Digitalisierung verändert die Arbeit und bringt agile Methoden

Agile Arbeitsmethoden gewinnen immer mehr an Bedeutung, nicht nur in der IT. Im Management stehen sie für die höchste Form der Anpassungsfähigkeit. Werte wie Kommunikation, Nutzerzentriertheit und Flexibilität stehen dabei im Vordergrund. Doch mittlerweile gibt es so viele agile Methoden, dass nicht immer klar ist, welche Methode sich für welches Projekt am besten eignet. Scrum und Kanban sind dabei die bekanntesten. Doch wie ist dabei eigentlich die Vorgehensweise? Wie funktionieren sie? Was ist dabei zu beachten?

Was ist eine agile Methode?

Eine agile Methode verändert die Arbeitsweise, die Herangehensweise an ein Projekt, das Projektmanagement selbst und auch die Teamzusammenarbeit. Agile Konzepte kommen ursprünglich aus der Softwareentwicklung. Sie sind mittlerweile auch in weiteren Unternehmensbereichen als Arbeitsmethode anzutreffen. Ihnen ist gemeinsam, dass sich die Prinzipien in Grundsätzen zusammenfassen lassen: häufiger, effizienter und kürzer miteinander reden.

Mit agilen Methoden sind lange Meetings passé. Gesprächsrunden, die am besten stehend stattfinden, dauern längstens 15 Minuten und sind deutlich effizienter. Es gibt iterative Prozesse. Das bedeutet, dass durch regelmäßige Kontrollen und kleine, häufigere Korrekturschleifen Möglichkeiten zur Verbesserung schneller zu erkennen sind. Die Näherung an das Ziel oder eine Lösung erfolgt in kleinen Schritten.

Diese Arbeitsmethoden sind in vielen Unternehmen neu. Die fortschreitende Digitalisierung zwingt Unternehmen dazu, immer flexibler zu arbeiten, zu reagieren, wenn sie weiterhin erfolgreich am Markt bestehen wollen. Da die agilen Arbeitsmethoden ganz anders sind als die gewohnten Arbeitsmethoden, trifft die Einführung auf Widerstand. Mitarbeiter wollen keine Veränderungen, auch wenn sie gut sind. Deshalb ist es sinnvoll, Mitarbeiter zu Experten zu machen oder einen externen Berater hinzuziehen, der entsprechende Agile und Scrum Zertifizierungen hat. Er hilft dabei, die Arbeitsmethoden richtig einzuführen.

Warum sind diese Methoden für Unternehmen nützlich?

Agiles Projektmanagement hilft dabei, beispielsweise Planänderungen bei der Produktentwicklung als normal anzusehen, vor allem wenn die Anforderungen nicht von Anfang an klar definiert sind. Das spart Kosten und hilft bei der Einhaltung eines oftmals sehr engen Zeitplans.

  • schneller Projektstart, weil es keine detaillierte Planung gibt
  • flexible und effektive Arbeitsabläufe
  • sich ändernde Vorgaben durch den Kunden und sich ändernde Nutzerbedürfnisse lassen sich schnell adaptieren
  • Fehler sind früh zu erkennen und schnell behoben
  • kurze Zeitdauer bis zur Marktreife durch schnelle Ergebnisse
agile methode zum erfolgreichen arbeiten
Abbildung 1: Daily Stand-up-Meetings, damit alle schnell auf dem gleichen Stand sind

Es gibt konkrete Vorgehensweisen, um agile Prinzipien und Werte umzusetzen. Das Team arbeitet flexibler, eigenverantwortlicher und ist motivierter. Einige Methoden sind besonders gut für die Projektsteuerung geeignet:

  • Task Boards für mehr Übersicht über die aktuellen Aufgaben
  • Work-in-Progress-Limits sichern die Produktivität der Teammitglieder, weil nur eine begrenzte Anzahl an Aufgaben parallel läuft
  • Use Cases für die Beschreibung der Anwendungsfälle und Erwartungen aus Sicht des Nutzers
  • Timeboxing gibt feste Zeitvorgaben
  • Definition of done, um zu definieren, wann eine Aufgabe als erledigt anzusehen ist.

Wie unterscheidet sich klassisches und agiles Arbeiten?

