Wie stelle ich eine korrekte Rechnung als Freelancer? So geht es richtig

Für die einen ist es der krönende Abschluss geleisteter Arbeit, für die anderen eher eine lästige Pflicht: Das Schreiben von Rechnungen. Jede Rechnung muss dabei bestimmte Vorgaben erfüllen. Sonst kann Ihr Auftraggeber u.a. die Bezahlung verweigern. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber klare Vorschriften für eine korrekte Rechnungsstellung gemacht. Welche das sind und was Sie sonst noch beachten sollten, lesen Sie in diesem Beitrag.

Korrekte Rechnungsstellung für Freelancer

Sechs Monate und zehn Jahre: Die wichtigsten Fristen für die Rechnungsstellung

Wenn Sie als Freelancer eine Leistung für ein anderes Unternehmen erbringen, sind Sie verpflichtet, innerhalb einer Frist von sechs Monaten eine Rechnung darüber auszustellen. Danach verjährt nicht nur Ihre Forderung, Sie riskieren zudem eine Geldbuße von bis zu 5.000 Euro, weil Sie Ihre Einnahmen gegenüber dem Finanzamt dann nicht lückenlos belegen können. Dabei gilt zunächst jedes Schriftstück, mit dem eine Leistung korrekt (!) abgerechnet wird, für die Finanzbehörden als Rechnung. Es ist nicht zwingend erforderlich den Begriff “Rechnung” explizit aufzuführen.

Wichtig ist auch: Ihre Rechnungen der unterliegen der allgemeinen Aufbewahrungspflicht: Sie müssen alle gestellten Rechnungen für den Fall einer Betriebsprüfung zehn Jahre lang archivieren – und zwar exakt in der Form, in der Sie sie zugestellt haben.

Welche Pflichtangaben müssen auf einer Rechnung stehen?

Damit Ihre Rechnungen vom Finanzamt anerkannt und vom Empfänger nicht beanstandet werden können, müssen bestimmte Pflichtangaben aufgeführt sein:

  • Vollständiger Name sowie komplette Adresse des Rechnungsstellers
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer
  • Name und vollständige Adresse des Rechnungsempfängers
  • Rechnungsdatum
  • Leistungsdatum (es genügt die Angabe des Monats)
  • Individuelle, einmalige Rechnungsnummer (welcher Art, bleibt Ihnen überlassen)
  • Umfang oder Menge und Art der Leistung (im Zweifelsfall ausführlicher beschreiben)
  • Nettoentgelt
  • Umsatzsteuersatz von 7 Prozent oder 19 Prozent oder Umsatzsteuerbefreiungsvermerk
  • Umsatzsteuerbetrag
  • Bruttosumme

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro dürfen Sie auf die Rechnungsnummer und die gesonderte Ausweisung des Netto- sowie des Umsatzsteuerbetrags verzichten und stattdessen nur den Bruttobetrag auflisten. Den (eingerechneten) Umsatzsteuersatz müssen Sie trotzdem angegeben.

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Freiwillige Angaben auf einer Rechnung

Nicht rechtlich bindend sind die folgenden, freiwilligen Angaben, die Sie in eigenem Interesse auf Ihren Rechnungen vermerken sollten:

  • Ihre Bankverbindung
  • Angabe einer Zahlungsfrist (wird keine Frist angegeben, gilt die Rechnung als sofort bei Erhalt fällig)
  • Telefonnummer und E-Mail für Rückfragen
  • sofern vorhanden: Handelsregisternummer (HRA für Eingetragene Kaufleute oder HRB für Kapitalgesellschaften wie eine GmbH)
  • sofern notwendig: zuständiges Amtsgericht, wo die Gesellschaft eingetragen wurde.

Wer sich die Arbeit erleichtern will, nutzt ein Rechnungsprogramm, dass alle rechtlichen Vorgaben kennt und zusätzliche, nützliche Funktionen bietet, wie die Konfiguration von Serienrechnungen oder Belege in englischer Sprache.

Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen: Steuersatz und Regelungen für Kleinunternehmer

Ein besonderes Augenmerk sollten Sie bei Ihren Rechnungen auf die Angaben zur Umsatzsteuer haben.Unterlaufen Ihnen hier Fehler, kann der Empfänger nur den Nettobetrag bezahlen und das Finanzamt Ihnen den Vorsteuerabzug verweigern. Generell gilt auch für Selbstständige und Freiberufler, dass auf alle Leistungen 19 Prozent Mehrwertsteuer anfallen – es sei denn, dass Rechte aus dem Urheberrechtsgesetz wahrgenommen oder eingeräumt werden. Das bedeutet: 7 Prozent Mehrwertsteuer dürfen immer dann berechnet werden, wenn originäre Werke geschaffen werden, für die der Verfasser Urheberrechtsschutz beanspruchen kann/könnte. Konkret wären dies beispielsweise Texte für Print- oder Online-Medien, Fotos, Websites, Werbespots oder Logos. Ausschlaggebend ist die persönliche, “schöpferische Leistung”, die in dem Endprodukt steckt.

Liegt Ihr Umsatz als Freelancer oder Unternehmer unter der Marke von 22.000 Euro für das vergangene Jahr und kalkulieren Sie für das laufende Jahr mit einem Umsatz unter 50.000 Euro, dann können Sie sich auf Basis des § 19 Umsatzsteuergesetz als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen.

Diese Regelung kann besonders für Existenzgründer interessant sein, auch weil die oft lästige, zunächst monatliche Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt entfällt.

Andererseits können Sie als Kleinunternehmer aber auch keine Vorsteuerabzüge geltend machen, was wiederum vor allem in der Gründungsphase mit ihren vielen Anschaffungen durchaus von Nachteil sein kann. In jeden Fall müssen Sie auch die Umsatzsteuerbefreiung explizit auf Ihren Rechnungen angeben.

Einverständnis vorausgesetzt: Auch die E-Mail-Rechnung ist gültig

Mit der Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes im Jahr 2011 ist eine gültige Rechnung nicht mehr an die Papierform gebunden. Das heißt: Sie können Ihre Rechnungen auch auf elektronischem Weg, also als E-Mail, verschicken – vorausgesetzt, der Rechnungsempfänger ist mit dieser Form der Übermittlung einverstanden. Lehnt er den elektronischen Versand ab, müssen Sie klassische Papier-Rechnungen ausstellen. In beiden Fällen gilt jedoch: Die eigenhändige Unterschrift zählt nicht zu den Pflichtangaben nach §14 Umsatzsteuergesetz – Ihre (korrekte) Rechnung ist folglich mit und ohne Unterschrift verbindlich.

Konsequenzen einer fehlerhaften Rechnungsstellung als Freelancer

Eine „falsche“ Rechnung kann vor allem Ihnen selbst schaden. Entweder, weil der Empfänger eine fehlerhafte Rechnung nicht bezahlen muss oder das Finanzamt Strafmaßnahmen ergreift. Im schlimmsten Fall sogar beides. Es empfiehlt sich daher, mit gebührender Sorgfalt zu handeln – und besser gleich doppelt zu prüfen.

Im Netz finden sich viele Muster und Vorlagen, die Ihnen beim Erstellen Ihrer Rechnungen nützliche Dienste erweisen können – vor allem, weil sie – allerdings ohne Gewähr – in der Regel alle Pflichtangaben enthalten. Noch einfacher geht es mit einer professionellen Rechnungssoftware. Diese Programme erinnern Sie an fehlende Angaben und stellen eine den gesetzlichen Anforderungen konforme Rechnungsstellung als Freelancer sicher. Ganz praktisch: Buchhaltungsprogramme können Sie wie andere Arbeitssoftware steuerlich absetzen.

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