Die E‑Rechnung verändert das Rechnungswesen in Deutschland – und für Freelancer ist 2026 ein entscheidender Meilenstein. Unser Finanzguide fasst es pragmatisch zusammen: Wer weiterhin B2B-Kunden in Deutschland abrechnet, sollte spätestens jetzt von Word/Excel/PDF auf strukturierte E‑Rechnungen umstellen.
Wichtig für die Einordnung: Die gesetzlichen Regelungen werden seit 1. Januar 2025 schrittweise eingeführt – inklusive Übergangsfristen, bevor die E‑Rechnung „voll verpflichtend“ wird.
Heißt übersetzt: 2026 ist nicht „irgendein Jahr“, sondern für viele die Phase, in der aus „Vorbereitung“ echte Pflicht wird und Auftraggeber zunehmend konsequent E‑Rechnungen verlangen.
Auf einen Blick: Was ändert sich für Freelancer?
- E‑Rechnung = strukturiertes, maschinenlesbares Format (nicht einfach ein PDF).
- Formate, die in Deutschland üblich und anerkannt sind: XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, bestimmte Profile ausgenommen).
- Empfang seit 2025 sicherstellen: Ein E‑Mail-Postfach kann dafür bereits ausreichen.
- Übergangsphase für das Ausstellen: 2025–2026 können Rechnungsaussteller noch „sonstige Rechnungen“ nutzen (Papier immer; PDF nur mit Zustimmung des Empfängers) – danach wird es enger.
Was ist eine E‑Rechnung und warum ist ein PDF nicht genug?
Viele Freelancer denken: „Ich schicke doch längst PDFs per Mail – passt schon.“ Leider nein.
Seit 2025 gilt: Eine E‑Rechnung liegt nur dann vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt/übermittelt/empfangen wird und elektronisch verarbeitet werden kann. Ein einfaches PDF zählt dann nicht mehr als E‑Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“.
Auch IHK-Infos betonen das klar: PDF gilt nicht als elektronische Rechnung im Sinne der neuen Regeln.
PDF = lesbar für Menschen
E-Rechnung = lesbar für Systeme
Genau diese System-Lesbarkeit ist der Kern der Umstellung!
Ab wann gilt das Ganze und warum ist 2026 so wichtig?
Ab 2026 wird die E‑Rechnung für B2B-Umsätze Pflicht, PDFs sind nur noch eingeschränkt zulässig.
Rechtlich ist die Einführung bereits zum 1. Januar 2025 gestartet, mit Übergangsregeln.
Für Freelancer ist dabei vor allem relevant:
2025–2026: Rechnungsaussteller können statt E‑Rechnung noch eine „sonstige Rechnung“ ausstellen (Papier immer möglich; PDF nur mit Zustimmung).
Bis Ende 2027: Bei Vorjahresumsatz bis 800.000 € verlängert sich die Übergangsfrist.
Empfang seit 2025: Unternehmen müssen E‑Rechnungen empfangen können, ein E‑Mail-Postfach genügt als Mindestlösung.
Warum 2026 trotzdem Ihr „Story-Jahr“ ist:
2026 ist das Jahr, in dem viele Freelancer merken:
- Auftraggeber stellen Prozesse um,
- Buchhaltungen werden strenger,
- „PDF geht schon irgendwie“ wird im Alltag zum Risiko (Zahlungsverzug, Rückfragen, Ablehnung).
Warum die Umstellung wichtig ist
E‑Rechnungen sparen Zeit, reduzieren Fehler und erhöhen Nachvollziehbarkeit.
Das Bundesfinanzministerium nennt als Ziel unter Anderem weniger Doppelerfassung, weniger Fehler und Effizienzgewinne durch strukturierte Daten.
Für Freelancer bedeutet das ganz konkret:
- weniger manuelle Nacharbeit (bei Ihnen und beim Kunden),
- schnellere Freigabeprozesse,
- sauberere Dokumentation (prüfsicherer),
- weniger „Ich habe die Rechnung nicht bekommen / nicht verarbeiten können“.
So gelingt die Umstellung in 4 Schritten
1) Prüfen Sie Ihren Ist-Stand
Nutzen Sie noch Word/Excel/PDF? Dann besteht Handlungsbedarf.
- Wie erstelle ich Rechnungen (Tool/Template)?
- Wie versende ich Rechnungen (Mail/Portal)?
- Wo archiviere ich Rechnungen (GoBD-konform, wiederauffindbar)?
- Kann mein Kunde strukturierte Formate empfangen/verarbeiten?
Wählen Sie eine passende Software
Setzen Sie auf Tools, die E‑Rechnungen nach deutschem Standard erzeugen und versenden können.
Beispiel-Toolsets:
- Lexware Office
- sevDesk
- Accountable
- Papierkram
- WISO Mein Büro
- FastBill
- BuchhaltungsButler
Wenn Sie weitere Finanztools kennenlernen möchten, empfehlen wir Ihnen unseren Beitrag ‚10+ Finanztools für Freelancer‘
3) Prozesse anpassen
Der Knackpunkt ist selten das Format, rsondern der Prozess: Kundendaten, Freigaben, Versandwege.
Quick Wins:
- Kundendaten vollständig digital erfassen (inkl. E‑Mail/Portalweg)
- klare Regeln: „Wann geht Rechnung raus? Wer prüft was?“
- Namenskonvention fürs Archiv (z. B.
2026-02-INV-1234-Kunde.pdf/xml)
4) Rechtzeitig testen
Sie sollten vor dem Stichtag noch E-Rechnungen erstellen, verschicken und verbuchen – idealerweise mit Testkunden.
Warum das so wichtig ist?
Weil kleine Formfehler sonst erst auffallen, wenn es „eilig“ wird – und dann drohen Verzögerungen (bis hin zur Ablehnung).
Checkliste: Sind Sie bereit für die E-Rechnung?
