Buchhaltung für Freelancer

Wer glaubt, dass nur Unternehmen zu einer ordentlichen Buchführung verpflichtet sind, täuscht sich. Auch Freiberufler müssen jedes Jahr ihre Gewinnermittlung beim Finanzamt einreichen. Das bedeutet, dass auch Sie als Freelancer dazu verpflichtet sind, Ihre Rechnungen und Belege aufzubewahren und zu archivieren. Besonders jene, die sich erst selbstständig machen wollen oder „frisch“ im Geschäft sind, fürchten die Buchführung. Doch keine Angst! Als Freelancer haben Sie einige Vorteile gegenüber Unternehmen und weniger Aufwand bei der Buchführung.

Wer zählt alles zu den Freelancern?

Laut §18 des Einkommenssteuergesetzes sind alle als selbstständig einzustufen, die „wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende und erzieherischen“ Tätigkeiten selbstständig ausüben. Dazu zählen unter anderem folgende Berufe:

  • Ärzte, Zahnärzte, Tierärzte
  • Rechtsanwälte, Notare, Patentanwälte
  • (Vermessungs-)Ingenieure, Architekten
  • Handelschemiker
  • Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, beratende Volks- und Betriebswirte, vereidigte Buchprüfer, Steuerbevollmächtige
  • Heilpraktiker, Dentisten, Krankengymnasten
  • Journalisten, Bildberichterstatter
  • Dolmetscher, Übersetzer
  • Lotsen usw.

Meist handelt es sich bei Selbstständigen um freie Mitarbeiter, die weder räumlich, zeitlich noch gehaltsmäßig an ein Unternehmen gebunden sind. Viele schließen zusätzlich freie Dienst- und Werkverträge ab.

Buchhaltung für Freelancer

Selbstständig Tätige haben den immensen Vorteil, dass sich nicht buchführungspflichtig sind und somit auch keine doppelte Buchführung machen müssen. Sollten Sie sich mit dem Gedanken der Selbstständigkeit befassen, können Sie nun aufatmen: Es reicht eine „einfache“ Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Kurz EÜR), bei der Sie die Einnahmen den Ausgaben gegenüberstellen und somit die Gewinne und Verluste errechnen.

Es bedarf bei der Steuererklärung auch keinem separaten Antrag. Da Sie dazu verpflichtet sind, eine Steuererklärung einzureichen, reicht es vollkommen aus, wenn Sie Ihre Gewinne und Verluste in die Anlage S (Einkünfte aus selbstständiger Arbeit) eintragen und diese zusammen mit dem EÜR-Formular abgeben. Letzteres benötigen Sie jedoch nur, wenn Sie die Umsatzgrenze von 12.500€ in einem Jahr überschreiten oder als eingetragener Kaufmann/frau tätig sind. Denn der Eintrag ins Handelsregister verpflichtet zu einer doppelten Buchführung, sofern Ihr jährlicher Umsatz 600.000€ oder Ihr jährlicher Gewinn 60.000€ übersteigt.

Die EÜR hat außerdem den Vorteil, dass Sie Ihre Aufzeichnungen nicht in eine bestimmte Form bringen müssen. Stattdessen reicht entweder eine Excel-Liste oder der Ausdruck aus einer Buchhaltungssoftware. Auch bare Auszahlungen und Einnahmen werden nicht in einem separaten Kassenbuch verlangt. Die Inventur am Jahresende fällt ebenfalls weg.

Beachten müssen Sie nur das Thema langlebige Wirtschaftsgüter. Dabei handelt es sich um die Ausgaben für Güter, die Sie mehrere Jahre zu verwenden gedenken. Diese müssen Sie nur dann komplett verbuchen, wenn der Wert 410€ nicht überschreitet. Sobald er höher liegt, setzen Sie die Kosten jährlich gestaffelt ab – mit anderen Worten, Sie verteilen die Kosten auf die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer.

