KI in der Projektakquise
Künstliche Intelligenz (KI) verändert die Art und Weise, wie Unternehmen Projekte planen, steuern und neue Kunden gewinnen. Besonders im Bereich der Projektakquise eröffnen KI-Tools enorme Chancen: von der Identifizierung potenzieller Kunden bis hin zur Optimierung des gesamten Vertriebsprozesses. In diesem Artikel stellen wir 15 innovative Tools für eine erfolgreiche Projektakquise vor, die dabei helfen, Akquiseprozesse effizienter zu gestalten und Wettbewerbsvorteile zu sichern.
Warum KI-Tools für die Projektakquise nutzen?
Eine strukturierte Projektakquise ist die Grundlage für nachhaltigen Erfolg in der Kundengewinnung. Die Digitalisierung hat diesen Prozess in vielen Unternehmen grundlegend verändert. Heute stehen zahlreiche spezialisierte Tools zur Verfügung, die jeden Schritt der Akquise optimieren – von der ersten Leadgenerierung bis zum Vertragsabschluss.
Der Einsatz von KI in der Projektakquise bringt zahlreiche Vorteile:
- Effizienzsteigerung: KI-Tools übernehmen zeitaufwändige Aufgaben wie die Analyse von Leads oder das automatische Erstellen von Angeboten.
- Bessere Zielgruppenansprache: Durch intelligente Datenanalysen lassen sich potenzielle Kunden schneller und präziser identifizieren.
- KI im Vertrieb: Automatisierte CRM-Systeme, Chatbots oder Angebotsgeneratoren unterstützen den gesamten Verkaufsprozess.
- Datenbasierte Entscheidungen: Laut Studien können Unternehmen mit KI im Projektmanagement die Akquisegeschwindigkeit um bis zu 40 % erhöhen und ihre Abschlussraten deutlich steigern.
Kurzum: KI-gestützte Prozesse bedeuten weniger Aufwand und mehr Erfolg in der Projektakquise.
Tipp: Noch mehr praktische Tools für Selbstständige finden Sie hier.
Kategorien von KI-Tools für die Projektakquise
Damit die Übersicht leichter fällt, haben wir die 15 Tools in folgende Kategorien aufgeteilt:
- KI-Tools für die Kundenidentifizierung
- KI im Vertrieb: Tools für Angebotserstellung und Kommunikation
- Projektmanagement-Werkzeuge mit KI-Unterstützung
- Allrounder-Tools
Die 15+ besten KI-Tools für die Projektakquise
Im Folgenden stellen wir Ihnen die 15 besten Lösungen vor, die Ihre Kundengewinnung effizienter und erfolgreicher machen.
Kategorie 1: Kundenidentifizierung
Für Freelancer ist die gezielte Kundenidentifizierung entscheidend, um passende Projekte zu gewinnen. Mit KI-Tools lassen sich potenzielle Kunden analysieren, Branchen filtern und Auftraggeber finden, die wirklich zu den eigenen Skills passen.
#1 Apollo.io
Geeignet für:
- Freelancer
- Unternehmen
Apollo.io ist eine vollumfängliche B2B-Verkaufs- bzw. Sales-Intelligence-Plattform, die vertriebsorientierte Teams dabei unterstützt, potenzielle Kunden gezielt zu identifizieren, automatisiert anzusprechen und die gesamte Akquise bis hin zum Abschluss zu optimieren.
Hauptfunktionen:
- Lead-Generierung
- Sales-Automation
- Datenerweiterung
Preis: Free + Basic ab ca. 49 € pro Monat
#2 ZoomInfo
Geeignet für:
- Unternehmen
ZoomInfo ist eine der bekanntesten Go-to-Market-Intelligence-Plattformen, die Unternehmen dabei unterstützt, potenzielle Kunden schneller zu finden und gezielt anzusprechen. Mit einer riesigen Datenbank aus Millionen von Firmen- und Kontaktdaten liefert ZoomInfo detaillierte Informationen zu Entscheidungsträgern, Unternehmensstrukturen und Technologien. Damit eignet es sich besonders für Projektakquise, Vertrieb und Recruiting.