Die beiden Ansätze unterscheiden sich nicht nur darin, wie die Kommunikation zwischen den verschiedenen Projektmitgliedern erfolgt. Sie unterscheidet sich bereits in der Projektplanung. Im agilen Projektmanagement (PM) ist Produktentwicklung ein komplexer, sehr veränderlicher Prozess, der sich nicht von Beginn an konsequent definieren lässt. Dies erfordert kurzfristige Änderungen und dynamisches Handeln. Das klassische PM meidet Änderungen während der Abwicklung eines Projektes, denn sie erfordern meisten aufwendige und teilweise kostspielige Anpassungen.

Die Unterschiede im Überblick:

klassisches PMagiles PM
von Anfang an alle Anforderungen bekanntam Anfang keine klaren Anforderungen definiert
Änderungen nur schwer in den Projektverlauf integrierbarÄnderungen leicht in den Projektverlauf einplanbar
Entwicklungsprozess ist sequenziellEntwicklungsprozess ist iterativ
Kunde erhält nur das EndergebnisKunde kann schon Zwischenergebnisse bewerten
Arbeiten in großen TeamsArbeiten in kleinen Teams erforderlich
klare Hierarchienhohes Maß an Selbstorganisation
Aufgabenzuteilung von obenselbstständige Übernahme von Aufgaben
Kommunikation mithilfe von Dokumenten und in Meetingsinformelle Kommunikation und Stand-up-Meetings

Die bekannteste agile Methode – Scrum

Bei Scrum basiert das Konzept auf einem hohen Maß an Flexibilität und Anpassung. Es gibt keine klassische Vorabplanung. Die einzelnen Schritte werden in sogenannten Sprints abgearbeitet. Auf kurzfristige Änderungen und Probleme erfolgt sofort eine Reaktion.

Diese Vorgehensweise ist besonders geeignet für die Entwicklung von komplexen Produkten in den Bereichen Software, Organisationsmanagement und Dienstleistungen.

Hauptfokus sind Selbstorganisation und -motivation. Zu Beginn eines Arbeitsschrittes, eines Sprints, sind die Arbeitsschritte genau definiert für einen bestimmten Zeitraum. Die tägliche Organisation erfolgt durch das Team.

Ist ein Schritt abgeschlossen, erfolgt ein Rückblick. Das Organisationsteam stellt seine Arbeitsergebnisse allen Stakeholdern vor. Es folgt eine interne Überprüfung, bei der Vorgehen und Prozesse genau betrachtet werden. Falls notwendig nehmen die Teammitglieder Verbesserungen vor.

Stakeholder sind

  • Product Owner, der die fachlichen Anforderungen an das Projekt definiert
  • Scrum Master, der für die Einhaltung der Regeln und eine funktionierende Kommunikation sorgt. Er moderiert Meetings und schirmt das Team nach außen ab.
  • Scrum Team entwickelt selbstständig Produkte, arbeitet in Selbstorganisation und liefert regelmäßig Fortschritte nach vorgegebenen Kriterien.

Kanban – eine weitere bekannte Methode

Kanban ist ebenfalls weit verbreitet. Arbeitsgrundlage sind Visualisierungen am Kanban-Board. Dort ist der Prozess von Planung bis Realisierung dargestellt.

kanban als agile methode
Abbildung 2: Manchmal ist ein vier- oder fünfspaltiges Board besser geeignet.

Auf dem Board gibt es drei Spalten:

  • To do steht ganz links. Dort sind die noch nicht angefangenen Aufgaben aufgelistet
  • In Progress steht in der Mitte. Dorthin werden Aufgaben geschoben, sobald sie in Bearbeitung sind
  • Done sind die erledigten Aufgaben. Sie stehen ganz links

Die einzelnen Spalten sind einfach an die Projektanforderungen anpassbar. Die Boards lassen sich analog oder digital führen. Denkbar ist auch eine Kombination von physischem Board und digitalen Tools.

Kanban funktioniert nur, wenn die Teams in allen Stufen des Projekts Verantwortung übernehmen und die einzelnen Mitglieder aktiv die Abläufe verbessern. Jeder darf dabei selbst entscheiden, um welche Aufgaben er sich kümmert. Dabei ist es wichtig, festzulegen wie viele Arbeiten parallel laufen dürfen. Zudem sollte jeder immer nur eine Aufgabe anfangen und die nächste in Angriff nehmen, wenn die vorherige erledigt ist.

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