Viele Selbstständige arbeiten heute mehr Stunden als in ihrer Angestelltenzeit, bei weniger Sicherheit. Und oft verdienen sie pro Arbeitsstunde deutlich weniger, als sie selbst vermuten.
Das liegt selten am fehlenden Fleiß. Es liegt daran, dass ihr Geschäft über Jahre gewachsen ist, ohne dass jemand es bewusst gestaltet hätte. Ein Kunde kam dazu, dann ein zweiter mit einem etwas anderen Anliegen. Ein Angebot wurde einmal für einen Sonderfall angepasst und blieb danach so. Irgendwann besteht die Woche nur noch aus Abarbeiten, und für die Frage, ob das alles überhaupt noch zusammenpasst, bleibt kein Platz.
Dieser Artikel geht die Bereiche durch, die darüber entscheiden, wie viel Zeit Ihr Business frisst und wie viel davon sich bezahlt macht. Es geht um Ihre Zahlen und Ihren Preis, um Positionierung, Referenzen und Angebot, um Sichtbarkeit und Prozesse. Und um die Zeit, die Sie für die Arbeit am eigenen Unternehmen einplanen.
Die Reihenfolge ist nicht beliebig, jeder Punkt setzt voraus, dass der vorherige geklärt ist. Deshalb finden Sie am Ende jedes Abschnitts einen Satz dazu, worauf Sie konkret hinarbeiten. Ganz am Schluss steht ein Abschnitt für den Fall, dass Ihre Selbstständigkeit längst ein Vollzeitjob mit schlechten Bedingungen geworden ist.
1. Ihre Zahlen und Ihr Zeiteinsatz
Wir fangen bei den Zahlen an, weil alles Weitere darauf aufbaut.
Solange Sie nicht wissen, was Sie pro Stunde tatsächlich verdienen, bleibt jede Entscheidung über Preise, Angebote und Kunden ein Ratespiel. Und die Rechnung fällt fast immer schlechter aus als die Schätzung.
Ein Beispiel: Sie kalkulieren mit 150 Euro pro Stunde, veranschlagen für ein Projekt 40 Stunden und schreiben ein Angebot über 6.000 Euro. Tatsächlich fließen 65 Stunden hinein. Rückfragen zwischendurch, zwei Korrekturschleifen mehr als geplant, ein Abstimmungstermin, den niemand eingeplant hatte. Aus 150 Euro pro Stunde werden 92. Und darin ist noch keine Minute für Akquise, Buchhaltung oder Angebotsschreiben enthalten. Wenn sie auf jede Projektstunde eine halbe Stunde Verwaltung rechnen, landen Sie bei rund 60 Euro.
Die zweite Rechnung geht in die andere Richtung und zeigt, wie viel Zeit Ihr Umsatzziel überhaupt zur Verfügung hat. Angenommen, Sie wollen 120.000 Euro Jahresumsatz bei einem Stundensatz von 150 Euro erzielen. Das sind 800 abrechenbare Stunden. Verteilt auf 46 Arbeitswochen, also abzüglich sechs Wochen für Urlaub und Krankheit, sind das gut 17 Stunden pro Woche, in denen Sie tatsächlich Geld verdienen. Alles andere kommt obendrauf.
17 Stunden klingen nach wenig. Sie sind es nicht, sobald Sie ehrlich mitrechnen, was daneben noch passiert.
Und ein Punkt, den viele überspringen. 120.000 Euro Umsatz sind nicht 120.000 Euro Verdienst. Nach Steuern, Sozialversicherung und Betriebskosten bleiben, je nach Rechtsform und Familiensituation grob 55.000 bis 65.000 Euro. Wer mit Umsatzzielen plant, ohne diese Rechnung einmal für sich selbst gemacht zu haben, plant sich in die Überlastung.
Worauf Sie hinarbeiten: Sie kennen Ihren tatsächlichen Stundensatz pro Kunde und pro Angebot. Der schnellste Weg dorthin sind vier Wochen konsequente Zeiterfassung, in denen Sie nichts ändern und nur mitschreiben.
2. Positionierung und Preis
Die Zahlen zeigen Ihnen, wo Sie stehen. Der nächste Hebel entscheidet darüber, was Sie überhaupt verlangen können, denn wer für alle arbeitet, wird über den Preis verglichen.
Ein Beispiel: „Ich mache Webdesign” gegen „Ich baue Websites für Physiotherapiepraxen, die online Termine vergeben wollen.” Die zweite Person bekommt weniger Anfragen und schließt mehr davon ab. Sie muss im Erstgespräch nicht erklären, was sie kann, weil der Kunde es schon an der Beschreibung erkannt hat. Sie kennt die typischen Stolpersteine, weil sie sie zwanzigmal gesehen hat. Und sie steht nicht direkt neben den anderen Angeboten, die auf dem Schreibtisch des Kunden liegen.
