Viele Unternehmen suchen Freelancer mit ERP-Skills

Die zunehmende Digitalisierung führt dazu, dass Unternehmen eine Vielzahl an technischen Möglichkeiten haben, um ihre internen Geschäftsprozesse zu organisieren. Mittlerweile ist es für Betriebe von hoher Bedeutung, die gewünschten Informationen schnell zu erhalten und zu verarbeiten, um sich gegen die Konkurrenz auf dem Markt durchzusetzen. Moderne ERP-Systeme helfen dabei, die Ressourcen im Unternehmen effizient zu planen und einzusetzen und somit stets den Überblick über alles Wichtige im Betrieb zu behalten. Allerdings zögern viele Unternehmen, ein ERP-System einzuführen, da es den Mitarbeitern oft an dem entsprechenden Know-how mangelt und die Behebung der Qualifikationslücken mit einem hohen Zeit- und Kostenaufwand verbunden wäre.

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich daher dafür, für die Einführung des ERP-Systems einen Freelancer mit der entsprechenden ERP-Erfahrung zu beschäftigen. Deshalb lohnt es sich für Freelancer aus wirtschaftlicher Sicht zunehmend, sich ERP-Skills anzueignen. Der folgenden Artikel bietet einen ersten Einstieg in das Thema.

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ERP und ERP-System – Definition und Abgrenzung der Begriffe

Grundsätzlich denken die meisten Menschen direkt an eine Software, wenn von ERP die Rede ist. Streng genommen sollten die Begriffe ERP und ERP-Software aber voneinander abgegrenzt werden.

Was ist ERP?

ERP steht für Enterprise Resource Planning und bedeutet nichts anderes, als die Ressourcen, die im Unternehmen vorhanden sind, zu steuern. Zu diesen Ressourcen gehören unter anderem:

Betriebsmittel, Mitarbeiter und Kapital

Es ist die oberste Aufgabe des Managements, diese Ressourcen strategisch zu kontrollieren und zu steuern. Deshalb fasst man unter der Abkürzung ERP auch die Organisation aller kontrollierenden, dispositiven und administrativen Tätigkeiten eines Unternehmens zusammen. ERP verfolgt mehrere Ziele, wie etwa:

Die Optimierung der organisatorischen Strukturen und Abläufe
Die schnellere Anpassung an Markt- und Unternehmensveränderungen
Die Verbesserung der Geschäftsprozesse

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System hingegen ist ein IT-gestütztes System, das aus Softwarelösungen besteht und der Geschäftsleitung dabei helfen soll, den Überblick über vorhandene Geschäftsprozesse und Ressourcen zu bewahren. Unternehmen haben mit einem ERP-System die Möglichkeit, die Ressourcen der einzelnen Bereiche ihrer Firma optimal zu beeinflussen, zu managen und auszugestalten. Dabei basieren ERP-Systeme als integrierte Programme auf einer zentralen Datenverwaltung. Auf diese Weise können die Informationsflüsse in einem Geschäftsprozess abgebildet, dokumentiert, unterstützt und optimiert werden. Dadurch, dass Anwendungen und Informationen in ihrer Gesamtheit integriert werden, lassen sich die Durchlaufzeiten für die einzelnen Prozesse beschleunigen, wodurch es leichter wird, die Arbeitsabläufe im Unternehmen zu organisieren.

Welche Module sollte ein ERP-System mitbringen?

Es gibt laut www.erp-system.expert vor allem zwei Gründe, die dafür sprechen, ein ERP-System einzusetzen:

Große Zeitersparnis
Reduzierung der Kosten

ERP-Systeme können sämtliche Prozesse, die im Betrieb bisher manuell ausgeführt wurden, automatisieren, wodurch sie effizienter werden. Aus diesem Grund können ERP-Systeme auch in den verschiedensten Unternehmensbereichen eingesetzt werden. Wichtig ist, dass das ERP-System in der Lage ist, die Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens mithilfe von Funktionsmodulen abzubilden. Dadurch können alle Geschäftsbereiche unternehmensintern unterstützt und deren Daten gesammelt und einheitlich dargestellt werden. Zudem sollten sich Daten einfach neu anlegen oder ändern lassen. Welche ERP-Module ein solches System mitbringen sollte, hängt von der Unternehmensgröße und der Branchenausrichtung ab. Die folgenden Module gelten mittlerweile aber als Standard:

