Stundensatz oder Projektvergütung: Welches Abrechnungsmodell zahlt sich 2026 für Freelancer aus?

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Stundensatz oder Projektvergütung: “Welches Abrechnungsmodell ist für Freelancer die bessere Wahl?”. Eine allgemeingültige Antwort gibt es darauf nicht. Entscheidend ist unter anderem, wie klar sich der Leistungsumfang definieren lässt, wie gut der zeitliche Aufwand planbar ist und wie wahrscheinlich Änderungen während des Projekts sind. Auch die eigene Arbeitsweise spielt eine Rolle. Wer durch Erfahrung, standardisierte Prozesse, Automatisierung oder den Einsatz von KI besonders effizient arbeitet, kann von einer Projektvergütung profitieren. Bei schwer vorhersehbaren Aufgaben bietet eine Abrechnung nach Stunden dagegen häufig mehr Flexibilität.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen die Vor- und Nachteile beider Abrechnungsmodelle. Außerdem erfahren Sie, wann ein Stundensatz oder ein Projektpreis sinnvoll sein kann.

Die wichtigste Frage zuerst: Was ist meine Arbeit wert?

Bevor es an die Überlegung geht, ob Sie als Freelancer nach Stunden oder per Projekt abrechnen, sollten Sie zunächst Ihren Wert kennen. Das hört sich im ersten Moment etwas komisch an, schließlich sind Sie ja keine Ware. Doch in der Praxis haben gerade viele Einsteiger das Manko, dass sie ihren eigenen Marktwert (noch) nicht kennen.

Kurzum: Sie wissen nicht genau, was Ihre Arbeit wert ist. Manche setzen dann zu tief an und verdienen gemessen an ihrer Expertise und ihrer Leistung zu wenig. Andere wiederum verlangen zu viel und verlieren so unnötigerweise den einen oder anderen Auftrag. 

Deshalb heißt es erst einmal: Ausgaben checken, erforderliche Einnahmen kalkulieren und Preise für ähnliche Dienstleistungen auf dem Markt sondieren. Dann geht es ans Rechnen. Hier haben wir Ihnen praktische Tipps zusammengestellt, wie Sie Ihren Stundensatz als Freelancer berechnen können.

Praxis-Tipp: Nutzen Sie zur einfachen Berechnung unseren Stundensatz-Kalkulierer. Tragen Sie Ihre Werte ein und Sie erhalten eine erste Orientierung für Ihren Stundensatz.

Eine zusätzliche Orientierung bietet unsere Freelancer Studie 2026: Demnach liegt der durchschnittliche Stundensatz über alle Fachgebiete hinweg bei rund 101,70 Euro. Je nach Fachgebiet und Berufserfahrung unterscheiden sich die Werte jedoch deutlich. Die Studienergebnisse können Ihnen daher als Marktvergleich dienen, ersetzen aber nicht die individuelle Kalkulation Ihrer Kosten, Auslastung und gewünschten Einnahmen.

Haben Sie Ihren Stundensatz ermittelt, kommt es darauf an, diesen auch gegenüber potenziellen Auftraggebern überzeugend zu vertreten. Weitere Tipps dazu finden Sie in unserem Beitrag über die häufigsten Fehler bei der Honorarverhandlung.

Die Vor- und Nachteile für Freelancer bei einer Vergütung nach Stundensatz

Die Abrechnung nach geleisteten Stunden ist nicht nur im Dienstleistungsgewerbe, sondern auch im Handwerk weit verbreitet. Als Freelancer leisten Sie bei einem Kunden eine gewisse Zahl an Stunden und rechnen diese dann ab.  

Welche Vorteile bringt Ihnen die Abrechnung nach Stundensätzen?

• Sie werden für genau die Arbeitszeit entlohnt, die Sie in ein Projekt investieren. Sie schreiben dafür genau auf, welche Leistungen Sie wann erbracht haben. 

• Sie können mit mehr geleisteten Stunden Ihren Verdienst entsprechend erhöhen. Kunden müssen demnach auch mehr bezahlen, wenn Sie zusätzliche Tasks von Ihnen verlangen. Jeder Change Request wird extra vergütet.

