Project Coordinator Conferences & Events (m/w/d)

Für unseren Pharmakunden im Raum Frankfurt suchen wir zum Start im Mai einen freiberuflichen Project Coordinator Conferences & Events (m/w/d) für eine Laufzeit von 12 Monaten. Es handelt sich um eine Teilzeit Tätigkeit (20 Stunden/Woche) mit einer vor Ort Präsenz von 3 Tagen/Woche.

Aufgaben:
• Du unterstützt die Business Units Commercial Excellence & Business Operations im Bereich Messen, Kongresse und Veranstaltungen (regional, überregional sowie EU Veranstaltungen)
• Ca. 3-5 Jahre Berufserfahrung im Congress & Meeting Management in der Pharmabranche oder verwandten Industrien
• Du übernimmst die Vorbereitung, Planung, Durchführung, Dokumentation und Nachbearbeitung von internen sowie externen Veranstaltungen (Messen, Kongresse, Seminaren, Fortbildungsveranstaltungen und Tagungen) in Zusammenarbeit mit den Business Units und anderen Abteilungen (in Präsenz und digitaler Form)
• Du wirkst bei der Prozessoptimierung und Digitalisierung des lokalen Veranstaltungsmanagements mit
• Unterstützung crossfunktionaler Projektteams (EU)
• Sicherstellung der Compliance- Vorgaben
• Mitarbeit in übergreifenden Projekten
• Du übernimmst Hotel- & Reisebuchungen inkl. Abrechnungen
• Kommunikation mit HCPs und HCOs
• Teilnehmermanagement, Erstellung der Transparenzberichte
• Du machst Angebotsrecherchen und -kalkulationen, Rechnungskontrolle und -kontierung
• Du bist zuständig für die Steuerung von verschiedenen Gewerken (Business Partnern, Agenturen und weiteren Dienstleistern)
• Du übernimmst die Betreuung und Koordination von Veranstaltungen vor Ort sowie Digital, ggf. auch am Wochenende
• Du erledigst alle operativen und administrativen Tätigkeiten im Tagesgeschäft (Systeme und Programme wie Ariba, Concur, EMIL, etc.)
• Du kommunizierst crossfunktional mit einer Vielzahl von Abteilungen und den EU-Ländern
Wen wir suchen
• Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium im Eventbereich
• Du hast erste relevante Berufserfahrung, wünschenswert im Veranstaltungs- oder Pharmabereich
• Du hast idealerweise bereits Erfahrungen im Bereich Kongress- und Veranstaltungsmanagement mit Angehörigen von Heilberufen sammeln können (Compliance-Vorgaben sowie diverse Verhaltenskodizes)
• Du zeichnest Dich durch eine hohe und schnelle Anpassungsfähigkeit auf neue Situationen und äußere Umstände aus
• Du hast Spaß am Organisieren von Veranstaltungen und kommunizierst gerne mit unterschiedlichsten Personenkreisen
• Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und eigenverantwortlich
• Du hast eine Bereitschaft zur Wochenendarbeit und bist national mobil
• Du bringst sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse mit

Wenn Du dich bewerben möchtest, schick bitte eine E-Mail inkl. Lebenslauf.