Die Zusammenarbeit mit Freelancern bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile: Flexibilität, Fachwissen auf Abruf und reduzierte Fixkosten. Doch gerade in Zeiten hybrider Arbeitsformen gewinnt ein Aspekt zunehmend an Bedeutung: Freelancer Compliance. Wer als Unternehmen bei dem Risiko Scheinselbstständigkeit auf Nummer sicher gehen will, sollte die typischen Fallstricke beim Freelancer-Einsatz kennen – und gezielt vorbeugen. Wir zeigen Ihnen drei Risiken, die Sie im Blick haben sollten und wie Sie diesen vorbeugen können.
1. Compliance-Risiko: Arbeitnehmer VS Freelancer
Eines der größten Risiken entsteht, wenn ein Freelancer faktisch, wie ein fest angestellter Mitarbeiter tätig ist – etwa durch Eingliederung in interne Prozesse, feste Arbeitszeiten oder Weisungsgebundenheit. Wichtig ist jedoch, dass ein Freelancer klar als solcher eingesetzt wird.
Folgende Grafik veranschaulicht die wesentlichen Unterschiede zwischen Arbeitnehmern und freien Mitarbeitern nochmals:
| Kriterium | Arbeitnehmer | Freie Mitarbeit / Fremdeinsatz |
| Inhaltliche Steuerung | Unterliegt dem Weisungsrecht des Arbeitgebers | Bestimmt Art und Weise der Leistungserbringung eigenständig |
| Zeitliche und örtliche Einbindung | Arbeitszeit und -ort werden vom Arbeitgeber festgelegt | Arbeitszeit und -ort werden selbst bestimmt |
| Verfügbarkeit der Arbeitskraft | Steht in der Regel ausschließlich einem Arbeitgeber zur Verfügung | Kann parallel für mehrere Auftraggeber tätig sein (auch in Konkurrenz zueinander) |
| Leistungserbringung | Erbringt die Leistung persönlich | Kann die Leistungserbringung ganz oder teilweise delegieren |
| Arbeitsrechtliche Schutzbestimmungen | Anspruch auf Entgeltfortzahlung bei Urlaub und Krankheit | Kein Anspruch auf Vergütung bei Urlaub oder Krankheit |
| Einsatz von Arbeitsmitteln | Nutzt ausschließlich die vom Arbeitgeber bereitgestellten Mittel | Setzt eigenes Equipment und eigene Infrastruktur ein |
Die Deutsche Rentenversicherung prüft Freelancer-Projekte gezielt auf diese Aspekte.
Mögliche Folgen für Unternehmen sind:
- Nachzahlungen der Sozialversicherungsbeiträge (rückwirkend bis zu 30 Jahre)
- Strafen und Bußgelder
- Umqualifizierungen des Freelancers zum sozialversicherungspflichtigen Mitarbeiter
Die gute Nachricht: Sie können aktiv Maßnahmen ergreifen, um Compliance-Verstöße gezielt zu vermeiden.
Diese Aspekte sind entscheidend:
- Keine Eingliederung in die Unternehmensorganisation
- Keine festen Arbeitszeiten oder Präsenzpflicht
- Kommunikation professionell – jedoch distanziert
Tipp: Wie Sie Compliance-Maßnahmen praxisnah umsetzen, erfahren Sie im Beitrag "5 Tipps für Unternehmen: So beschäftigen Sie freiberufliche Experten richtig".
2. Vertrags-Compliance: Unklare Vereinbarungen
Ein unscharfer oder missverständlicher Vertrag kann Unternehmen teuer zu stehen kommen. Begriffe wie “Support” oder “Maintenance” deuten auf interne Mitarbeit hin und können als Indiz für Scheinselbstständigkeit gewertet werden.
Worauf Sie bei der Vertragsgestaltung besonders achten sollten:
- Klare Leistungsbeschreibung
- Definierte Kommunikationswege
- Keine arbeitsteilige Einbindung in interne Teams
- Begrenzung der Projektdauer oder genaue Definition der Aufgabenpakete
3. Interne Compliance-Prozesse: Keine Absicherungen
Viele Unternehmen unterschätzen die Notwendigkeit interner Kontrollmechanismen. Dabei ist die laufende Überprüfung der Freelancer-Einsätze ein zentraler Baustein für eine sichere Zusammenarbeit.
Best Practices sind unter Anderem:
- Regelmäßige Compliance-Checks z. B. zur Prüfung von Projektverlauf, Weisungsfreiheit und eingesetzten Arbeitsmitteln
- Sensibilisierung der Projektverantwortlichen, etwa durch Schulungen und Checklisten
- Lückenlose Dokumentation der Zusammenarbeit
Weitere Tipps zum sicheren Freelancer-Einsatz
Um diese Risiken zu minimieren, haben wir in unserem Whitepaper „Scheinselbstständigkeit – Der Weg zum sicheren Freelancer-Einsatz“ eine praxisorientierte Checkliste zusammengestellt, die Unternehmen dabei unterstützt, typische Fehler zu vermeiden und die Zusammenarbeit mit Freelancern sicher zu gestalten.