Über erweiterte Suchfilter können Nutzer Leads nach Branche, Unternehmensgröße oder Funktion eingrenzen. Ergänzend bietet ZoomInfo CRM-Integrationen, E-Mail-Sequencing und Analysefunktionen, um Vertriebsprozesse effizienter zu gestalten.
Hauptfunktionen:
- B2B-Datenbank
- Lead-Scoring
- CRM-Integration
Preis: Angebote auf Anfrage
#3 Clearbit
Geeignet für:
- Unternehmen
Clearbit ist ein Daten- und Enrichment-Tool, das bestehende Kunden- und Lead-Daten mit wertvollen Business-Informationen anreichert. Es liefert Echtzeit-Insights über Unternehmen und Personen – perfekt für zielgerichtete Projektakquise. So können Vertriebs- und Marketingteams Leads besser priorisieren und passgenauer ansprechen.
Hauptfunktionen:
- Datenanreicherung
- Lead Insights
- Echtzeit-Updates
Preis: Angebot auf Anfrage
#4 LinkedIn Sales Navigator
Geeignet für:
- Freelancer
- Unternehmen
Der Sales Navigator ist das Premium-Tool von LinkedIn für Lead-Generierung. Mit KI-gestützten Empfehlungen werden passende potenzielle Kunden vorgeschlagen. Gerade in der Projektakquise punktet das Tool durch direkten Zugang zu Entscheidungsträgern und gezielte Kontaktvorschläge basierend auf Branche, Position und Interessen.
Hauptfunktionen:
- KI-basierte Lead-Empfehlungen
- InMail
- Erweiterte Suche
Preis: Growth ab ca.150–275 € pro Monat
Sie wollen nicht nur wissen, welche KI-Tools Ihre Projektakquise effizienter machen, sondern auch verstehen, wie Sie mit dem richtigen Geschäftsmodell-Framework – dem Value Proposition Canvas und dem Lean Canvas – die Basis für nachhaltigen Erfolg legen? Dann finden Sie in unserem Whitepaper wertvolle Einblicke.
Kategorie 2: KI im Vertrieb
Gerade Freelancer profitieren von KI im Vertrieb: Smarte Systeme übernehmen die Angebotserstellung, automatisieren Follow-ups und helfen, Leads schneller in zahlende Kunden zu verwandeln. So bleibt mehr Zeit für das eigentliche Projektgeschäft.
#5 HubSpot Sales Hub
Geeignet für:
- Freelancer
- Unternehmen
Der HubSpot Sales Hub ist Teil der bekannten HubSpot-CRM-Plattform und bietet ein starkes Paket für Vertrieb & Projektakquise. Mit KI-gestützten E-Mail-Vorlagen, Angebotsautomatisierungen und tiefer Integration ins Marketing eignet sich das Tool besonders für Unternehmen, die Kundengewinnung und Projektmanagement in einem System abbilden möchten.
Hauptfunktionen:
- CRM
- E-Mail-Automation
- Pipeline-Management
Preis: Free + Starter ab ca. 15 € pro Monat
#6 Pipedrive
Geeignet für:
- Freelancer
- Unternehmen
Pipedrive ist ein CRM-System, das speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Mit KI-Funktionen unterstützt es beim Deal-Scoring, Prognosen und Follow-ups. Für die Projektakquise bietet es eine klare Sales-Pipeline-Ansicht und automatisierte Erinnerungen, um keine Chance zu verpassen.
