Kein Platz für Fehler: Warum eine korrekte Rechnung so wichtig ist

Für die einen ist es der krönende Abschluss geleisteter Arbeit, für die anderen eher eine lästige Pflicht: Das Schreiben von Rechnungen zählt gleichwohl zu den elementarsten Kennzeichen von Selbstständigkeit und Unternehmertum. Einfach nach persönlichem Gusto sollten Sie Rechnungen niemals verfassen – Sie riskieren damit, dass der Empfänger die Zahlung verweigert. Der Gesetzgeber hat klare Vorschriften für eine korrekte Rechnungsstellung erlassen und verlangt zwingend bestimmte Angaben. Welche das sind und was Sie sonst noch beachten sollten, lesen Sie in diesem Beitrag.

Eine korrekte Rechnungsstellung ist unabdingbar

Sechs Monate und zehn Jahre: Die wichtigsten Fristen für die Rechnungsstellung

Wenn Sie als Freelancer oder Unternehmer eine Leistung für ein anderes Unternehmen erbringen, sind Sie verpflichtet, innerhalb einer Frist von sechs Monaten eine Rechnung darüber auszustellen. Danach verjährt nicht nur Ihre Forderung, Sie riskieren zudem eine Geldbuße von bis zu 5.000 Euro, weil Sie dem Finanzamt gegenüber Ihre Einnahmen nicht lückenlos belegen können. Dabei gilt zunächst jedes Schriftstück, mit dem eine Leistung korrekt (!) abgerechnet wird, für die Finanzbehörden als Rechnung. Es ist nicht zwingend erforderlich den Begriff “Rechnung” explizit aufzuführen. Beachten Sie bitte außerdem, dass Ihre Rechnungen der allgemeinen Aufbewahrungspflicht unterliegen: Sie müssen sie für den Fall einer Betriebsprüfung zehn Jahre lang archivieren – und zwar exakt in der Form, in der Sie sie zugestellt haben.

Ohne diese Pflichtangaben riskieren Sie finanzielle Einbußen

Damit Ihre Rechnungen vom Finanzamt anerkannt und vom Empfänger nicht beanstandet werden können, müssen bestimmte Pflichtangaben aufgeführt sein:

– Vollständiger Name sowie komplette Adresse des Rechnungsstellers,
– Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer,
– Name und vollständige Adresse des Rechnungsempfängers,
– Rechnungsdatum,
– Leistungsdatum (es genügt die Angabe des Monats),
– Individuelle, einmalige Rechnungsnummer (welcher Art, bleibt Ihnen überlassen),
– Umfang oder Menge und Art der Leistung (im Zweifelsfall ausführlicher beschreiben),
– Nettoentgelt,
– Umsatzsteuersatz von 7 Prozent oder 19 Prozent oder Umsatzsteuerbefreiungsvermerk (bitte beachten Sie die aktuellen Corona-bedingten Ermäßigungen auf 5 Prozent beziehungsweise 16 Prozent),
– Umsatzsteuerbetrag,
–  Bruttosumme.

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro dürfen Sie auf die Rechnungsnummer und die gesonderte Ausweisung des Netto- sowie des Umsatzsteuerbetrags verzichten und stattdessen nur den Bruttobetrag auflisten. Den (eingerechneten) Umsatzsteuersatz müssen Sie trotzdem angegeben.

Nicht rechtlich bindend sind die folgenden, freiwilligen Angaben, die Sie in eigenem Interesse auf Ihren Rechnungen vermerken sollten: Dazu gehört an vornehmster Stelle Ihre Bankverbindung und die Angabe einer Zahlungsfrist – die auch einfach “sofort” lauten kann. Es empfiehlt sich zudem, eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse für Rückfragen zu hinterlegen – eventuell auch die Handelsregisternummer und das zuständige Amtsgericht. Wer sich die Arbeit erleichtern will, nutzt ein Rechnungsprogramm, dass alle rechtlichen Vorgaben kennt und zusätzliche, nützliche Funktionen bietet, wie die Konfiguration von Serienrechnungen oder Belege in englischer Sprache.

