Papierloses Büro – so einfach geht Digitalisierung

Digitalisierung
Das papierlose Büro ist günstiger, effizienter und umweltschonender.

Ein papierloses Büro lässt sich einfach realisieren. Durch Anschaffung der richtigen Programme für die einzelnen Endgeräte (PCs, Laptops, Tablets, Smartphones) werden Dokumente in Papierform ersetzt. Tatsächlich ist ein komplett papierloses Büro in den wenigsten Branchen realistisch, weil einige Dokumente des Gesetzes wegen in Schriftform vorliegen müssen. Aber zumindest ein papierarmes Büro ist in jeder Branche im Rahmen des Machbaren. Dabei übertreffen die Vorteile bei weitem die bloße Papierreduktion. Effizientere Arbeitsabläufe, geringere Fehleranfälligkeit und eine Schonung wertvoller Ressourcen sind die Folgen der Digitalisierung im Büro. Klingt gut, aber wie gelingt der Umstieg?

Software ersetzt Papier

Der erste Schritt zur Digitalisierung des eigenen Büros mit Senkung des Papierverbrauchs ist die Recherche nach geeigneter Software. Im Rahmen der Digitalisierung wird Papier überall dort durch Software ersetzt, wo es möglich und nützlich ist. Bei jeder Branche tun sich an verschiedenen Stellen Möglichkeiten zur Einsparung des Papierverbrauchs auf, weswegen verschiedene Software gewählt wird.

Der Austausch von Dokumenten erfolgt bei Vorhandensein einer Software nicht mehr in Druckform, sondern über digitale Wege. Dass sich Kosteneinsparungen durch die ausbleibenden Ausgaben fürs Papier und Druckerpatronen ergeben, ist nur allzu einleuchtend. Ein zusätzlicher Mehrwert, den viele Freiberufler und Unternehmen übersehen, ist die Vernetzung.

Vernetzung rules! Nahezu überall geht es heutzutage um die Schaffung von Schnittstellen. Im eigenen Zuhause werden die verschiedenen elektronischen Geräte miteinander vernetzt, um die Bedienung zu erleichtern. Bei Online-Unternehmen ist die Verknüpfung der Website mit Newsletter-Tools, Shop-Systemen und anderen Programmen gang und gäbe. In jedem Büro sind Chancen vorhanden, durch eine Verknüpfung von Ressourcen, Programmen und/oder physischen Produkten die Vernetzung sicherzustellen. Mit der Vernetzung einher gehen Vorteile, wie beispielsweise eine geringere Fehleranfälligkeit und eine höhere Effizienz in den Arbeitsprozessen, weil nach Informationen nicht mehr im zutreffenden System gesucht werden muss, sondern sie über jedes System auffindbar sind.

Die Digitalisierung führt also nicht nur zur Einsparung von Papier und mit dem Druck verbundenen Ressourcen. Vielmehr fördert sie einen Umstieg auf Software. Mit der Auswahl der richtigen Software ist eine Vernetzung gewährleistet, die die Menge an Vorteilen erweitert.

Beispiel anhand von Buchhaltungssoftware

Dein Steuerberater wird sich freuen. Deine Kunden werden sich freuen. Das Finanzamt erwartet es. Die Rede ist von digitaler Buchhaltung. Professionelle Buchhaltungssoftware vereint mehrere nützliche Features:

  • Schnittstellen zum Steuerberater für schnelleren Informationsaustausch
  • automatische Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen
  • Verknüpfung mit Online-Banking
  • Führung von Kassenbüchern
  • Vorlagen für Rechnungen

Diese und weitere Funktionen sind ein Beleg für die Mehrwerte einer Digitalisierung speziell im Bereich der Buchhaltung. In einer Anbieterübersicht von Buchhaltungssoftware sind beispielhafte Anbieter auffindbar, die diese Programme vermarkten. Die Gebühren für die Nutzung der Systeme relativieren sich bereits innerhalb weniger Monate, sobald ersichtlich wird, dass die Software zu Kostensenkungen und Zeiteinsparungen an diversen verschiedenen Stellen beiträgt.