Hauptfunktionen:
- Sales-Pipeline-Management
- Deal-Scoring
- Automatisierungen
Preis: Ab ca. 10 € pro Monat
#7 Clari
Geeignet für:
- Unternehmen
Clari ist eine Revenue Operations Plattform, die mithilfe von KI Vertriebsprognosen erstellt und Pipeline-Risiken frühzeitig erkennt. Besonders in der Projektakquise hilft Clari, Chancen besser zu bewerten, potenzielle Kunden realistisch einzuschätzen und den Vertrieb datenbasiert zu steuern.
Hauptfunktionen:
- Revenue-Intelligence
- Forecasting
- Pflanzensicht
Preis: Angebote auf Anfrage
#8 freelance.de
Geeignet für:
- Freelancer
freelance.de ist eine führende Plattform für Projektakquise in Deutschland. Sie bringt Freelancer und Unternehmen effizient zusammen und unterstützt Selbstständige dabei, passende Projekte zu finden und langfristige Geschäftskontakte aufzubauen.
Hauptfunktionen:
- Effiziente Projektakquise
- Flexible Bewerbungsmöglichkeiten
- Professionelles Profilmanagement
Preis: Basic kostenlos; Starter ab 8 € pro Monat
In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie das Personal Branding Canvas Sie dabei unterstützt, Ihre persönliche Marke gezielt zu entwickeln.
Kategorie 3: Projektmanagement-Werkzeuge mit KI
Auch als Einzelunternehmer braucht man klare Strukturen. Projektmanagement-Werkzeuge mit KI unterstützen Freelancer dabei, Deadlines einzuhalten, Aufgaben zu priorisieren und Akquise-Prozesse im Blick zu behalten – selbst bei mehreren Projekten parallel.
#9 Monday.com
Geeignet für:
- Unternehmen
Monday.com ist eine All-in-One-Work-Management-Plattform, die durch KI-Funktionen wie automatisierte Workflows, Prognosen und Aufgabenverteilungen überzeugt. Mit den AI-Funktionen können Daten aus Projekten analysiert und Handlungsempfehlungen generiert werden. Für die Projektakquise bedeutet das: schnellere Angebotsprozesse, bessere Kundenübersicht und effizientere Zusammenarbeit im Team.
Hauptfunktionen:
- AI-Workflows
- Prognosen
- Aufgabenverteilung
Preis: Ab ca. 9 € pro Monat
#10 Asana Intelligence
Geeignet für:
- Unternehmen
Asana Intelligence erweitert die beliebte Plattform Asana um künstliche Intelligenz, die Teams bei Planung, Organisation und Kommunikation unterstützt. Mithilfe von KI können Aufgaben automatisch priorisiert, Deadlines realistisch gesetzt und Projektpläne dynamisch angepasst werden. Damit eignet sich Asana Intelligence perfekt für Unternehmen, die ihre Projektakquise mit mehr Struktur und Effizienz vorantreiben wollen.
Hauptfunktionen:
- Automatische Priorisierung
- Deadline-Setzung
- dynamische Plananpassung
Preis: Ab ca. 10,99 € pro Monat
#11 Wrike
Wrike ist eine vielseitige Projektmanagement-Plattform, die zunehmend auf KI-gestützte Analysen setzt. Sie bietet Funktionen wie automatische Risikoerkennung, intelligente Priorisierung und smarte Ressourcenplanung. Für die Projektakquise ist Wrike besonders wertvoll, da es Transparenz in komplexe Projekte bringt und Teams dabei unterstützt, schneller auf Kundenbedürfnisse zu reagieren.
Hauptfunktionen:
- KI-Voraussagen
- Ressourcenplanung
- Risikoanalysen
Preis: Free + Ab ca. 10 € pro Monat
#12 Trello mit Power-Ups
Geeignet für:
- Freelancer
- Unternehmen
Trello ist eines der bekanntesten Projektmanagement-Werkzeuge, das auf einem flexiblen Kanban-Board-System basiert. Mit KI-Power-Ups und Integrationen lassen sich Workflows automatisieren, Aufgaben priorisieren und repetitive Tätigkeiten reduzieren. Besonders Freelancer und kleine Teams profitieren von der einfachen Bedienung und der visuellen Übersicht.