Daran hängt der Preis. Und am Preis hängt, wie viele Kunden Sie für Ihr Ziel überhaupt brauchen.
Zurück zu den 120.000 Euro. Sie erreichen diese Summe mit 60 Kunden zu je 2.000 Euro. Oder mit 24 Kunden zu je 5.000 Euro. Die abrechenbaren Stunden sind in beiden Fällen gleich, nämlich 800. Der Unterschied liegt im Drumherum. Das sind 36 Erstgespräche weniger, 36 Onboardings, 36 Rechnungsvorgänge und Terminketten.
Jeder Kunde kostet Zeit, unabhängig davon, was er zahlt, und diese Zeit steht auf keiner Rechnung.
Worauf Sie hinarbeiten: Eine Positionierung, die ein klares Problem für eine klare Zielgruppe löst. Und ein Preis, mit dem Sie Ihr Umsatzziel bei einer überschaubaren Anzahl von Kunden erreichen.
3. Referenzen und Nachweise
Je höher Ihr Preis, desto größer das Risiko auf der anderen Seite. Ihr Kunde zahlt 5.000 Euro für etwas, das er vorher nicht sehen kann. Er kennt Ihre Arbeit nicht, kann die Qualität nicht prüfen und weiß nicht, ob am Ende herauskommt, was im Angebot steht.
Legt er drei Angebote nebeneinander und hat bei allen dreien dieselbe Unsicherheit, entscheidet er nach dem einzigen Kriterium, das sich sicher vergleichen lässt, und das ist der Preis. Genau an dieser Stelle verlieren Sie gegen die günstigere Anbieterin, obwohl Sie die bessere Arbeit machen.
Belege ändern diese Ausgangslage, weil sie zeigen, dass die Sache bei jemand anderem schon funktioniert hat.
„Ich arbeite sorgfältig und zuverlässig” ist eine Behauptung über Sie. „Für Praxis X habe ich die Online-Terminanfragen in drei Monaten verdoppelt” ist ein Ergebnis. Das eine kann jeder schreiben. Das andere nicht.
Falls Sie solche Belege noch nicht haben, sammeln Sie sie ab dem nächsten Projekt ein und fragen Sie zum Abschluss nach der konkreten Veränderung. Die Frage „Was hat sich seitdem verändert?” bringt Ihnen einen brauchbaren Satz. Die Frage „Wie war die Zusammenarbeit?” bringt Ihnen „sehr angenehm”.
Worauf Sie hinarbeiten: Drei bis fünf Referenzen, die ein messbares Ergebnis benennen und zu der Zielgruppe passen, für die Sie arbeiten wollen.
4. Ein klares Angebot
Positionierung und Preis stehen. Jetzt geht es darum, wie viel Zeit die Umsetzung kostet, und dort verschwindet bei den meisten Selbstständigen mehr, als sie vermuten.
Individuelle Lösungen bedeuten jedes Mal neu denken, neu kalkulieren, neu organisieren. Diese Zeit bleibt unsichtbar, weil sie nicht wie Arbeit aussieht. Sie sitzen zwei Stunden am Angebot, drei Stunden am Projektplan und eine Stunde an der Frage, wie sich dieser eine Sonderfall überhaupt abrechnen lässt. Nichts davon taucht in der Rechnung auf.
Ein wiederkehrendes Angebot wird mit jedem Durchlauf schneller. Beim fünften Mal wissen Sie, welche Fragen kommen, wo es hakt und wie lange Sie brauchen. Ihr tatsächlicher Stundensatz steigt, ohne dass Sie den Preis anfassen.
Individuelles bleibt trotzdem möglich, es gehört nur berechnet. Ein Aufschlag für Sonderwünsche bildet ab, was der Sonderwunsch tatsächlich kostet.
Worauf Sie hinarbeiten: Ein Angebot, das Sie mehrfach im Jahr in derselben Form verkaufen. Alles, was davon abweicht, bekommt einen eigenen Preis.
5. Sichtbarkeit
Ein gutes Angebot zu einem guten Preis nützt nichts, wenn zu wenige Anfragen hereinkommen. Ohne stetige Sichtbarkeit entstehen Auftragslöcher. Und aus Auftragslöchern entstehen Aufträge, die Sie eigentlich nicht wollten, zu Preisen, die Sie eigentlich nicht nehmen wollten.
Sichtbarkeit verschafft Ihnen also vor allem die Wahl.
Auch hier hilft eine Zahl. Für die 24 Kunden aus dem Preisbeispiel brauchen Sie bei einer Abschlussquote von 50 Prozent rund 48 qualifizierte Anfragen im Jahr, also vier pro Monat. Eine Zahl, die niemanden erschlägt. Sie entsteht nur nicht von selbst, wenn Sie erst aktiv werden, sobald der Kalender leer wird. Dann arbeiten Sie in Wellen. Erst Leerlauf, dann Überlastung, dann wieder Leerlauf, weil während der Überlastung niemand akquiriert hat.