• Sie können für alle Leistungen bei einem Kunden denselben Stundensatz verlangen. Das macht Ihre Arbeit einfacher kalkulierbar. Alternativ lassen sich die Stundensätze abhängig von der Komplexität einer Aufgabe oder der Art des Projekts individuell anpassen.

• Ein weiterer Vorteil ist die Flexibilität. Ändern sich Anforderungen während des Projekts oder lässt sich der tatsächliche Aufwand im Vorfeld nur schwer einschätzen, müssen Sie nicht jedes Mal einen vollständigen Projektpreis neu kalkulieren.

Welche Nachteile habe ich als Freelancer, wenn ich nach Stunden abrechne? 

• Bei einer Abrechnung nach Stunden hängt Ihr Umsatz unmittelbar von der abrechenbaren Arbeitszeit ab. Werden weniger Stunden benötigt oder gebucht, fällt auch die Vergütung geringer aus.

• Wenn Sie als Freelancer stundenweise abrechnen, können Sie Ihre monatlichen Einkünfte schlechter kalkulieren.  

• Effizientes Arbeiten kann durch Stundenabrechnung finanziell weniger stark belohnt werden. Wenn Sie eine Aufgabe dank Erfahrung, Automatisierung, standardisierter Prozesse oder KI deutlich schneller erledigen, stellen Sie weniger Stunden in Rechnung, obwohl der Wert des Ergebnisses für den Kunden gleich bleibt oder sogar steigt.

• Mit der Abrechnung nach Stunden steigt für Sie der Verwaltungsaufwand. Diese Art der Abrechnung erfordert ein hohes Maß an Disziplin beim Erfassen der geleisteten Stunden und kostet zeitlich mehr Aufwand. 

Für wen oder welche Aufgaben ist eine stundenweise Abrechnung sinnvoll?

Wenn Sie bei Ihren Kunden nach Stunden abrechnen, bietet sich das vor allem für gelegentlich durchgeführte Dienstleistungen oder neue Projekte an. Über die stundenbasierte Abrechnung können Sie und Ihre Auftraggeber erst einmal ein Gefühl dafür bekommen, wie zeit- und kostenaufwändig ein Projekt oder eine wiederkehrende Aufgabe ist. Auf dieser Basis könnten Sie dann zu einer projektbezogenen Abrechnung wechseln.  

Auch bei laufender Beratung, Support, Wartung oder Projekten mit häufig wechselnden Anforderungen ist eine Abrechnung nach Stunden häufig sinnvoll.

Das gilt besonders, wenn die Leistung stark von Abstimmungen, Rückfragen oder Entscheidungen des Auftraggebers abhängt und sich durch Automatisierung oder KI nur begrenzt beschleunigen lässt. In diesen Fällen kann eine stundenbasierte Abrechnung den tatsächlich geleisteten Aufwand besser abbilden.

Haben Sie Kunden, die über eine bestimmte Aufgabe hinaus immer noch ein „Extra“ verlangen? Dann ist eine Abrechnung nach Stunden hier sinnvoll. Die stundenbasierte Auflistung Ihrer Leistungen macht Ihrem Gegenüber dann klar, dass Ihre erbrachten Dienstleistungen einen Wert haben. 

Wichtig für die Abrechnung nach Stundensatz:  

• Protokollieren Sie Ihre geleisteten Arbeitsstunden genau. Lassen Sie sich diese vor der Rechnungsstellung am besten noch einmal von Ihrem Auftraggeber bestätigen. Reichen Sie Ihre „Stundenzettel“ mit der Rechnung an den Kunden weiter. So ist die Abrechnung für Sie und für Ihre Kunden transparent. 

• Machen Sie Ihren Kunden deutlich, dass z. B. projektbezogene Telefonate, Tipps per Mail etc. auch in Ihre Stundenberechnung einfließen und Sie diese protokollieren.

