übermittlung an das Belegpostfach der Kanzlei, mit Protokoll, Fehlermeldung und Nachholen nach Rechnerstart.
Auftragsverarbeitungsvertrag, schriftliche Abnahmekriterien, Dokumentation.

Ergebnis: Abgenommen am 28.10.2026. Die Belege landen jetzt ohne Handarbeit sortiert bei der Kanzlei.

Technologien: n8n, Docker, JavaScript, IMAP/SMTP, ZUGFeRD/XRechnung, Windows

Datenschutz, Docker, Java (allg.), Workflows

6/2026 – offen

Aufbau und Betrieb einer produktiven Umgebung für Prozess- und Workflow-Automatisierung auf eigener Instanz (Docker, Linux): getrennte Entwicklungs- und Produktivumgebung, Zugangsschutz, Backup und Monitoring. Jeder Durchlauf wird protokolliert, jeder Abbruch meldet sich automatisch.

Umgesetzte Automatisierungen:

Angebots-Generator – aus wenigen Stichworten erzeugt ein Sprachmodell ein fertiges, markenkonformes Angebot per E-Mail.

DSGVO-Posteingang – eingehende Nachrichten werden zusammengefasst und vorsortiert; die Verarbeitung läuft lokal oder bei einem europäischen Anbieter statt in der US-Cloud.

Ausschreibungs-Radar – zeitgesteuertes Quellen-Monitoring mit Dublettenfilter und KI-Scoring; nur bewertete Treffer gehen als Digest heraus.

Social-Media-Publishing – KI erstellt Beitragsentwürfe, die vor der Veröffentlichung einzeln freigegeben werden.

Phishing-Ersteinschätzung für kleine Betriebe – gemeldete Nachrichten durchlaufen automatische technische Prüfungen und werden anschließend von einem Sprachmodell als Ampel-Verdikt bewertet. Bei Grün erhält der Melder sofort Entwarnung; bei Verdacht geht die Meldung an die IT, die vor jeder Warnung freigibt. Datensparsam ausgelegt: An das Modell gehen ausschließlich URLs und Domains, nicht der Inhalt der Nachricht.

Zu jeder Übergabe gehört Material, das ohne mich funktioniert: Runbook, Fehlerbehandlung mit Alarmierung und eine Einweisung für Mitarbeitende ohne IT-Hintergrund.

Wo Microsoft 365 bereits vorhanden ist, prüfe ich zuerst, was die Lizenz abdeckt; wo die Daten das Haus nicht verlassen dürfen, läuft es auf einer eigenen Instanz. Was passt, entscheidet die Bestandsaufnahme — nicht das Werkzeug, das ich am besten kenne.

Docker, Generative KI, IT Sicherheit (allg.)