Ob eine Tätigkeit als selbstständig oder als abhängige Beschäftigung gilt, richtet sich vor allem nach der tatsächlichen Zusammenarbeit. Vertragliche Bezeichnungen allein sind dafür nicht ausschlaggebend. Im Jahr 2026 gewinnt das Thema zusätzlich an Bedeutung, weil die Deutsche Rentenversicherung ihre Prüfungen stärker digital unterstützt und neue europäische Vorgaben zur Plattformarbeit umgesetzt werden müssen. Dieser Kriteriencheck zeigt, welche Merkmale bei der Einordnung besonders relevant sind, was sich 2026 verändert und wie Freelancer und Auftraggeber mögliche Risiken frühzeitig erkennen können.
Wann Scheinselbstständigkeit vorliegt
Eine eigene gesetzliche Definition der Scheinselbstständigkeit gibt es nicht. § 7 Absatz 1 SGB IV beschreibt stattdessen die abhängige Beschäftigung. Wichtige Anhaltspunkte sind Weisungsgebundenheit und die Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Auftraggebers. Von Scheinselbstständigkeit wird gesprochen, wenn eine Tätigkeit formal selbstständig organisiert ist, in der Praxis aber überwiegend Merkmale einer Beschäftigung aufweist.
Entscheidend ist das Gesamtbild des jeweiligen Auftrags. Kein einzelnes Merkmal führt automatisch zu einer bestimmten Einstufung. Deshalb kann dieselbe Person in einem Projekt selbstständig tätig sein und in einem anderen als abhängig beschäftigt gelten.
Welche Einordnung sich daraus ergibt, hängt vor allem davon ab, wie die zentralen Merkmale im konkreten Auftrag ausgeprägt sind.
Kriteriencheck: Sechs zentrale Merkmale
Bei der Prüfung werden verschiedene Merkmale gemeinsam betrachtet. Die folgenden sechs Punkte gehören zu den besonders relevanten Faktoren. Wie unterschiedlich sie im Einzelfall gewichtet werden können, zeigen dokumentierte Praxisbeispiele.
1) Weisungsgebundenheit: Der Auftraggeber bestimmt weitgehend Ort, Zeit, Inhalt oder Ausführung der Tätigkeit. Je geringer der eigene Entscheidungsspielraum ist, desto stärker spricht dies für eine Beschäftigung.
2) Eingliederung: Der Freelancer arbeitet fest in Teams, Prozessen und internen Systemen des Auftraggebers. Eine organisatorische Stellung, die der Stammbelegschaft weitgehend entspricht, kann für eine Beschäftigung sprechen.
3) Unternehmerisches Risiko: Eigene Investitionen, eigene Arbeitsmittel und ein wirtschaftliches Risiko sprechen für Selbstständigkeit. Entscheidend ist, ob der Freelancer tatsächlich unternehmerische Entscheidungen treffen und deren wirtschaftliche Folgen tragen kann.
4) Mehrere Auftraggeber: Mehrere Kunden können die wirtschaftliche Unabhängigkeit stützen. Die Tätigkeit für nur einen Auftraggeber bedeutet jedoch nicht automatisch Scheinselbstständigkeit. Der häufig genannte Grenzwert von fünf Sechsteln betrifft vor allem die Rentenversicherungspflicht bestimmter tatsächlich Selbstständiger und ist von der Statusprüfung zu unterscheiden. Entscheidend bleibt auch hier, wie das einzelne Auftragsverhältnis konkret ausgestaltet ist.
5) Persönliche Leistungspflicht: Muss die Leistung ausschließlich persönlich erbracht werden und ist eine Vertretung tatsächlich ausgeschlossen, kann dies für eine Beschäftigung sprechen. Das Merkmal ist jedoch immer im Zusammenhang mit der jeweiligen Tätigkeit zu bewerten.
6) Vergütungsform: Eine eigenständige Kalkulation und klar abgegrenzte Leistungen sprechen eher für Selbstständigkeit. Eine Abrechnung nach Stunden oder Tagen allein reicht dagegen nicht aus, um eine Beschäftigung anzunehmen.
Neben diesen Prüfkriterien beeinflussen 2026 auch technische und gesetzgeberische Entwicklungen den Umgang mit möglichen Risikofällen.
Was 2026 relevant ist
Die Deutsche Rentenversicherung führt die Prüfsoftware KIRA schrittweise ein. Sie analysiert digital verfügbare Prüfdaten und unterstützt dabei, Auffälligkeiten und Prüfschwerpunkte zu erkennen. Die rechtliche Entscheidung trifft weiterhin der Prüfdienst. Für Freelancer ändert sich dadurch nicht der Maßstab der Statusprüfung. Prüfungen können jedoch stärker datenbasiert vorbereitet werden, sodass eine nachvollziehbare Dokumentation der tatsächlichen Zusammenarbeit an Bedeutung gewinnt.
