Keine Lust auf Buchhaltung? Wir zeigen Ihnen worauf es ankommt

Wer glaubt, dass nur Unternehmen zu einer ordentlichen Buchführung verpflichtet sind, täuscht sich. Auch Freelancer müssen jedes Jahr ihre Gewinnermittlung beim Finanzamt einreichen. Deshalb müssen Sie auch als Freelancer Rechnungen und Belege aufbewahren und archivieren. Viele, die sich erst selbstständig machen wollen oder „frisch“ im Geschäft sind, fürchten die Buchhaltung. Doch keine Angst! Als Freelancer haben Sie in der Regel einige Vorteile gegenüber Unternehmen und weniger Aufwand bei der Buchführung.

Buchführung Freelancer

Wer zählt alles zu den Freelancern?

Laut §18 des Einkommenssteuergesetzes sind alle als selbstständig einzustufen, die „wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende und erzieherische“ Tätigkeiten selbstständig ausüben und darüber ihre Einkünfte erzielen. Dazu zählen unter anderem folgende „klassische“ freie Berufe:

  • Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte
  • Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte
  • (Vermessungs-)Ingenieure, Architekten
  • Handelschemiker
  • Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratende Volks- und Betriebswirte, vereidigte Buchprüfer, Steuerbevollmächtige
  • Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten
  • Journalisten, Bildberichterstatter
  • Dolmetscher, Übersetzer
  • Lotsen usw.

Meist handelt es sich bei Selbstständigen aber auch einfach um freie Mitarbeiter, die weder räumlich, zeitlich noch gehaltsmäßig an ein Unternehmen gebunden sind. Viele schließen zusätzlich freie Dienst- und Werkverträge ab. Moderne Freelancer sind Online-Marketing-Berater, Programmierer, Texter oder auch Softwareentwickler. Selbständig im Sinne des Einkommensteuergesetzes sind demnach nicht nur die klassischen Freiberufler, sondern weitaus mehr Berufsgruppen.

Freelancer sind primär nicht buchführungspflichtig

Selbstständig Tätige haben den immensen Vorteil, dass sie nicht buchführungspflichtig sind und somit auch keine doppelte Buchführung machen müssen. Sollten Sie sich mit dem Gedanken der Selbstständigkeit befassen, können Sie nun aufatmen: Es reicht eine „einfache“ Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Kurz EÜR), bei der Sie die Einnahmen den Ausgaben gegenüberstellen und somit die Gewinne und Verluste errechnen.

Es bedarf bei der Steuererklärung auch keinem separaten Antrag. Da Sie dazu verpflichtet sind, eine Steuererklärung einzureichen, reicht es vollkommen aus, wenn Sie Ihre Gewinne und Verluste in die Anlage S (Einkünfte aus selbstständiger Arbeit) eintragen und diese zusammen mit dem EÜR-Formular abgeben. Letzteres benötigen Sie jedoch nur, wenn Sie die Umsatzgrenze von 12.500 Euro in einem Jahr überschreiten oder als eingetragener Kaufmann/frau tätig sind. Denn der Eintrag ins Handelsregister oder ein Gewerbe verpflichtet zu einer doppelten Buchführung, sofern Ihr jährlicher Umsatz 600.000 Euro oder Ihr jährlicher Gewinn 60.000 Euro übersteigt. Dann wird auch von „Bilanzierungspflicht“ gesprochen. Eine einfache EÜR reicht für das Finanzamt dann nicht mehr aus.

Liegen Sie jedoch unter der Bilanzierungsgrenze von 60.000 Euro, hat EÜR hat außerdem den Vorteil, dass Sie Ihre Aufzeichnungen nicht in eine bestimmte Form bringen müssen. Stattdessen reicht entweder eine Excel-Liste oder der Ausdruck aus einer Buchhaltungssoftware. Auch bare Auszahlungen und Einnahmen werden nicht in einem separaten Kassenbuch verlangt. Die Inventur am Jahresende fällt ebenfalls weg.

Beachten müssen Sie nur das Thema langlebige Wirtschaftsgüter. Dabei handelt es sich um die Ausgaben für Güter, die Sie mehrere Jahre zu verwenden gedenken. Diese müssen Sie nur dann komplett verbuchen, wenn der Wert 410 Euro nicht überschreitet. Sobald er höher liegt, setzen Sie die Kosten jährlich gestaffelt ab – mit anderen Worten, Sie verteilen die Kosten auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer. Das Objekt wird dann steuerlich „abgeschrieben“.

