Wie kann ich meinen Stundensatz als Freelancer berechnen? – Anregungen und Tipps

In Deutschland hat sich die Zahl der Freelancer in den vergangenen 30 Jahren fast verdreifacht. Immer mehr Menschen schätzen die Vorzüge der Selbstständigkeit. Doch was viele wiederum unterschätzen, ist das Kalkulieren der Stundensätze. Denn diese Kalkulation hat nicht nur entscheidenden Einfluss auf die aktuelle Lebenssituation, sondern auch darauf, wie Sie in Zukunft als Selbstständiger leben. Wir zeigen Ihnen, worauf es bei der Berechnung von Stundensätzen als Freelancer ankommt.

Lesedauer: ca. 5 Minuten

Das Dilemma mit dem richtigen Stundensatz

Als Selbstständiger oder Selbstständige zu arbeiten, verspricht zunächst einmal Freiheit. Sich selbst aussuchen können, wann, für wen und wo man arbeitet. Dazu gehört außerdem die Freiheit, den eigenen Wert in einen Stundensatz zu fassen. Doch genau hier beginnt das Dilemma. Wo setze ich an? Wie hoch darf der Stundensatz sein, damit ich noch Aufträge erhalte? Ab welchem Stundensatz arbeite ich unrentabel? Die Überlegungen sind ähnlich wie bei der Frage nach einer fairen Bezahlung für Freelancer. Doch bei der Kalkulation des Stundensatzes geht es weniger um eine Selbsteinschätzung als um handfestes Rechnen. 

Grundsätzlich gilt: Nehmen Sie die Berechnung Ihres Stundensatzes wirklich ernst. Denn es geht dabei letztlich um Ihr Auskommen, Ihre Rechnungen und, auch wenn es noch weit weg sein mag, um Ihre Altersvorsorge.

Nicht zu niedrig einsteigen, aber dennoch realistisch bleiben

Gerade Newbies als Freelancer neigen dazu, aus mangelndem Selbstbewusstsein oder aus Freude über jeden neuen Auftrag bei den Stundensätzen zu niedrig einzusteigen. Das mag am Anfang noch gut gehen, wenn die Quantität der Aufträge die niedrigeren Stundensätze wettmacht. Doch tatsächlich sollten Sie bedenken, dass es bei möglichen Stammkunden später schwerer wird, Stundensätze “nach oben” nachzuverhandeln. Im schlimmsten Fall arbeiten Sie ab einem gewissen Zeitpunkt nicht mehr kostendeckend. Das kann sich wiederum auf die Motivation auswirken und die Qualität Ihrer Arbeit verschlechtern. Ein Teufelskreis beginnt.

Also: Es ist wichtig, dass Sie einen realistischen Preis für Ihre Arbeit als Freelancer ansetzen. Und dafür gilt es ein wenig zu rechnen und einige Aspekte im Auge zu behalten.

Die wichtigste Regel für die Kalkulation des Stundensatzes als Freelancer: Ihre Ausgaben müssen kleiner als die Einnahmen sein

Es mag auf den ersten Blick banal sein, doch um Ihren Stundensatz realistisch zu berechnen, müssen Sie als Selbstständige:r zunächst Ihre Ausgaben kennen.

Stellen Sie also eine Liste mit allen monatlichen Ausgaben bzw. Fixkosten auf, die Sie haben. Hierzu zählen Kosten für den Lebensunterhalt ebenso wie die Kosten für die Miete, Ihre Freizeit und Altersrücklagen.

Wichtig: Seien Sie beim Berechnen Ihrer laufenden Kosten lieber etwas großzügiger und lassen Sie auch keine noch so kleinen Positionen weg. Auf Dauer summieren sich auch Kleinbeträge von 10 oder 15 Euro pro Monat.

Was außerdem wichtig ist: Orientieren Sie sich bei Ihrer Preisgestaltung nicht an anderen Freelancer:innen oder gar an Angestellten. Sie allein sind der Maßstab für eine angemessene Vergütung.

Nach dem Berechnen der Fixkosten muss am Ende jedes Monats auch ein Gewinn stehen. Denn von diesem müssen Sie z. B. Auftragsflauten, Krankheitsausfälle oder andere unvorhergesehene Umsatzeinbrüche bzw. Ausgaben gedeckt werden.

Wenn Sie Ihren Gewinn und die Fixkosten kennen, lässt sich daraus ein Jahreseinkommen berechnen.

Arbeitszeit ist nicht nur Nettozeit

Wenn Sie Ihren Stundensatz berechnen, sollten Sie nicht nur die Zeit berücksichtigen, die Sie „netto” mit einem Projekt beschäftigt sind, sondern auch „Brutto”-Zeit mit einberechnen.

Ein Beispiel: 

Sie sind in der Kreativbranche tätig und entwickeln Software. Das eigentliche Programmieren kann zügig gehen. Doch die Überlegungen im Vorfeld sind ebenso wie Meetings mit den Auftraggebern Teil Ihrer Arbeitszeit. Diese sollte dann auch in Ihre Kalkulation einbezogen werden. Abgerechnet werden am Ende meist die Netto-Stunden. Beim Kalkulieren Ihrer Freelancer-Stundensätze sollten Sie jedoch die Brutto-Zeit berücksichtigen.