Hinzu kommt die Richtlinie der Europäischen Union zur Plattformarbeit, die Deutschland bis zum 2. Dezember 2026 umsetzen muss. Sie betrifft insbesondere Tätigkeiten über digitale Arbeitsplattformen und sieht unter bestimmten Voraussetzungen eine Vermutung für ein Arbeitsverhältnis vor. Die Plattform muss diese Vermutung dann widerlegen. Für klassische Auftragsverhältnisse außerhalb solcher Plattformen entsteht daraus jedoch keine allgemeine Umkehr der Beweislast.
Parallel wird eine Reform unter dem Begriff neue Selbstständigkeit diskutiert. Ein Referentenentwurf liegt vor, beschlossen ist die Neuregelung jedoch noch nicht. Für laufende Aufträge gelten daher weiterhin die bestehenden Kriterien.
Unabhängig von diesen Entwicklungen bleibt relevant, welche Folgen eine nachträgliche Einstufung als Beschäftigung für Auftraggeber und Freelancer haben kann.
Welche Folgen möglich sind
Wird eine Tätigkeit nachträglich als abhängige Beschäftigung eingestuft, muss vor allem der Auftraggeber mit Nachforderungen rechnen. Sozialversicherungsbeiträge können grundsätzlich für bis zu vier Jahre rückwirkend fällig werden. Bei vorsätzlichem Vorenthalten gilt eine deutlich längere Verjährungsfrist. Zusätzlich können Säumniszuschläge entstehen. Der Rückgriff auf den Arbeitnehmeranteil ist gesetzlich begrenzt, sodass ein erheblicher Teil der finanziellen Belastung beim Auftraggeber verbleiben kann.
Bei vorsätzlichem Vorenthalten von Sozialversicherungsbeiträgen können außerdem strafrechtliche Folgen eintreten. Auch aufseiten des Freelancers können steuerliche Korrekturen erforderlich werden, wenn Honorare nachträglich als Arbeitslohn behandelt werden. Unter bestimmten Voraussetzungen kommen zudem Rückforderungen bereits gezahlter Honorare in Betracht. Diese Folgen entstehen jedoch nicht automatisch, sondern hängen von der konkreten rechtlichen und vertraglichen Situation ab.
Gerade wegen dieser möglichen Konsequenzen sollte die Zusammenarbeit von Beginn an so gestaltet sein, dass die unternehmerische Eigenständigkeit auch in der Praxis erkennbar bleibt.
Wie sich das Risiko begrenzen lässt
Für die praktische Gestaltung ist entscheidend, dass unternehmerische Eigenständigkeit tatsächlich erkennbar bleibt. Dazu gehören eine eigene Kalkulation, klar abgegrenzte Leistungen, eigene Entscheidungen über Organisation und Durchführung sowie ein eigener Marktauftritt. Mehrere Auftraggeber, eigene Arbeitsmittel und die Möglichkeit, Aufträge abzulehnen oder sich vertreten zu lassen, können diese Einordnung zusätzlich stützen. Wichtig ist, dass solche Freiräume nicht nur im Vertrag stehen, sondern im Projekt tatsächlich bestehen.
Bestehen Zweifel, kann das Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV eine verbindliche sozialversicherungsrechtliche Klärung ermöglichen. Den kostenfreien Antrag können Auftraggeber und Auftragnehmer bei der Deutschen Rentenversicherung Bund stellen. Das Verfahren kann auch vor Beginn der Tätigkeit eingeleitet werden und dauert nach Angaben der Deutschen Rentenversicherung im Durchschnitt etwa drei Monate. Besonders bei langfristigen oder eng in die Organisation des Auftraggebers eingebundenen Projekten kann eine frühzeitige Klärung sinnvoll sein.
Damit lässt sich das Risiko nicht vollständig ausschließen, aber deutlich besser einschätzen und bei Bedarf frühzeitig klären.
Fazit
Für die Einordnung einer Tätigkeit zählt die tatsächliche Zusammenarbeit. Wer unternehmerische Eigenständigkeit im Arbeitsalltag nachvollziehbar umsetzt und kritische Merkmale früh prüft, reduziert das Risiko einer späteren Einstufung als Beschäftigung. Bei unklaren Konstellationen bietet das Statusfeststellungsverfahren eine Möglichkeit zur verbindlichen Klärung.