Wo Sie sichtbar sind, hängt von Ihrem Geschäftsmodell ab. Für manche liegt der passende Kanal online. Für andere ist es ein Branchenverband, ein regionales Unternehmernetzwerk oder ein Fachvortrag vor 30 Leuten, von denen zwei zu Kunden werden. Entscheidend ist, wo Ihre Kunden ohnehin unterwegs sind.
Worauf Sie hinarbeiten: Eine feste Routine auf ein bis zwei Kanälen, die Ihnen die Anzahl an Anfragen bringt, die Ihr Umsatzziel braucht. Auch dann, wenn der Kalender gerade voll ist.
6. Prozesse und Strukturen
Bis hierher ging es darum, was Sie verkaufen und zu welchem Preis. Jetzt geht es um die Zeit, die zwischen den Aufträgen verschwindet, denn was nicht geregelt ist, muss jedes Mal neu entschieden werden. Das kostet Zeit, und es kostet Konzentration.
Ein Beispiel aus dem Alltag ist das Onboarding neuer Kunden. In der ungeregelten Variante gehen zwölf Mails hin und her. Terminfindung, Nachfragen zu Unterlagen, Klärung, wer was bis wann liefert, Erinnerungen. In der geregelten Variante gibt es einen Fragebogen, einen festen Termin für das Startgespräch und einen Ablaufplan, den der Kunde direkt bekommt. Der Unterschied liegt bei etwa zwei Stunden pro Kunde. Bei den 24 Kunden, die für 120.000 Euro Umsatz nötig sind, sind das 48 Stunden im Jahr, also gut eine ganze Arbeitswoche. Bei 150 Euro Stundensatz sind das 7.200 Euro, die Ihnen niemand bezahlt.
Der zweite Effekt wiegt noch schwerer. Was nicht dokumentiert ist, kann niemand außer Ihnen übernehmen. Solange jeder Ablauf nur in Ihrem Kopf existiert, bleiben Sie der Engpass, auch dann, wenn Sie sich Unterstützung längst leisten könnten.
Worauf Sie hinarbeiten: Ihre drei häufigsten Abläufe sind aufgeschrieben und laufen bei jedem Kunden gleich. Damit werden Sie schneller und können den Prozess automatisieren oder abgeben.
7. Zeit für die Arbeit am Unternehmen
Die sechs Punkte davor haben eines gemeinsam. Keiner davon erledigt sich im Tagesgeschäft. Preise erhöhen, das Angebot überarbeiten, einen Prozess aufbauen. Nichts davon passiert nebenbei. Es passiert, wenn Sie Zeit dafür blocken und diese Zeit behandeln wie einen Kundentermin.
Wer nur To-dos abarbeitet, verwaltet den Status quo. Ein fester Vormittag pro Woche reicht, um das zu ändern. Darin schauen Sie sich Ihre Zahlen an, Ihre Auslastung und Ihr Angebot. Bei 17 abrechenbaren Stunden pro Woche ist dafür Platz, vorausgesetzt, die anderen Punkte stimmen.
Worauf Sie hinarbeiten: Ein wiederkehrender Termin im Kalender, der nicht verschoben wird, sobald ein Kunde ruft.
8. Wenn Ihre Selbstständigkeit schon ein Vollzeitjob ist
Falls Sie beim Lesen gedacht haben, dass Sie für all das keine Zeit haben, ist genau das das Symptom. Angehen lässt es sich trotzdem, und zwar in dieser Reihenfolge.
Erst messen. Vier Wochen Zeiterfassung, ohne dabei etwas zu ändern. Danach rechnen Sie den tatsächlichen Stundensatz pro Kunde und pro Angebot aus.
Dann streichen. Konzentrieren Sie sich auf wenige Angebote. Unrentable Angebote nehmen Sie aus dem Programm oder heben den Preis so an, dass sie sich rechnen.
Dann strukturieren. Nehmen Sie den Ablauf, der bei Ihnen am häufigsten vorkommt, und schreiben Sie ihn einmal auf.
Wer die Reihenfolge umdreht und sofort optimiert, optimiert meistens das Falsche.
Worauf Sie hinarbeiten: In drei Monaten kennen Sie Ihre Zahlen, haben ein unrentables Angebot aus dem Programm genommen und einen Ablauf so strukturiert, dass er ohne Sie funktioniert.
Zum Schluss
Ein Business, das Sie nicht auffrisst, entsteht durch Entscheidungen und nicht durch mehr Stunden. Durch eine engere Positionierung, einen höheren Preis und Abläufe, die niemand jedes Mal neu erfindet.
Der erste Schritt kostet Sie diese Woche keine zusätzliche Stunde. Öffnen Sie eine Tabelle und tragen Sie ab morgen ein, woran Sie arbeiten und wie lange. Alles Weitere ergibt sich aus dem, was Sie dann sehen.