Überlegen Sie im nächsten Schritt, wie viele „Netto”-Stunden Sie pro Woche arbeiten werden. Rechnen Sie diese Zahl dann auf ein Jahr hoch.

Planen Sie auch Urlaubstage ein

Auch wenn Ihre Arbeit als Freelancer nicht direkt, mit der eines Angestellten vergleichbar ist, sollten Sie dennoch Urlaubstage in Ihrer Stundensatzkalkulation einbeziehen. Diese ziehen Sie dann von der benötigten Jahresarbeitszeit ab.

Ein Rechenbeispiel für die Kalkulation eines Stundensatzes:

Ausgaben fix pro Monat

Miete1.200 EUR
Versicherungen500 EUR
Freizeit (Fitness-Studie, Kino, Ausgehen etc.)300 EUR
Lebensmittel300 EUR
Mobilität200 EUR
Telekommunikation100 EUR
Altersvorsorge250 EUR
Einkommensteuer/Gewerbesteuer (Rücklage/Vorauszahlungen)700 EUR

Summe: 3.550 EUR

Erstrebter Gewinn: 1.000 EUR

Sie müssten also mindestens 4.550 EUR pro Monat verdienen. Der Jahresverdienst läge dann bei 54.600 EUR.

Wenn Sie nun von 5 Netto-Stunden pro Tag bei einer Fünf-Tage-Woche ausgehen, wären das 100 Stunden pro Monat und 1.200 Stunden pro Jahr. Davon abgezogen werden drei Urlaubswochen, also 75 Stunden. Das ergibt eine Jahresarbeitszeit netto von 1.125 Stunden. 

Nun teilen Sie den Jahresverdienst durch diese Anzahl an Stunden:

54.600 EUR : 1.125 h = 48,53 EUR/h. Das wäre der Stundensatz, den Sie ansetzen müssten, um Ihre Lebenshaltungskosten zu decken und den angestrebten Gewinn zu erzielen.

Tatsächlich ist das nur ein Näherungswert. Sie müssten nämlich noch die Feiertage und mögliche Krankheitstage abziehen, an welchen Sie nichts verdienen. 

Wenn Sie also noch durchschnittlich 10 Krankheitstage und 10 Feiertage abziehen, reduziert sich die jährliche Arbeitszeit nochmals um 100 Stunden. 

Die neue Rechnung würde dann so aussehen:

54.600 EUR : 1.025 h = 53,27 /h. Und schon wäre der Stundensatz nochmals um fast 5 EUR höher. 

Vergessen Sie nicht die Zeit, die Sie für Akquise und Verwaltung sowie Marketing benötigen

Was wir noch vergessen haben, ist die Zeit, die Sie für die Neukundengewinnung, für administrative Aufgaben oder die Buchhaltung benötigen. Üblicherweise verbringen Freelancer knapp ein Drittel ihrer Zeit damit. Je mehr Kunden Sie haben, desto mehr Zeit wird z. B. die Buchhaltung und die Verwaltung Ihrer Aufträge erfordern. 

Dieser zusätzliche Arbeitsaufwand kann als sogenannter „Auslastungsfaktor” auf Ihren Stundensatz angerechnet werden. 

Wenn Sie also 30 Prozent Ihrer Zeit mit Verwaltungs- und Planungsaufgaben verbringen, sollten Sie den Stundensatz mit 130 Prozent bzw. 1,3 multiplizieren.

Bei unserem Beispiel lagen wir bei knapp 53 Euro. Multipliziert mit 1,3 ergibt sich schließlich ein Stundensatz von 68,9 EUR.

Individuelle Anpassungen einbeziehen

Arbeiten Sie als Solo-Freelancer ohne eigene Beschäftigte oder Büroräume, haben Sie in der Regel deutlich weniger Ausgaben als Agenturen oder größere Unternehmen. In diesem Fall hätten Sie z. B. bei der Angebotsabgabe im Gegensatz zu Mitbewerbern mit einer höheren Kostenstruktur den Vorteil, dass Sie Ihren Stundensatz niedriger ansetzen können, ohne dabei Verlust zu machen. 

In Ihrer Kalkulation können Sie darüber hinaus den Standort, den Verantwortungsbereich oder sehr kurzfristige Deadlines einbeziehen. 

Wichtig ist auch, mögliche Reisekosten oder zusätzliche Ausgaben zu berücksichtigen, wenn Sie z. B. ein Angebot schreiben.

Ergebnis: Jeder Freelancer sollte seinen Stundensatz kennen

Wie Sie gesehen haben, fließen sehr viele Positionen in die Berechnung des Stundensatzes für Freelancer ein. Deshalb gibt es keine pauschale Preisempfehlung für Stundensätze nach Branchen oder Aufgaben. Wichtig ist, dass Sie fair kalkulieren und keine Fantasiepreise erheben. Dann steht die Chance gut, dass Sie bei einem erfolgreich abgeschlossenen Projekt einen Stammkunden gewonnen haben, der Sie immer wieder beauftragt und Sie mit gutem Gewissen auch weiterempfehlen wird.

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