Umsatzsteuer: Der richtige Satz und die Regelungen für Kleinunternehmer

Ein besonderes Augenmerk sollten Sie bei Ihren Rechnungen auf die Angaben zur Umsatzsteuer haben. Unterlaufen Ihnen hier Fehler, kann der Empfänger nur den Nettobetrag bezahlen und das Finanzamt Ihnen den Vorsteuerabzug verweigern. Generell gilt auch für Selbstständige und Freiberufler, dass auf alle Leistungen 19 Prozent (aktuell 16 Prozent) Mehrwertsteuer anfallen – es sei denn, dass Rechte aus dem Urheberrechtsgesetz wahrgenommen oder eingeräumt werden. Das bedeutet: 7 Prozent (aktuell 5 Prozent) Mehrwertsteuer dürfen immer dann berechnet werden, wenn originäre Werke geschaffen werden, für die der Verfasser Urheberrechtsschutz beanspruchen kann/könnte. Konkret wären dies beispielsweise Texte für Print- oder Online-Medien, Fotos, Websites, Werbespots oder Logos. Ausschlaggebend ist die persönliche, “schöpferische Leistung”, die in dem Endprodukt steckt.

Liegt Ihr Umsatz als Freelancer oder Unternehmer unter der Marke von 22.000 Euro für das vergangene Jahr und kalkulieren Sie für das laufende Jahr mit einem Umsatz unter 50.000 Euro, dann können Sie sich auf Basis des § 19 Umsatzsteuergesetz als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuerpflicht befreien lassen. Diese Regelung kann besonders für Existenzgründer interessant sein, auch weil die oft lästige, zunächst monatliche Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt entfällt. Andererseits können Sie als Kleinunternehmer aber auch keine Vorsteuerabzüge geltend machen, was wiederum vor allem in der Gründungsphase mit ihren vielen Anschaffungen durchaus von Nachteil sein kann. In jeden Fall müssen Sie auch die Umsatzsteuerbefreiung explizit auf Ihren Rechnungen angeben.

Einverständnis vorausgesetzt: Auch die E-Mail-Rechnung ist gültig

Mit der Verabschiedung des Steuervereinfachungsgesetzes im Jahr 2011 ist eine gültige Rechnung nicht mehr an die Papierform gebunden. Das heißt: Sie können Ihre Rechnungen auch auf elektronischem Weg, also als E-Mail, verschicken – vorausgesetzt, der Rechnungsempfänger ist mit dieser Form der Übermittlung einverstanden. Lehnt er den elektronischen Versand ab, müssen Sie klassische Papier-Rechnungen ausstellen. In beiden Fällen gilt jedoch: Die eigenhändige Unterschrift zählt nicht zu den Pflichtangaben nach §14 Umsatzsteuergesetz – Ihre (korrekte) Rechnung ist folglich mit und ohne Unterschrift verbindlich.

Mit fehlerhaften Rechnungen schaden Sie sich selbst

Die wohl wichtigste Erkenntnis aus der Beschäftigung mit der Thematik einer korrekten, also gesetzeskonformem, Rechnungsstellung ist sicherlich die, das eine “falsche” Rechnung immer zu eigenem Schaden führt. Entweder, weil der Empfänger eine fehlerhafte Rechnung nicht bezahlen muss oder das Finanzamt Strafmaßnahmen ergreift. Im schlimmsten Fall sogar beides. Es empfiehlt sich daher, mit gebührender Sorgfalt zu handeln – und besser gleich doppelt zu prüfen. Im Netz finden sich viele Muster und Vorlagen, die Ihnen beim Erstellen Ihrer Rechnungen nützliche Dienste erweisen können – vor allem, weil sie relativ sicher, alle Pflichtangaben enthalten. Noch einfacher geht es mit einer professionellen Rechnungssoftware.

Gastautor

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