• Legen Sie möglichst vor Projektbeginn fest, welche Tätigkeiten abrechenbar sind, welche Abrechnungseinheit gilt und ob es ein Stunden- oder Budgetlimit gibt. So vermeiden Sie spätere Missverständnisse.

Sie haben Ihren Stundensatz berechnet? Dann loggen Sie sich ein und tragen Sie Ihn in Ihr Profil ein!

Vor- und Nachteile der projektbasierten Abrechnung von Freelancern

Wird nach Projekt abgerechnet, ist der Ablauf in der Regel immer ähnlich: Der Kunde gibt vor, welches Ziel erreicht werden soll und Sie als Freelancer machen ihm dafür ein Angebot. Dabei kalkulieren Sie die einzelnen Leistungen sowie die dafür benötigte Zeit und verrechnen diese mit Ihrem Stundensatz. Das Ergebnis ist ein Leistungspaket zu einem Fixpreis, den der Kunde nach Abschluss des Projekts bezahlt. Alternativ kann auch eine Bezahlung nach erreichten Meilensteinen vereinbart werden. 

Bei der Projektvergütung bezahlt der Kunde in erster Linie für ein definiertes Ergebnis. Wie Sie dieses Ergebnis erreichen und wie effizient Sie dabei arbeiten, liegt innerhalb des vereinbarten Rahmens bei Ihnen.

Welche Vorteile hat die Projektvergütung für Freelancer? 

• Durch die Vergütung pro Projekt können Sie mit Einkünften in einer festen Höhe kalkulieren. 

• Es gibt einen klar abgesteckten Leistungs- und Kostenrahmen, den es einzuhalten gibt. 

• Sie können die Zeit bis zu vereinbarten Deadlines frei einteilen und Ihre Stunden möglichst effizient einsetzen. 

Besonders interessant kann die Projektvergütung sein, wenn Sie aufgrund Ihrer Erfahrung, eigener Vorlagen, automatisierter Abläufe oder des Einsatzes von KI schneller arbeiten. Benötigen Sie für ein vereinbartes Ergebnis weniger Zeit als kalkuliert, erhöht sich Ihr effektiver Stundenverdienst. Die Projektvergütung schafft somit einen Anreiz, Prozesse zu optimieren und Ergebnisse effizient zu liefern. Für den Kunden bleibt der vereinbarte Preis gleichzeitig planbar.

Mit welchen Nachteilen muss ich als Freelancer bei der Projektvergütung rechnen? 

• Ist der erforderliche Aufwand höher als ursprünglich kalkuliert, kann Ihr tatsächlicher Stundenverdienst sinken.

Das gilt insbesondere dann, wenn der Leistungsumfang nicht eindeutig definiert wurde oder während des Projekts zusätzliche Anforderungen entstehen. Deshalb sollten Änderungen, Korrekturschleifen und Zusatzleistungen bereits im Angebot geregelt werden.

Wichtig: Auch der Einsatz von KI und Automatisierung macht nicht jedes Projekt automatisch vorhersehbar. Die Erstellung eines Ergebnisses kann zwar schneller werden, doch Abstimmungen, individuelle Anpassungen, Qualitätskontrollen und Revisionen benötigen weiterhin Zeit.

• Nimmt der Kunde das Projekt nicht ab, weil er mögliche Mängel beanstandet, kann sich die Bezahlung verzögern oder reduzieren. 

• Wenn bei einem Projekt noch andere Dienstleister eingebunden sind, kann es zu Verzögerungen und somit auch zu einer späteren Vergütung kommen.  

Wann ist für Freelancer eine projektbasierte Abrechnung sinnvoll?

Kennen Sie Ihren Kunden und seine Arbeitsweise schon länger? Können Sie demnach mögliche Risiken besser in Ihr Angebot einkalkulieren? Dann kann die Projektvergütung für Sie als Freelancer das richtige Abrechnungsmodell. Bei Stammkunden kennen Sie außerdem schon die Zahlungsmoral und wissen, worauf Sie sich bei der Vergütung einlassen. 