Vorteile der Einfachen Buchführung

Im Gegensatz zur Doppelten Buchführung können Sie die EÜR ohne einen Steuerberater bewerkstelligen, da diese nicht so komplex ist. Da jedes Unternehmen außerdem zur Aufbewahrung und Archivierung aller Rechnungen und Belege verpflichtet ist, reicht es als Selbstständiger, die Einnahmen und Ausgaben zu kategorisieren und aufzubewahren. Eine Bilanz- sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung, das Führen eines Kassenbuchs und die Erfassung eines Geschäftsvorfalls auf Konto und Gegenkonto fallen demnach nicht an. Folgende Unterlagen müssen dem Finanzamt vorgelegt werden:

  • Einnahmen-Überschuss-Rechnung
  • Umsatzsteuer-Voranmeldung (monatlich oder vierteljährlich)
  • Umsatzsteuererklärung (im Folgejahr abgeben)
  • Einkommenssteuererklärung

Wenn Sie sich unsicher bei der Buchhaltung fühlen, können Sie einen Steuerberater hinzuziehen, spezialisierte Dienstleister beauftragen oder eine Buchhaltungssoftware erwerben, wie es sie in unterschiedlichen Ausführungen bei Lexware gibt. Diese Softwareprogramme sind bekannt für eine intuitive und einfache Bedienung, die auch für Laien verständlich ist, und bieten eine Schnittstelle zu ELSTER und DATEV. Verschiedene Anbieter dieser Programme bieten auch kostenlose Testversionen an. Das sollten Sie auch nutzen, um die richtige Buchhaltungssoftware für sich und Ihre Tätigkeit zu finden.

Welche Fehler Sie nicht machen sollten

Der häufigste Fehler vieler Freelancer ist die Bequemlichkeit. Sehr oft wird die Buchführung so lange hinausgezögert, dass es beinahe zu spät ist. Teilweise aus Unsicherheit, teils aber auch aus reiner Vergesslichkeit. Dabei ist die Buchhaltung das A und O sowohl für ein Unternehmen als auch für Freiberufler. Schließlich müssen Sie permanent über Ihre Finanzen im Bilde sein, um die Rentabilität und das tatsächliche Einkommen im Auge zu behalten. Weiterhin ist es immens wichtig, die formalen Vorschriften zu kennen. Fragen wie: „Welche Belege müssen Sie sammeln und abrechnen?“ oder „Welche formalen Voraussetzungen für das Ausstellen einer Rechnung müssen Sie einhalten?“ dürfen kein Fremdwort für Sie sein.

Ebenfalls ein häufiger Anfängerfehler ist das falsche Einschätzen der anfallenden Kosten und des eigenen Preises. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die gängigen Tarife in Ihrem Bereich auf dem Markt und passen Sie Ihre Vorstellungen an. Sich zu niedrig zu verkaufen bringt Ihnen auf Dauer keine Gewinne ein. Wenn die Umsätze nicht stimmen, werden Sie nämlich niemals rentabel sein. Daher müssen Sie sich stetig einen Überblick über die Kosten verschaffen. Ebenso wichtig ist es, Rechnungen nicht zu spät zu schreiben, Zahlungseingänge zu überwachen und gegebenenfalls rechtzeitig Mahnungen zu schreiben, sonst gehen Sie mit einem enormen Defizit ins nächste Jahr.

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Ich bin ein Gastautor und haben diesen Beitrag für den Freelance.de Blog geschrieben. Auch Sie können ein Gastautor werden. Bei Interesse, schreiben Sie einfach eine Mail an team@freelance.de und stellen Sie sich kurz vor.

Ein Kommentar:

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    Sebastian Koch

    Danke für diesen Beitrag! Meine Freundin hat ihre Freelancer-Karriere vor kurzem angefangen, und ich habe es ihr versprochen, ihr mit der Buchhaltung zu helfen. Leider brauche ich selber auch noch bisschen Hilfe dabei, aber dieser Text war schon sehr informativ! Danke dafür.
    Viele Grüße, Sebastian

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