Hauptfunktionen:
- Kanban-Boards
- Automatisierungen
- KI-Mods
Preis: Grundversion kostenlos; Power-Ups kostenpflichtig
#13 HoneyBook
Geeignet für:
- Freelancer
- Unternehmen
HoneyBook ist eine All-in-One-Management-Plattform für Freelancer und kleine Dienstleister. Bietet CRM, automatisiertes Projekt- und Vertragsmanagement sowie 2025 erstmals KI-gestützte Preisempfehlungen basierend auf Datensätzen anderer Anbieter:innen.
Hauptfunktionen:
- Angebote & Verträge
- Invoicing & Zahlungen
- End-to‑End Clientflow-Management
Preis: Ab ca. 29 € pro Monat
#14 ClickUp
Geeignet für:
- Freelancer
- Unternehmen
ClickUp ist ein All-in-One-Projektmanagement-Tool, das mit KI-Funktionen die Projektplanung erleichtert. Es automatisiert Aufgaben, hilft bei der Deadline-Planung und unterstützt Teams dabei, komplexe Projekte zu strukturieren. Für die Projektakquise eignet es sich besonders, um Akquiseprozesse transparent abzubilden.
Hauptfunktionen:
- Aufgabenplanung
- Automatisierung
- KI-Unterstützung
Preis: Ab ca. 7 € pro Monat
#15 Smartsheet
Geeignet für:
- Freelancer
- Unternehmen
Smartsheet ist ein flexibles Projektmanagement-Tool, das Tabellenoptik mit modernen KI-Funktionen kombiniert. Es unterstützt bei Projektplanung, Ressourcenverwaltung und Zusammenarbeit. Besonders praktisch für die Projektakquise: automatisierte Workflows, transparente Fortschrittsübersichten und einfache Integration mit Tools wie Slack oder Google Workspace.
Hauptfunktionen:
- Tabellen-UI
- Automatisierung
- Ressourcenmanagement
Preis: Ab ca. 8 € pro Monat
Kategorie 4 – Allrounder-Tools
#16 ChatGPT Buisness
Geeignet für:
- Freelancer
- Unternehmen
ChatGPT ist ein KI-gestütztes Tool, das vor allem bei der Projektakquise durch automatisierte Textgenerierung überzeugt. Freelancer und Unternehmen nutzen es, um Angebote, E-Mails oder Pitch-Präsentationen effizient zu erstellen. Mit der Business-Version lassen sich Inhalte personalisieren und in bestehende Workflows integrieren.
Hauptfunktionen:
- KI-Textgenerierung für Angebote, E-Mails, Kommunikation
Preis: Ab ca. 23 € pro Monat
#17 Notion AI
Geeignet für:
- Freelancer
- Unternehmen
Notion AI erweitert die bekannte Plattform Notion um intelligente Funktionen wie automatische Textgenerierung, Zusammenfassungen und smarte Projektorganisation. Für Freelancer und Unternehmen ist es ein vielseitiges Projektplanung- und Wissensmanagement-Tool, das bei der Dokumentation und Vorbereitung von Projektangeboten unterstützt.
