Steuern gehören für Freelancer ganz selbstverständlich zum Business-Alltag. Trotzdem fühlen sich Themen wie Umsatzsteuer, Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Vorauszahlungen gerade am Anfang oft unnötig kompliziert an. Die gute Nachricht: Wenn Sie die wichtigsten Grundlagen einmal verstanden haben, sparen Sie langfristig Zeit, vermeiden Fehler und können Ihre Finanzen deutlich besser planen.
In diesem Artikel erhalten Sie einen verständlichen Überblick über die wichtigsten Steuer-Themen, die Sie 2026 kennen sollten: Umsatzsteuer, EÜR, Vorauszahlungen und Abgabefristen.
1) Umsatzsteuer: Wann Sie sie berechnen müssen (und wann nicht)
Die Umsatzsteuer ist eines der häufigsten Fragezeichen bei Freelancern und gleichzeitig einer der wichtigsten Punkte, um von Anfang an sauber zu arbeiten.
Grundsätzlich gilt: In vielen Fällen müssen Sie auf Ihre Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen und diese an das Finanzamt abführen. Es gibt jedoch eine Ausnahme, die besonders für Einsteiger interessant sein kann: die Kleinunternehmerregelung.
Regelbesteuerung: der Standardfall
Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, bedeutet das für Sie:
- Sie stellen Rechnungen inklusive Umsatzsteuer (z. B. 19 %)
- Sie führen die eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt ab
- Sie können im Gegenzug Vorsteuer abziehen (z. B. aus Software-Abos, Hardware, Büroausstattung)
Gerade wenn Sie regelmäßig investieren, kann dieser Vorsteuerabzug ein echter Vorteil sein.
Kleinunternehmerregelung: weniger Aufwand, aber nicht immer besser
Wenn Ihr Umsatz im Vorjahr unter 22.000 € lag, können Sie in der Regel die Kleinunternehmerregelung nutzen. Dann gilt:
- Sie schreiben Rechnungen ohne Umsatzsteuer
- Sie sparen sich häufig mehr Umsatzsteuer-Themen im Alltag
- Sie dürfen allerdings keine Vorsteuer ziehen
Wichtig: Die Kleinunternehmerregelung ist nicht automatisch die beste Lösung. Wenn Sie wachsen möchten oder hohe Ausgaben haben, kann die Regelbesteuerung langfristig sinnvoller sein.
Praxistipp: Prüfen Sie jedes Jahr, ob die Kleinunternehmerregelung zu Ihrer Situation passt -> besonders dann, wenn Sie Ihr Business gezielt ausbauen möchten.
EÜR: die Grundlage für Ihren Gewinn (und Ihre Einkommensteuer)
Die meisten Freelancer nutzen zur Gewinnermittlung die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Sie ist besonders verbreitet, weil sie relativ einfach funktioniert.
Das Prinzip lautet:
Einnahmen – Ausgaben = Gewinn
Und genau dieser Gewinn ist später entscheidend für Ihre Einkommensteuer.
Was Sie für eine saubere EÜR brauchen
Damit Ihre EÜR stimmt, sollten Sie folgende Punkte konsequent organisieren:
- Ausgangsrechnungen (Einnahmen)
- Eingangsrechnungen & Belege (Ausgaben)
- eine übersichtliche Ablage oder ein Buchhaltungs-Tool
- klare Prozesse (z. B. monatliche Routinen)
Je strukturierter Sie hier arbeiten, desto leichter wird später die Steuererklärung.
Praxistipp: Planen Sie einen festen Buchhaltungs-Termin im Monat ein. Selbst 60 Minuten reichen oft, um dauerhaft den Überblick zu behalten.
3) Vorauszahlungen: warum Sie oft mehrmals pro Jahr Steuern zahlen
Viele Freelancer sind überrascht, wenn nach der ersten Steuererklärung plötzlich Post vom Finanzamt kommt mit dem Hinweis auf Einkommensteuer-Vorauszahlungen.
Was bedeutet das?
Das Finanzamt schätzt auf Basis Ihrer bisherigen Einnahmen Ihren erwarteten Jahresgewinn – und fordert anschließend eine Zahlung vierteljährlich im Voraus.
Falls Sie das Thema E-Rechnung noch interessiert und Sie bestmöglich umsteigen möchten, lesen Sie gern unseren Blogartikel: „E-Rechnung ab 2026: Was Freelancer jetzt umstellen müssen“
Einkommensteuer-Vorauszahlungen 2026: die wichtigsten Termine
Für 2026 gelten typischerweise diese Vorauszahlungstermine:
- 10.03.2026
- 10.06.2026
- 10.09.2026
- 10.12.2026
Praxistipp: Behandeln Sie Vorauszahlungen wie Fixkosten. Legen Sie monatlich einen Steueranteil zurück (z. B. auf ein separates Unterkonto), damit Sie zu den Terminen nicht „überrascht“ werden.
4) Abgabefristen: Diese Deadlines sollten Sie unbedingt kennen
Steuerfristen sind nicht nur Bürokratie – sie entscheiden am Ende oft darüber, ob Sie entspannt arbeiten oder unnötigen Stress haben.
Gerade als Freelancer ist es sinnvoll, die wichtigsten Deadlines frühzeitig in den Kalender einzutragen.
Abgabefrist Steuererklärung: mit und ohne Steuerberater
Für die Steuererklärung gelten in der Regel folgende Termine:
Ohne Steuerberater: Abgabe bis 31.07.2026
Mit Steuerberater: Abgabe bis 28.02.2027
Praxistipp: Wenn Sie ohne Steuerberater arbeiten, planen Sie die Steuererklärung nicht erst für den Sommer ein. Starten Sie besser frühzeitig, um Druck zu vermeiden.
Umsatzsteuer-Voranmeldungen: Fristen je Quartal
Wenn Sie Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben müssen (z. B. quartalsweise), gelten diese Termine:
- Q1: bis 10.04.2026
- Q2: bis 10.07.2026
- Q3: bis 10.10.2026
- Q4: bis 10.01.2027
Praxistipp: Viele Freelancer profitieren von einem wiederkehrenden Kalendereintrag z. B. „USt-Voranmeldung prüfen“ jeweils 7 Tage vor Abgabe.
Fazit: Wenn Sie diese Basics kennen, sind Sie steuerlich gut aufgestellt
Steuern müssen als Freelancer kein Chaos sein, wenn Sie sich auf die wichtigsten Grundlagen konzentrieren.
Wenn Sie 2026 diese vier Themen im Griff haben, sind Sie bereits sehr gut aufgestellt:
- Umsatzsteuer verstehen (inkl. Kleinunternehmerregelung)
- EÜR sauber führen
- Vorauszahlungen einplanen
- Fristen im Blick behalten
Je früher Sie dafür ein stabiles System schaffen, desto leichter wird Ihr Alltag – und desto sicherer steht Ihr Business finanziell.
