Organisieren, planen, disponieren: So koordinieren Sie mehrere Freelancer gleichzeitig

Freelancer sind für viele Unternehmen schon längst unerlässlicher Bestandteil des Teams geworden. Das spiegelt sich auch in der stetig wachsenden Anzahl an Freelancern wider. Ob als Vertretung, für spezielle Projekte oder als fix eingeplantes Unternehmensmitglied – Freiberufler eignen sich für alle Anforderungen und bringen viele Vorteile für Ihr Unternehmen mit. Bleibt nur noch die Frage, wie Sie mehrere Freelancer auf einmal organisieren können. Hier ein paar Tipps:

Die Herausforderung

Für Führungskräfte ist es manchmal gar nicht so einfach, den Anforderungen ihrer Mitarbeiter gerecht zumehrere freelancer gleichzeitig organisieren werden. Wenn dann noch zwei eher unterschiedliche Gruppen – Festangestellte und Freiberufler – zusammenkommen, müssen Sie das Ganze gut organisieren. Nur so garantieren Sie eine angenehme und effektive Zusammenarbeit auf beiden Seiten. Und auch die Koordination und Abstimmung von mehreren Freelancern gleichzeitig kann eine Herausforderung sein. Schließlich bedarf es bei all den Freiheiten dann immer auch einer gemeinsamen Linie. Doch mit diesen fünf einfachen Schritten, bekommen Sie das alles unter einen Hut.

1. Freelancer verstehen

Führen Sie sich am besten erst noch einmal vor Augen, dass Freiberufler keine festen Mitarbeiter sind. Das mag zunächst banal klingen, ist jedoch die Grundlage für das weitere Herangehen und die daraus resultierende positive Zusammenarbeit – denn darum geht es schließlich auf beiden Seiten. Machen Sie sich also klar, dass Sie höchstwahrscheinlich nicht der einzige Auftraggeber Ihrer Freelancer sind. In den meisten Fällen werden sie noch andere Projekte nebenbei haben (Stichwort ist hier leider immer noch die Scheinselbstständigkeit). Sie teilen sich ihre Arbeit anders auf und sind, im Gegensatz zu Festangestellten, meistens nicht 9-to-5 verfügbar. Stattdessen werden vielleicht noch spätabends oder gar am Wochenende Mails von Ihren Freelancern eintrudeln. Akzeptieren Sie, dass manches ein bisschen anders läuft als im herkömmlichen Unternehmensbetrieb. Nur so können Sie von den zahlreichen Vorteilen an der Arbeit mit Freiberuflern profitieren.

2. Rahmenbedingungen stecken

Das heißt aber nicht, dass Sie gar kein Mitspracherecht in der Arbeitsgestaltung haben – keine Sorge. Legen Sie ruhig zu Beginn der Zusammenarbeit einige Regeln fest, auf die Sie Wert legen. Sie halten ein wöchentliches Teammeeting für sinnvoll? Garantierte Erreichbarkeit zu gewissen Zeiten ist wichtig für interne Absprachen? Klären Sie solche Punkte einfach direkt zu Beginn der Zusammenarbeit. Die Freelancer haben dafür immer Verständnis und freuen sich, wenn ihre Auftraggeber so klare Forderungen stellen. Tun Sie das nicht, bleiben auch die Freelancer ein Stück weit in der Schwebe. Absprachen kommen also nicht nur Ihnen (und vermutlich auch Ihren festen Mitarbeitern) zugute, sondern auch den Freelancern selbst. Schließlich arbeiten oft auch mehrere von ihnen zusammen, da muss man die Arbeit und eben die Rahmenbedingungen gut organisieren. Nur so gelingt das Teamwork für alle Beteiligten. Denn arbeitet jeder ganz wie er mag, kann sich auch schnell Frustration breit machen. Ein paar kleinere Regeln unterstützen den Work-Flow.

3. Aufgaben festlegen

Zu diesen Rahmenbedingungen gehört natürlich auch die Aufgabenstellung. Diese sollte expliziert formuliert und an die Freiberufler herangetragen werden. Gerade wenn Sie mehrere beschäftigen, sind klare Aufgabenbereiche unerlässlich. Sonst wird die eine Arbeit doppelt und die andere im schlimmsten Fall gar nicht gemacht. Geben Sie hier eine klare Linie vor. Die Freelancer werden dankbar sein, wenn sie sich um das Organisieren keine Gedanken machen müssen, sondern einfach ihre Aufgaben erledigen können. Denn hier sind sie Experten. Das spart Nerven, Zeit und damit auch Geld – auf beiden Seiten. Sollten Sie sich in dem Aufgabengebiet Ihrer Freelancer weniger auskennen, helfen direkte Absprachen mit allen Beteiligten in einem gemeinsamen Meeting. So können die Freelancer die Aufgaben unter Ihrer Leitung und Koordination planen und aufteilen. Eine Abschrift über das Treffen ist der Übersicht halber oft sinnvoll.

4. Freiheiten wahren

Darüber sollten Sie jedoch nicht vergessen, dass Freelancer eben genau das sind: freie Mitarbeiter. Und darin sind sie Profis. Es ist also nicht nötig, dass Sie jeden einzelnen Arbeitsschritt durchsprechen oder sich alles einzeln von ihnen dokumentieren lassen. Das behindert sie eher in ihrer Arbeitsweise – für die Sie sie ja auch eingestellt haben. Also haben Sie da ruhig ein bisschen Vertrauen. Rahmenbedingungen und klare Absprachen sind unbedingt nötig, aber ab dann können Sie sich ganz auf Ihre Freelancer verlassen.

5. Netzwerk aufbauen

In all diesen Punkten kann Ihnen ein gutes Netzwerk helfen. Und das in doppelter Hinsicht: Zum einen sollten Sie sich als Unternehmen mit den Freelancern vernetzen. So haben Sie verlässliche Experten bei der Hand, auf deren Arbeitsleistung Sie zählen können, ,selbst wenn es mal eng wird. Zum anderen ist die Vernetzung der Freelancer untereinander immens wichtig. Bringen Sie sie zusammen, organisieren Sie vielleicht sogar ganz gezielte Networking-Treffen. So können sie sich untereinander austauschen, interne Absprachen führen und kleinere Unregelmäßigkeiten selbst klären. Das wird Ihren Arbeitsbereich etwas entzerren. Natürlich bleiben Sie trotzdem der gemeinsame Ansprechpartner, werden dabei aber nicht von Kleinigkeiten aufgehalten.

Der Trend geht also immer weiter in Richtung Freelancing und Freiberufler. Deshalb ist eine solche Vorbereitung und sinnvolles, stringentes Organisieren vorab immens wichtig. So sind und bleiben Freelancer immer ein Gewinn für Sie und Ihr Unternehmen!

Alina Bergmann

Alina Bergmann

Alina ist Marketing Manager bei freelance.de - als Tochter von zwei Freelancern und mit einem Bachelor in Kommunikationsmanagement widmet sie sich den Themen der Selbstständigen in Blog Posts, Tweets und auf der Website.

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