Beispiel anhand von Büroeinrichtung

Papierloses Büro
Die Cloud erspart die Anschaffung von Hardware zumindest zum Teil

Vernetzung und Digitalisierung können auch bei der Einrichtung im Büro verstärkten Einzug erhalten. Dass du auf ein papierloses Büro umstellst, erspart dir trotzdem die Anschaffung eines Druckers in den meisten Branchen nicht. Ob du einen Drucker least oder kaufst: Gehe den smarten Weg! Smarte Drucker lassen sich über verschiedene Endgeräte steuern. Für eine Steuerung über das iPhone oder iPad braucht es beispielsweise die Funktion iPrint oder eine WLAN-Verbindung.

Wie auch daheim können Sprachassistenten im Büro den Komfort erweitern. Steuerbare Rollläden, Beleuchtungssysteme und weitere Gegenstände steigern den Komfort. Die smarte Kaffeemaschine ist schon gewissermaßen das i-Tüpfelchen: Wenn Mitarbeitern der Kaffee automatisch nachgekocht wird, bleibt kaum ein Wunsch unerfüllt.

Aber verbleiben wir bei der typischen Büro-Einrichtung: Hardware. Ein Unternehmen benötigt Speicherkapazitäten, die entweder in Form von eigenen Servern oder Festplatten vorliegen. Als Alternative zu Hardware etabliert sich zunehmend die Nutzung der Cloud-Systeme, deren Entwicklung wir seit unserem Beitrag über das Cloud Computing aus dem Jahr 2011 intensiv verfolgt haben. Durch die Miete von Rechen-, Speicher- und weiteren Kapazitäten über das Internet wird die Anschaffung von Hardware entbehrlich. Stattdessen werden Ressourcen aus der Cloud bezogen, die digitaler kaum sein kann. Dies erspart die Anschaffung einiger Hardware-Elemente.

Umstellung erfordert Zeit

Indem passende Software für das eigene Geschäftsmodell recherchiert wird, erlangen Unternehmer einen Eindruck davon, in welchem Maße sich eine papierlose Gestaltung und weiterführende Digitalisierung des eigenen Büros umsetzen lassen. Nach der Recherche musst du dir überlegen, welche Software für dich am meisten infrage kommt. Nachdem du dich auf Software festgelegt hast, die dir preislich und funktionell zusagt, beginnst du, die Arbeitsabläufe zu digitalisieren:

  • festlegen, welche Arten von Dokumenten nach wie vor gedruckt werden müssen und bei welchen Arten von Dokumenten der digitale Austausch möglich und erlaubt ist
  • Ordnerstrukturen erstellen, um Ordnung und Übersicht in der Digitalisierung zu behalten
  • falls es in den jeweiligen Systemen möglich ist, die Dokumente zusätzlich taggen (Tags sind Stichwörter, unter denen sich Dokumente finden lassen)
  • Daten durch Backup-Strategie sichern
  • bei Arbeit in Teams oder mit mehreren Mitarbeitern Systeme mit den Dokumenten verknüpfen, in denen die Aufgaben mit klarer Deadline den einzelnen Personen/Abteilungen zugeordnet werden
  • weitere individuelle Maßnahmen ergreifen
  • durch regelmäßige Praxis Routine entwickeln

Bedenken? Zum Teil verständlich….

Datensicherheit
Sicherheitsbedenken sind angemessen. Sie sollten zur Schaffung adäquater Sicherheitsstrukturen führen.

In Zusammenhang mit der Digitalisierung müssen Zweifel angesprochen werden, um Lösungen zu finden. Dass das digitale Büro auch Schwachstellen hat, wird vereinzelt in den Medien als Kontra-Argument angeführt. Bei einem präzisen Blick auf die Schwachstellen zeigen sich aber einige Denkfehler.

Zum einen handelt es sich bei einem digitalen Büro um kein „Lebewohl“ an das Papier. Dieses wird – wie bereits erwähnt – in einzelnen Branchen und auch branchenunabhängig aufgrund der Sonderwünsche von Kunden nach wie vor unentbehrlich sein. Aber eine Reduktion der Papier-Nutzung ist immer realitätsnah.

Zum anderen sind die Angriffe durch Hacker in aller Munde. Diesbezüglich muss erwähnt werden, dass Freiberufler, die professionelle Sicherheitsstrukturen (Antivirus, Firewall, IT-Notfallplan) errichten lassen und diese regelmäßig aktualisieren, auf einer wesentlich sichereren Seite sind. Ein Restrisiko bleibt natürlich bestehen. Aber was ist mit Diebstählen physischer Dokumente? Hat es diese nie gegeben? In diesem Sinne: Mut zur Digitalisierung!

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