E-Mail Knigge: Tipps wie Sie sich in E-Mail verhalten sollten

„Je schneller, desto besser“ – das ist wohl das Motto, das heute in der Business-Welt an der Tagesordnung ist. Viele vergessen in diesem Zusammenhang wohl leider ihre Kinderstube und wahren die Etikette nicht. Vor allem in E-Mails geht es zwar darum, möglichst schnell Informationen untereinander auszutauschen, dennoch sollte man dabei professionell bleiben und bestimmte Verhaltensformen, die man im Alltag an den Tag legt, wahren. Dabei kann dieser kleine E-Mail Knigge hilfreich sein. Hier haben wir zusammengefasst, wie Sie sich in Ihren E-Mails verhalten sollten.

Das Wichtigste auf einen Blick

Im Prinzip ist eine Business-E-Mail doch nichts anderes als ein digitaler Geschäftsbrief. Den würden Sie doch auch nicht ohne gewisse Höflichkeitsformen verfassen und einfach so verschicken. Bei E-Mails wird hier zwar häufig ein Auge zugedrückt, dennoch kommt es besser beim Gegenüber an, wenn Sie sich an gewisse Richtlinien halten. Die folgenden Punkte gelten für alle Arten von E-Mails, egal, ob Sie sie selbst geschrieben haben oder sie automatisch generiert sind, wie etwa bei einer Autoresponder Software für Newsletter. Bei letzterer wird bei Empfängern sogar noch mehr auf eine hohe Qualität geachtet, denn ansonsten werden sie gar nicht erst geöffnet.

  • Freundlichkeit und Höflichkeit sind das A und O
  • So kurz wie möglich, so lang wie nötig
  • Klar und deutlich formulieren
  • Auf Grammatik und Rechtschreibung achten
  • Auf Tonalität achten und Ironie vermeiden
  • Gute Lesbarkeit durch Formatierung
  • Keine Emoticons oder Ähnliches verwenden
  • Auf Dringlichkeitsmarkierungen und Lesebestätigungen, wenn möglich, verzichten
  • Zeitnah antworten

Adäquate Anrede und Grüße als Zeichen von Respekt

Die Macht einer freundlichen und höflichen E-Mail ist nicht zu unterschätzen. Ganz schnell können Sie bei Geschäftspartnern unsympathisch wirken, wenn Sie sich nicht an eine adäquate Anrede und abschließende Grüße halten. Letzteres lässt sich ja sogar in Form einer Signatur automatisieren und sollte daher kein Problem sein.

Immer Gern gesehen sind klassische Formulierungen, wie „mit freundlichen Grüßen“ und alle verwandten Varianten. Etwas informeller ist „Beste Grüße“. Für welche Formulierung Sie sich entscheiden kommt ganz auf das Unternehmen und die jeweilige Beziehung zum Empfänger der Mail an.

Genauso wichtig wie die Abschlussformel ist die Begrüßung. Sie ist das erste, was der Empfänger liest und somit entscheidend bei der Kommunikation. Auch hier können Sie getrost auf das klassische „sehr geehrte/r …“ zurückgreifen. Wenn Sie sich etwas näher stehen, eignen sich Formulierungen wie „Hallo“ oder „Guten Tag“.

Wichtig ist, dass Sie zumindest immer dann eine Begrüßung benutzen, wenn Sie zum ersten Mal in die Konversation einsteigen oder Sie schon einen oder mehrere Tage nichts mehr voneinander gehört haben. Anreden und Abschlussformeln sind ein Zeichen von Respekt und sollten auf keinen Fall in einer E-Mail unterschätzt werden.

Auf den Punkt formulieren

Diese Mails kennen doch fast alle von uns: 1000 Wörter und trotzdem wurde nichts gesagt. Dabei kämpft man sich durch die E-Mail durch und ist am Ende doch nicht schlauer. Deshalb ist es wirklich sehr wichtig, dass Sie alles so genau wie möglich formulieren und sich dennoch kurz fassen

Die meisten Menschen bekommen tagtäglich unzählige Mails. Sie zu lesen frisst üblicherweise eine Menge Zeit. Mit kurzen knappen Mails erleichtern Sie Ihrem Gegenüber den Arbeitsalltag ein wenig. Allerdings sollten Sie darauf achten, dass die Freundlichkeit, die Höflichkeit und der Respekt nicht auf Kosten der Kürze untergeht.

Korrekte Rechtschreibung und Grammatik als Wertschätzung

Es kann immer mal wieder vorkommen, dass man vielleicht einen Fehler überliest und die Mail trotzdem rausgeht. Allerdings sollten Sie sich dennoch nach dem Formulieren die Mühe machen und das Geschriebene vor dem Versenden noch einmal durchlesen. Viele E-Mail Programme verfügen zwar über eine integrierte Rechtschreibprüfung allerdings kann man sich nicht zu 100 Prozent darauf verlassen.

Fest steht, dass eine Mail, die geradezu vor Fehlern strotzt, ein eindeutiges Signal an den Empfänger ist: „Du bist mir nicht wichtig genug, um mir Mühe mit meiner E-Mail zu geben.“ Also zeigen Sie Ihrem Gegenüber in Form eines überprüften Textes Ihren Respekt.

Satzzeichen behalten auch in der digitalen Welt ihre eigentliche Bedeutung. Gerne liest man jedoch in Mails gehäufte Ausrufe- oder Fragezeichen. Darauf sollten Sie ebenfalls verzichten, denn die gehen den Empfängern meistens eher auf die Nerven und sorgen in einem für Sie dringenden Fall eher für das Gegenteil.

Lesebestätigungen und Dringlichkeitsmarkierungen erzeugen Druck und nerven

Man kann es leider nicht anders ausdrücken, aber sie nerven wirklich. Das rote Ausrufezeichen im Betreff wirkt für viele wie ein rotes Tuch, deshalb sollten Sie es nur sehr sparsam verwenden. Denn das Problem dabei ist, dass wohl jeder seine E-Mail auf die eine oder andere Art und Weise dringend findet.

Werden sie also zu häufig verwendet verlieren sie ihren Wert und der Empfänger reagiert eher genervt, als dass er das Anliegen ernst nimmt. Oft werden solche Mails zudem von Mailprogrammen als Spam aussortiert. Also sollten Sie sparsam mit damit umgehen, beispielsweise wenn dringende Deadlines einzuhalten sind.

Ähnlich verhält es sich mit Lesebestätigungen. Sie erinnern mehr an eine Art der Überwachung. Stattdessen sollten Sie dem Empfänger der Mail lieber Zeit lassen und gegebenenfalls zu einem späteren Punkt noch einmal freundlich nachhaken und nicht mit einer Lesebestätigung eine Antwort herausfordern.

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