Warenwirtschaftssystem für Verkauf, Einkauf, Lager und E-Commerce-Anbindung
CRM-System für das Kundenbeziehungsmanagement
Software für das Rechnungswesen zur Buchhaltung und Kostenrechnung
Lohnbuchhaltung zur Personalverwaltung
Produktionsplanung

Klassischerweise wird ERP-Software in der Warenwirtschaft, der Produktion, der Datenverwaltung und der Personalwirtschaft eingesetzt. Darüber hinaus kann sie aber auch im Einkauf, im Lager, im Rechnungswesen, in der Buchhaltung, im Controlling, bei der Lohnabrechnung, für den Vertrieb und im Marketing genutzt werden. Darüber hinaus bieten ERP-Systeme Funktionen in den Bereichen Customer-Relationship-Management (CRM), Personalmanagement, Service Management und E-Business an.

Verschiedene Arten von ERP-Systemen

Auf dem Markt gibt es eine Vielzahl an ERP-Systemen. Man unterscheidet sie anhand folgender Faktoren:

Verwendete Technologien (Betriebssystem, Datenbanken, Programmiersprache)
Anzahl der Nutzer
Reichweite
Funktionsumfang

Zudem wird anhand der Zielbranche entschieden, also danach, ob das System in der Handels-, Fertigungs- oder Dienstleistungsbranche eingesetzt werden soll. Auch die Richtung der Integration spielt eine Rolle: Bei einer horizontalen Integration werden die einzelnen Abteilungen verknüpft, bei der vertikalen Integration erfolgt eine Verknüpfung der einzelnen Verarbeitungsebenen.

Mit welchen Kosten muss gerechnet werden?

Die Kosten, die für die Einführung eines ERP-Systems entstehen, hängen immer von den genauen Anforderungen der Unternehmen ab. Damit die Kosten genau eingeschätzt werden können, müssen zunächst das Unternehmen und seine Strukturen genau analysiert werden. Grundsätzlich entstehen während der Integration eines ERP-Systems drei große Kostengruppen.

1. Interne Kosten
Während der Einführung der Software reduziert sich höchstwahrscheinlich zunächst die Produktivität der Mitarbeiter. Es bedarf einer Eingewöhnungszeit und einigen Schulungen, bis der Umgang mit dem neuen System reibungslos funktioniert.

2. Direkte Kosten
Direkte Kosten entstehen durch den Kauf der Software. Wie hoch die Investitionssumme ist, hängt von zwei wesentlichen Faktoren ab: Zum einen spielt die User-Anzahl eine Rolle, denn je mehr Mitarbeiter die Software einsetzen, desto mehr kostenpflichtige Lizenzen werden benötigt. Zum anderen kommt es auf den Funktionsumfang und insbesondere auf die Komplexität und die Anzahl der benötigten Module an.

3. Externe Kosten
Externe Kosten entstehen, weil die Mitarbeiter geschult werden müssen. Zudem benötigt das ERP-System eine regelmäßige Wartung und einen Support. Beides geht mit weiteren Kosten einher.

Wodurch unterscheiden sich ERP-Systeme von anderen IT-Systemen?

Kleinere Unternehmen entscheiden sich oftmals für Insellösungen. Damit ist gemeint, dass für unterschiedliche Aufgaben in der Firma verschiedene Programme eingesetzt werden. So nutzt der Vertrieb beispielsweise ein CRM-System in dem die Kundendaten abgespeichert werden. Allerdings haben diese Programme keine Datenverbindungen zu anderen Softwarelösungen des Unternehmens. Fehlerbehaftete und umständliche Informationsweitergaben und Datenunterschiede sind die Folge. Genau in diesem Punkt haben ERP-Systeme ihren wesentlichen Vorteil: Sie sind auf die Datenverarbeitung und die Geschäftsabläufe zugeschnitten. Je nach dem individuellen Bedarf des Unternehmens wird es mit Teilsystemen, also Modulen, verwendet. Auf diese Weise haben Mitarbeiter durch den Zugriff auf ein Modul die Möglichkeit, Daten einzuspeisen, die andere Mitarbeiter dann nutzen können. Deshalb kann jeder Mitarbeiter immer auf die aktuellen, identischen Daten zugreifen. Aus diesem Grund sind die Arbeitsabläufe fehlerfreier und effektiver.

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