Hauptfunktionen:
- Projektpläne
- Dokumentationen
- Textgenerierung
Preis: Ab ca. 9,50 € pro Monat
Vergleichstabelle der vorgestellten Tools
| Tool | Haupt-funktionen | Preis (Basis/Einstieg) | Benutzer-freundlichkeit | Geeignet für: |
| Apollo.io | Lead-Generierung, Sales-Automation, Datenerweiterung | Free + Basic ab ca. 49 € pro Monat | Intuitiv, aber steigende Kosten bei hohem Volumen | Freelancer & Unternehmen |
| ZoomInfo | B2B-Datenbank, Lead-Scoring, CRM-Integration | Angebote auf Anfrage | Umfangreich, aber preislich und strukturell komplex | Unternehmen |
| HubSpot Sales Hub | CRM, E-Mail-Automation, Pipeline-Management | Free + Starter ab ca. 15 € pro Monat | Sehr nutzerfreundlich, stark integriert, hoher Funktionsumfang | Freelancer & Unternehmen |
| Clari | Revenue-Intelligence, Forecasting, Pflanzensicht | Angebote auf Anfrage | Leistungsfähig, aber komplexe Bedienung & hoher Preis | Unternehmen |
| freelance.de | Projektakquise, Professionelles Profilmanagement | Basic kostenlos, Starter ab 8 € pro Monat | ||
| Pipedrive | Sales-Pipeline-Management, Deal-Scoring, Automatisierungen | Ab ca. 10 € pro Monat | Sehr benutzerfreundlich, ideal für kleine Teams | Freelancer & Unternehmen |
| LinkedIn Sales Navigator | KI-basierte Lead-Empfehlungen, InMail, erweiterte Suche | Growth ab ca.150–275 € pro Monat | Klar strukturiert, starker Filter, CRM-Integration | Freelancer & Unternehmen |
| Clearbit | Datenanreich-erung, Lead Insights, Echtzeit-Updates | Angebote auf Anfrage | Leistungsstark bei größeren Datenmengen, Preis schwankt | Unternehmen |
| ChatGPT | KI-Textgenerierung für Angebote, E-Mails, Kommunikation | Ab ca. 23 € pro Monat | Sehr flexibel, leicht zu nutzen, skalierbare Umsetzung | Freelancer & Unternehmen |
| ClickUp | Aufgabenplanung, Automatisierung, KI-Unterstützung | Ab ca. 7 € pro Monat | All-in-one, flexibel, gut geeignet für Teams und Acquiring-Prozesse | Freelancer & Unternehmen |
| Notion AI | Projektpläne, Dokumentationen, Textgenerierung | Ab ca. 9,50 € pro Monat | Flexibel, kreativ, ideal für Dokumentations-prozesse | Freelancer & Unternehmen |
| Trello | Kanban-Boards, Automatisierungen, KI-Mods | Grundversion kostenlos; Power-Ups kostenpflichtig | Sehr einfach, visuell, ideal für kleine Teams | Freelancer & Unternehmen |
| Wrike | KI-Voraussagen, Ressourcenplanung, Risikoanalysen | Free + Ab ca. 10 € pro Monat | Leistungsstarke Enterprise-Funktionen; moderates Learning Curve | Freelancer & Unternehmen |
| Asana Intelligence | Automatische Priorisierung, Deadline-Setzung, dynamische Plananpassung | Ab ca. 10,99 € pro Monat | Benutzerfreundlich, stark kollaborativ, ideal für strukturierte Planung | Freelancer & Unternehmen |
| Monday.com | AI-Workflows, Prognosen, Aufgabenverteilung | Ab ca. 9 € pro Monat | Modern, visuell intuitiv, gut für Team-Kollaboration | Unternehmen |
| HoneyBook | Angebote & Verträge Zahlungen End-to‑End Clientflow-Management | Ab ca. 29 € pro Monat | Intuitiv und übersichtlich | Freelancer & Unternehmen |
| Smartsheet | Tabellen-UI, Automatisierung, Ressourcen-management | Ab ca. 8 € pro Monat | vertrautes Interface (Tabellen), starke Kollaboration | Freelancer & Unternehmen |
Fazit und Handlungsempfehlungen
Die Projektakquise 2025 ist ohne digitale Tools kaum mehr denkbar. Wer auf smarte Projektmanagement Werkzeuge und spezialisierte KI-Tools setzt, verschafft sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil.
Tipp: Testen Sie 2-3 Tools kostenlos und implementieren Sie diese Schritt für Schritt in Ihren Akquiseprozess.
