Die Not-to-do-Liste – wie man erfolgreich die eigene Zeitplanung verbessert

Ein Gastbeitrag von Springest – Die Suchmaschine für persönliche Entwicklung

Hoher Termin- und Leistungsdruck, eine 24-Stunden-Erreichbarkeit in Folge neuer Kommunikations- und Informationstechnologien und eine gesteigerte Komplexität geistiger und interaktiver Tätigkeiten beanspruchen Beschäftige mehr als noch vor einigen Jahren. Höhere Lernanforderungen und eine gesteigerte Aufgabenkomplexität verlangen dabei nicht nur ein Mehr an Flexibilität und Arbeitsbereitschaft, eine gute Zeitplanung, strukturierte Arbeitsweise und ein hohes Maß an Selbstdisziplin sind unverzichtlich, wenn es darum geht, die Herausforderungen der Arbeitswelt bewältigen zu können.

Selbstdisziplin, wo bist du?

Das mit der Disziplin und guten Organisation ist jedoch leichter gesagt, als getan. Denn stapeln sich Akten und Unterlagen auf dem Schreibtisch, quillt der virtuelle Briefkasten von ungelesenen Mails über und blinkt der Anrufbeantworter schon seit Tagen wie eine Polizeisirene, treten nicht selten Überforderung und Frustration an die Stelle vorbildlicher Tugenden. Anhaltende Belastung bei Mangel an Erholung und fehlenden Ressourcen machen eine effiziente Arbeitsweise und die termingerechte Erledigung von Aufgaben unmöglich.

Zeitmanagement – schlechter Zeitplanung den Kampf ansagen

Wer ein schlechtes Zeitmanagement als Ursache von Stress und Überlastung erkannt hat, ist dem leeren Schreibtisch schon ein gutes Stück näher gekommen. Denn mit ein paar Tipps und Strategien sind Zeitdiebe schnell erkannt und Zeit sparende Arbeitsmethoden in den Arbeitsalltag integriert. Ist bei chronischem Stress oder akuter hoher Belastung ein Coaching im Bereich Zeitmanagement empfehlenswert, um gemeinsam mit einem erfahrenen Zeitmanagement-Trainer Ursachen für den Zeitmangel zu identifizieren, können ferner auch Speed-Reading Seminare zur Verbesserung der Leseeffizienz oder 10-Finger-Schreiblernprogramme den Arbeitsalltag erleichtern und zu einer besseren Zeitstrukturierung beitragen. Selbst ein Gedächtnistraining kann Abhilfe bei schlechtem Zeitmanagement schaffen, da eine gesteigerte Gedächtnisleistung und Aufmerksamkeitsfähigkeit lästiges Suchen im Arbeitsalltag überflüssig macht.

Mit der richtigen Strategie zum Erfolg

Wem der Expertenrat zu teuer ist, kann statt des Einzel-Coachings auch aus einer Vielzahl an meist kostengünstigeren Seminaren und Weiterbildungen wählen. Hier werden Themen wie das Erstellen von To-Do- und Not-To-Do-Listen thematisiert, oder nach dem Eisenhower-Prinzip eine Vier-Felder-Matrix angefertigt, nach der Aufgaben in vier Kategorien eingeteilt werden: dringende und wichtige Aufgaben, dringende, aber nicht wichtige Aufgaben, wichtige, aber nicht dringende Aufgaben, nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben. Erfordert die Einschätzung von Wichtigkeit und Dringlichkeit von den Teilnehmer ein gewisses Maß an Übung, ist die Eisenhower-Methode dennoch äußert effektiv, da Teilnehmer lernen, Aufgaben nach ihren Prioritäten zu erledigen. Ferner bietet die Einteilung die Möglichkeit, Freiräume zu schaffen, indem zum Beispiel Aufgaben, die nicht dringend und nicht wichtig sind, delegiert werden können.

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