Vorteile der Einfachen Buchführung

Im Gegensatz zur Doppelten Buchführung können Sie die EÜR ohne einen Steuerberater bewerkstelligen, da diese nicht so komplex ist. Da jedes Unternehmen außerdem zur Aufbewahrung und Archivierung aller Rechnungen und Belege verpflichtet ist, reicht es als Selbstständiger, die Einnahmen und Ausgaben zu kategorisieren und aufzubewahren. Eine Bilanz- sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung, das Führen eines Kassenbuchs und die Erfassung eines Geschäftsvorfalls auf Konto und Gegenkonto fallen demnach nicht an. Folgende Unterlagen müssen dem Finanzamt vorgelegt werden:

  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung
  • Umsatzsteuer-Voranmeldung (monatlich oder vierteljährlich)
  • Umsatzsteuererklärung (im Folgejahr abgeben)
  • Einkommenssteuererklärung

Wenn Sie sich unsicher bei der Buchhaltung fühlen, können Sie einen Steuerberater hinzuziehen, spezialisierte Dienstleister beauftragen oder eine Buchhaltungssoftware erwerben, wie es sie in unterschiedlichen Ausführungen bei Lexware gibt. Diese Softwareprogramme sind bekannt für eine intuitive und einfache Bedienung, die auch für Laien verständlich ist. Sie bieten vor allem eine Schnittstelle zu ELSTER und DATEV. Darüber lassen sich Formulare für die Einkommensteuererklärung sicher online an das Finanzamt senden. Verschiedene Anbieter dieser Programme bieten auch kostenlose Testversionen an. Das sollten Sie auch nutzen, um die richtige Buchhaltungssoftware für sich und Ihre Tätigkeit zu finden. 

Häufige Fehler, die Freelancer bei der Buchhaltung machen

Bequemlichkeit: Der häufigste Fehler vieler Freelancer ist die Bequemlichkeit. Sehr oft wird die Buchführung so lange hinausgezögert, dass es beinahe zu spät ist. Teilweise aus Unsicherheit, teils aber auch aus reiner Vergesslichkeit. Dabei ist die Buchhaltung das A und O sowohl für ein Unternehmen als auch für Freiberufler. Schließlich müssen Sie permanent über Ihre Finanzen im Bilde sein, um die Rentabilität und das tatsächliche Einkommen im Auge zu behalten. 

Unwissenheit oder fehlende Information: Weiterhin ist es immens wichtig, die formalen Vorschriften zu kennen. Fragen wie: „Welche Belege müssen Sie sammeln und abrechnen?“ oder „Welche formalen Voraussetzungen für das Ausstellen einer Rechnung müssen Sie einhalten?“ dürfen kein Fremdwort für Sie sein. „Unwissenheit schützt vor Strafe“ nicht heißt es in der Rechtssprechung. Sie können sich z.B. einer Steuerprüfung nicht herausreden und sagen, Sie hätten nicht gewusst, dass Sie z.B. Rechnungen aufbewahren müssen.

Kosten nicht im Blick behalten: Ebenfalls ein häufiger Anfängerfehler ist das falsche Einschätzen der anfallenden Kosten und des eigenen Preises. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die gängigen Tarife in Ihrem Bereich auf dem Markt und passen Sie Ihre Vorstellungen an. Sich zu niedrig zu verkaufen bringt Ihnen auf Dauer keine Gewinne ein. Wenn die Umsätze nicht stimmen, werden Sie nämlich niemals rentabel sein und ihre Kosten decken können. Daher sollten Sie stetig einen Überblick über die Kosten haben. Eine korrekte Buchhaltung hilft Ihnen dabei. 

Fazit: Eine korrekte Buchhaltung ist für den wirtschaftlichen Erfolg von Freelancern elementar

Wenn Sie Freelancer sind oder werden wollen, sollten Sie sich unbedingt mit den Anforderungen einer korrekten Buchhaltung auseinandersetzen. Sie können Geld investieren und die Arbeit von einer Steuerberatung erledigen lassen. Ebenso können Sie gerade als Solopreneur sich mithilfe moderner Buchhaltungssoftware selbst um Ihre Buchhaltung kümmern. Sobald es jedoch ans Bilanzieren geht, ist es empfehlenswert, sich professionelle Unterstützung zu holen. Denn dann können kleine Fehler in der Buchhaltung schnell teuer werden. 

Ein Kommentar:

  1. Sebastian Koch

    Danke für diesen Beitrag! Meine Freundin hat ihre Freelancer-Karriere vor kurzem angefangen, und ich habe es ihr versprochen, ihr mit der Buchhaltung zu helfen. Leider brauche ich selber auch noch bisschen Hilfe dabei, aber dieser Text war schon sehr informativ! Danke dafür.
    Viele Grüße, Sebastian

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