Eine projektbezogene Abrechnung kann sich besonders lohnen, wenn Sie den Leistungsumfang gut einschätzen können und bereits über erprobte Abläufe verfügen. Das gilt insbesondere für Leistungen, die Sie durch Erfahrung, Vorlagen, Automatisierung oder KI effizient umsetzen können.

In solchen Fällen wird nicht nur Ihre eingesetzte Zeit, sondern auch das über Jahre aufgebaute Wissen vergütet, das eine schnelle und zuverlässige Umsetzung ermöglicht.

Gerade gefragte und spezialisierte Fähigkeiten können dabei helfen, Leistungen klarer zu positionieren, effizienter umzusetzen und gegenüber Auftraggebern überzeugend zu bepreisen. Welche Kompetenzen aktuell besonders gefragt sind und wie Sie diese gezielt weiterentwickeln können, erfahren Sie in unserem Beitrag „Gefragte Skills für Freelancer: So lernen Sie gezielt und praxisnah“.

Unser Tipp für die projektbasierte Abrechnung:  

• Sichern Sie sich gerade bei Neukunden oder großen Projekten finanziell ab, indem Sie z.B. Meilensteine abrechnen oder einen Teil der Gesamtrechnung per Vorkasse anbieten.  

• Definieren Sie Ihre Leistungen ganz genau in Ihrem Angebot. So können sowohl Sie als auch Ihre Auftraggeber sich genau auf dieses Leistungspaket berufen, sollte es zu Streit kommen.  

• Legen Sie darüber hinaus fest, wie viele Entwürfe und Korrekturschleifen im Projektpreis enthalten sind, welche Leistungen ausdrücklich nicht enthalten sind und wie zusätzliche Anforderungen abgerechnet werden.

• Achten Sie außerdem darauf, Abschlags-, Meilenstein- und Schlussrechnungen korrekt auszustellen. Welche Angaben eine Rechnung enthalten sollte, erfahren Sie in unserem Beitrag zur korrekten Rechnungsstellung als Freelancer.

Beachten Sie dabei auch die aktuellen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung. Eine Übersicht über Formate, Fristen und notwendige Umstellungen finden Sie in unserem Beitrag „E-Rechnung ab 2026: Was Freelancer jetzt umstellen müssen“.

Das Wichtigste für Sie zusammengefasst

• Wie Sie abrechnen, sollten Sie von Faktoren wie Neukunde oder Stammkunde, einfachem oder komplexem Projekt, der Planbarkeit des Aufwands und Ihrer eigenen Arbeitsweise abhängig machen.

• Kalkulieren Sie in jedem Fall Ihren Stundensatz. Dabei sollten Sie nicht unter Ihren Selbstkostenansatz gehen. Auch bei einer Projektvergütung dient Ihr Stundensatz als wichtige interne Kalkulationsgrundlage.

• Entscheiden Sie sich für eine projektbezogene Abrechnung, sollten Sie den Leistungsumfang, die Zahl der Korrekturschleifen und den Umgang mit zusätzlichen Anforderungen möglichst genau festlegen.

• Arbeiten Sie durch Erfahrung, standardisierte Prozesse, Automatisierung oder KI besonders effizient, kann die Projektvergütung Ihren tatsächlichen Wert besser abbilden als eine reine Stundenabrechnung.

• Rechnen Sie nach Stunden ab, benötigen Sie eine zuverlässige Zeiterfassung, um dem Kunden gegenüber transparent zu bleiben. Dieses Modell bietet sich besonders an, wenn Anforderungen offen sind, sich häufig ändern oder der Aufwand nur schwer vorhersehbar ist.

• Keines der beiden Abrechnungsmodelle ist grundsätzlich besser. Die Stundenabrechnung bietet mehr Flexibilität bei unklaren Anforderungen. Die Projektvergütung kann dagegen effizientes und ergebnisorientiertes Arbeiten stärker belohnen. In vielen Fällen ist eine Kombination aus beiden Modellen die praktikabelste Lösung.

Mit welchem Abrechnungsmodell haben Sie die beste Erfahrung gemacht?
Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen!

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